Diagnóstico

RELATÓRIO DO DIAGNÓSTICO SITUACIONAL 

GESTÃO DE BENS DE CONSUMO

 Gerência de Desenvolvimento – DETIC                               TIME AMAZONAS

GESTÃO DE BENS DE CONSUMO - PGE		Última Alteração	Versão
Cliente:	Priscila Contadora da PGE	07/07/2020	01

 

INTRODUÇÃO

O presente diagnóstico situacional tem por objetivo avaliar de um ponto de vista técnico e organizacional a viabilidade da necessidade de desenvolvimento de um sistema de gestão de bens de consumo no Estado de Rondônia. Sendo este documento de interesse dos clientes e desenvolvedores de software, tendo por finalidade identificar a real necessidade de desenvolvimento do sistema, e/ou, possibilidades de integração com outros sistemas já existentes, diagnosticando assim se o mesmo irá colaborar com os interesses e objetivos da organização.

O objetivo do cliente é o desenvolvimento de  um sistema de gerenciamento de bens de consumo, que compreende não apenas  o cadastro de bens, mas sim, a realização de toda atividade no sistema, fazendo com que os relatórios, acompanhamentos, e valores dos produtos de entrada e saída do estoque estejam sempre atualizadas, assim as informações necessárias, nasceria dentro do próprio sistema.

O Diagnóstico Situacional foi formulado a partir dos seguintes elementos:

• Entrevistas com técnico: Foi realizada entrevista aberta com o stakeholder do projeto;
• Análise secundária de documentos: Foram consultados documentos internosinternos, informações qualitativas do sistema eletrônico de informações e as leis que regem a Instituição. 

Em entrevista feito em home office com o stakeholder do projeto Priscila  - Contadora/PGE, e demais convidados como SEJUCEL, IDEP defende a importância do projeto visto que portaria nº 542/GAB/SEFIN referente a bens de consumo, exigem a preparação de sistemas e outros com obrigatoriedade dos registros contábeis de implantação e acompanhamento dos bens, tendo o cronograma até ao final de ano de 2020, conforme link: http://www.contabilidade.ro.gov.br/data/uploads/2014/05/PORTARIA-N%C2%BA-542-Novas-Implementa%C3%A7%C3%A3o-das-Novas-Normas-de-Contabilidade-GTCON-Doe-12_09_2017-1.pdf, atualmente esse atividade é executada manualmente por elas.

ANÁLISE DE PROBLEMAS

Neste tópico foram aplicadas algumas ferramentas para detecção dos problemas informados pelo cliente como: A voz do cliente, matriz de problemas e captação de informações via Sistema Eletrônico de Informações.

1- Voz do Cliente - VOC

A ferramenta visa descrever as necessidades dos clientes e como enxergam seus produtos e serviços, deste modo foi aplicado com as Instituições entrevistadas, SEDUC, PGE, SEJUCEL e IDEP, a onde explanaram suas dores no processo de bens de consumo.

Fonte: PGE, SEJUCEL, IDEP

2- Matriz de problemas

A ferramenta visa complementar a partir das informações levantadas pelo "VOC" onde são descritos os pontos críticos de cada problema levantado pelo cliente e definidas possíveis soluções para a tomada de uma decisão. 

Problemas	Descrição do Problemas	Soluções
Falta de Segurança na informações lançadas na planilha Excel	Falta de confiabilidade nas informações lançadas no controle de estoque.	Desenvolver o minimo produto viável
Falta de controle dos bens de consumo	Por o controle ser feito por planilha no Excel, e dados lançados não serem confiáveis, não conseguem  mensurar o desperdício de material
Não existe definições de papéis	Não existe a definição de funções conforme retratado pela Instituição, torna-o fluxo de trabalho desordenado	Mapear fluxo e identificar funções
Não existe controle de desperdício  de material	Atualmente não existe um controle dos materiais que são desperdiçados ou que passam mais de 2 anos em estoque paralisado, gerando custo para organização.	Mapear fluxo e criar indicadores

Fonte: PGE, SEJUCEL, IDEP e SEDUC

Coleta dos problemas referente aos sistemas relatados pelos clientes:

Sistemas Gerenciamento de Estoque - SGE

Com linguagem PHP e Banco sql server.

