Processos Otimizados - Incorporação

Problema

Detalhamento do problema

Perda de informação de entradas e saídas que foram efetivadas recentemente. (1)

O dono do processo relatou que ao introduzir informações no sistema de entradas e passado algum tempo quando existe a necessidade de gerar relatórios de saída das informações inicialmente  geradas estas desaparecem. Esse procedimento involuntário no sistema (bug)  causando transtornos e retrabalho..

Informações descentralizadas nos 08 almoxarifados da Sesau, dificultando a emissão de relatórios gerenciais.(2)

 O dono do processo relatou que as 08 unidades em questão não operam com sistema, ainda utilizam planilhas Excel e requisições manuais. A ausência de sistema dificulta e torna frágil a emissão de um conjunto de informações agrupadas.

Dificuldades em controlar lote e vencimentos de material manualmente.(3)

O dono do processo informa como dificuldade de controles, a ausência de alertas que possam evidenciar com antecedência mínima de 30 dias antes que ocorra o término da validade do material em estoque. (exemplo: Alimentos)

Materiais são empenhados em subelementos de despesas diferentes daqueles classificados no sistema, fato que ocasiona diferenças nos fechamentos contábeis.(4)

O dono do processo relatou esse problema como emblemático, uma vez que gera distorções durante a aferição de informações na contabilidade. O uso de subelementos de despesas divergentes do que esta classificado no sistema provoca correções não programadas, perda de tempo e retrabalho.

Dificuldade e inexistência de série histórica do material dispensado às unidades.(5)

O dono do processo informou que a base de dados está presente nas planilhas Excel, ou seja, não automatizado, o que deixa a serie histórica com montagem manual, frágil ou com dados não confiáveis.

Não existe login de operações no sistema, reduzindo a confiabilidade e a segurança das informações.(6)

O dono do processo relatou que a ausência de um login faz com que não se identifique quem manipulou os dados de entrada e saída, não tendo como responsabilizar alguém por algum erro. 

Sistema não permite a exclusão de guia de entrada ou edição em caso de erro.(7)

O dono do processo relatou que não consegue editar ou excluir entrada de material, o que acarreta em divergência no seu estoque. O SGA após entrada e emissão de guia deixa em aberto por 7 dias para exclusão ou edição, expirado prazo fica impossível a edição ou correção da entrada do material. SEDUC

Não existe padronização de relatórios no formato do TC-13 (analítico e sintético).(8)

Não há padronização, as informações chegam em formato Excel e tem suas informações extraídas CSV montando-se conforme a necessidade do Relatório TC-13

Não existe categorização de estoque mínimo, com alertas para novas aquisições.(9)

Na hora de criar o insumo, informar um estoque minimo do insumo. Assim, o próprio sistema mostraria quando haveria a necessidade de reposição de estoque.

Sistema totaliza os valores pela média dos preços informados em lotes diferenciados do mesmo produto.(10)

O dono do processo informa que realiza lançamentos no sistema ao longo do ano com intervalos variados. Por exemplo: A aquisição de uma caneta por R$ 10,00 adquirida num determinado momento, e num momento posterior, a mesma caneta será adquirida e lançada por R$ 12,00. Neste momento o sistema calcula o estoque pela média dos valores, não pelos lotes informados. O resultado da multiplicação quantidade de estoque x média não dá o valor pelas entradas feitas, e isso gera distorções na emissão dos relatórios.

Relatório mais extenso com mais de 100.000 itens lançados não emite, e o sistema trava. (11)

O dono do processo relatou e foram verificados que relatório mais extenso com mais de 100.000 itens lançados não emite, e o sistema trava. Simulação de entrada de kits escolar, 148.480 de 145 itens. Quantitativo de material de na entrada, que não gera relatórios extensos de entrada. Relatório de 27 dias demora 4 minutos pra gerar. SEDUC

Controle manual (Excel) de entrada e saída de material .(12)

A dona do processo relatou que por falta de segurança e controle das informações em sistema, realiza o controle manual de estoque. O que gera retrabalho no controle de material. PGE