Os problemas detectados:

• Não gera guia de saída dos produtos, com isso, quando é entregue o material, não registra o responsável que o item;
• Falta de segurança nas informações lançadas, a entrada dos produtos no almoxarifado não batem com a saída dos produtos. Os valores no estoque não correspondem;
• Não soma item por item, somente calcula a média mais não faz a soma dos valores de item por item;
• Não separa produtos por programas de Estado, os produtos lançados no sistema compõe-se de modo geral para o almoxarifado, não possui grupos para incluir os produtos, como os programas de educação estadual e federal,visto que existe produtos destinados especialmente para estes programas.
• Tecnologia obsoleta
• Custoso para atualiza-lo do que criar outro para atender as novas regras de negócio

Antigo E- Estado

Com linguagem PHP e Banco PostgreSQL

Os problemas detectados:

• Tecnologia obsoleta
• Código sem padrão de baixa qualidade que inviabilizaria a manutenibilidade  
• Custoso para atualiza-lo do que criar outro para atender as novas regras de negócio

3- Levantamento dos dados qualitativos

Nesta etapa coletamos dados do Sistema Eletrônico de Informações, através do processo 0030.1851032/2020-35 encaminhado pela Sefin à todas as secretarias. A onde está sendo verificado o mecanismo de controle de bens de consumo pelas mesmas, até o momento responderam 22 Instituições.es responderam ao questionamento. Estas informações confirmam os problemas levantados pelos clientes entrevistados pelo time de negócios.

As perguntas realizadas foram:

Fonte: Secretarias do Estado 

A pergunta buscou retirar da Instituição a seguinte informação: Se atualmente possui um formato de trabalho onde é possível extrair informações a serem analisadas de entrada e saída do processo bens de consumo. Sendo 98% das secretarias disseram que "Sim", os outros 1% disseram que"Não" e 1% "não responderam".

Fonte: Secretarias do Estado 

A pergunta visou levantar se as Instituições atualmente possuem sistemas para controle do processos de bens de consumo, onde 60% responderam que utilizam "Excel", 20% responderam que utilizam o Sistema de Gerenciamento de Almoxarifado, 10% responderam que utilizam o Sistema ALXW de empresa terceirizada, 5% responderam que utilizam o Sistema Almoxarifado WEB e 5% responderam que utilizam o Sistema de Gestão Integrada.

Podemos observar com os dados coletados que grande partes das secretarias que responderam as perguntas, usam a ferramenta Excel para controlar as entradas e saídas de bens de consumo.

DEFINIÇÃO DO ESCOPO 

Neste tópico o time de negócios visa limitar o escopo do macroprocesso, identificando a necessidade do cliente, onde foi aplicada a ferramenta, SIPOC(Supplier, Input, Process, Outputs e Customer), onde é verificado os fatores que impactam diretamente a execução do trabalho.

1- Identificação do macroprocesso

A ferramenta visa definir o escopo do macroprocesso de bens de consumo, SIPOC, significa "Fornecedor-Entrada-Processo-Saída- Cliente", usada para verificar se as entradas do processo correspondem as saídas do processo, bem como se as saídas do processo correspondem às saídas dos processos anteriores. A metodologia pretende reduzir e restringir as variações do processo e seus respectivos resultados, com o objetivo de atender variações dentro do limite definido pelo cliente.

Instituição	S	I	P	O	C
2-  Identificaç               SUPEL	•       EMPRESA CONCORRENTE	•       ATO CONSTITUTIVO, OU SEJA, O CONTRATO SOCIAL OU ESTATUTO EM VIGOR DEVIDAMENTE INSCRITO NA JUNTA COMERCIAL •       ATESTADO DE CAPACIDADE TÉCNICA •       INSCRIÇÃO NO CADASTRO DE PESSOAS FÍSICA OU NO CADASTRO NACIONAL DE PESSOA JURÍDICA •       PROVA DE INSCRIÇÃO NO CADASTRO DE CONTRIBUINTES •       CERTIDÃO EMITIDA PELA SECRETARIA DA FAZENDA ESTADUAL •       CERTIDÃO EMITIDA PELA SECRETARIA DA FAZENDA MUNICIPAL •       BALANÇO PATRIMONIAL E DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS DO ÚLTIMO EXERCÍCIO •       CERTIDÃO NEGATIVA DE FALÊNCIA, CONCORDATA E DE EXECUÇÃO PATRIMONIAL	LICITAR MATERIAIS	•       DOCUMENTO DE DEFINIÇÃO DE VENCEDOR	•       SECRETARIA SOLICITANTE
	•       SECRETARIA SOLICITANTE	•       DOCUMENTO DE HOMOLOGAÇÃO DO VENCEDOR		•       ASSINATURA DO CONTRATO ADMINISTRATIVO (QUE CRIA O CONTRATO PGE E SECRETARIA SOLICITANTE)	•       EMPRESA VENCEDORA
SEDUC	•       FORNECEDOR DE MATERIAL DE CONSUMO	•       NOTA FISCAL •       NOTA DE EMPENHO	ADQUIRIR BENS DE CONSUMO	·         SISTEMA SGA: (INSERIR Nº DA NOTA FISCAL, Nº DE EMPENHO, TIPO DE CONVÊNIO, DATA INICIAL DA NOTA FISCAL, DATA DE LANÇAMENTO DA NOTA	•       ALMOXARIFADO
	•     ALMOXARIFADO	•       MEMORANDO (REQUISIÇÃO DE MATERIAL/SEI)	REQUISITAR BENS DE CONSUMO	·         GUIA DE SAIDA (RECIBO DO MATERIAL/SGA)	•       CONSELHOS DE MERENDA •       ADMINISTRATIVO DA SEDUC •       UNIDADES DE FORMAÇÃO DE PROFESSORES E ALUNOS
PGE, SEJUCEL e IDEP	•   SECRETARIA	•       PLANILHA: •       SOLICITAÇÃO DE BENS DE CONSUMO (QUANTIDADE, ITEM, DESCRIÇÃO DO ITEM, VALOR)	REQUISITAR BENS DE CONSUMO	·         PLANILHA - SOLICITAÇÃO LIBERADA (ITEM POR ITEM)	•       ALMOXARIFADO DA SECRETARIA
	•  ALMOXARIFADO DA SECRETARIA	•       PLANILHA COM BENS DE CONSUMO (COM VALOR GERAL)		·         DADO BAIXA NO SIAFEM	•       CONTABILIDADE DA SECRETARIA

Conforme levantado pelo time de negócios a aplicação da ferramenta, visou definir o macroprocesso, compreendendo o inicio e ao final do processo.  Assim auxiliando na decisão quanto a solicitação do macroprocessocliente.

 

CONCLUSÃO 

Entende-Entende-se a necessidade do cliente em buscar um solução através de um desenvolvimento de software para controle, controle contábil porémm, o desenvolvimento de um sistema para o monitoramento de bens de consumo ao cliente solicitante a Procuradoria de Geral do móduloEstado, não agrega valor ao processo, através de entrevistas realizadas pelo time de negócios foi identificado que o verdadeiro dono do processo é a Secretaria de Estado de Finanças, cabe a ela apontar as diretrizes desse projeto. E conforme os dados qualitativos relatados, mais Instituições decorrem do mesmo problema do cliente solicitante, contudo somente a automatização do processo bens de consumo, não garante a efetiva resolução dos problemas do cliente e os benefícios apresentado pelo cliente.mesmo. 

Sugestão: 

1- Criar o minimo produto viável para o cliente solicitante para resolução imediato do seu problema;

2- Sistematizar bens de consumo em todo estado:

• Criar uma comissão de bens de consumo do Estado
• Envolver todos os atores;
• Definir padrão processo e ritos;
• Revisar catalogo de material feito pela Supel