Análise de Negócios do Subprograma Esfera Celestial

Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação		Última Alteração	Versão
Time:	Gerência de Projetos
Cliente:	Superintendência de Gestão de Pessoas - SEGEP Graziella Viggiano Azevedo Montreuil (GSUP); José Rodrigues do Nascimento Neto (CPMED);  José Maria Gisbert Bezerra (CECON); Ricardo Cruz dos Santos (CECON).	20/10/2022	2.0
Product Owner:	Julien Martins Czesluniak
Gerente de projetos	Eduardo Souza Ferreira e Monike Izzo Martins

1. INTRODUÇÃO

A Lei Complementar N° 827, de 15 de Julho de 2015, transformou a Superintendência Estadual de Administração e Recursos Humanos (SEARH) em Superintendência Estadual de Gestão de Pessoas (SEGEP).

A SEGEP é responsável por coordenar, operacionalizar e assessorar tecnicamente as atividades relativas aos recursos humanos, especialmente as atividades relacionadas com o cadastro, processamento centralizado da folha de pagamento dos servidores públicos, bem como os referentes ao recrutamento, à seleção, capacitação e ao aperfeiçoamento.

Também por executar as atividades necessárias ao seu pagamento e controle, coordenação e avaliação de desempenho/para fins de promoção e progressão funcional, o controle da documentação, comunicação administrativa e arquivamento de documentos, bem como a administração do Cadastro Central de Recursos Humanos da Administração Direta para o inventário e diagnóstico da força de trabalho disponível na Administração Pública Estadual;

2. JUSTIFICATIVA

A SEGEP tem enfrentado dificuldades com a utilização dos sistemas supracitados, visto que são obsoletos para as atividades que são de necessidade na Diretoria Executiva de Sistema e Pagamento (DESP) e da Coordenadoria Estadual de Consignação (CECON). Sendo que, existem problemas na integração dos 4 sistemas com o e-Estado, portanto, a SEGEP não tem acesso aos dados da Atualização Cadastral realizada de forma anual pelos servidores. 

3. OBJETIVO

Dar suporte, manutenção e criar novas funcionalidades e melhorias aos seguintes softwares: Governa, e-Social, Consignação e Perícias.

4. RESULTADOS

4.1 Perfis

a) Gerente de Supervisão de Pagamento

• Faz auditoria no sistema de pagamento;
• Faz aplicação de verbas;
• Permite o acesso aos sistemas;
• Emite relatórios;
• faz o processamento de pagamentos;

b) Gerência de Sistemas de Pagamento

• Tem contato direto com os RHs setoriais;
• Acompanha relatório de evolução de folha de pagamentos de cada unidade do Estado;
• faz verificação de falhas nas folhas de pagamento;
  

c) Núcleo de Cálculos

d) Assessoria de Análise de Processos

• Recebe os processos via SEI para fazer os despachos às gerências;

4.2 Voice of Costumer (VOC)

Perícias

Utilizado para fins de afastamento do servidor público. O RH solicita o afastamento pelo SEI, por meio da documentação. Após, vai para a junta médica. Em seguida para o sistema de perícias do Governo, quem faz o lançamento é adm, que atribui ao médico para realizar o laudo.

O perfil do médico: lança no sistema laudos de: aposentadoria, licença maternidade, redução de carga horária.

*Levantar quantos atendimentos são realizados, diariamente, semanalmente, mensalmente etc. 

1. Quais são as funcionalidades?

São 12 finalidades.

2. Quais os problemas que a SEGEP tem enfrentado com o software? 

• Dificuldade para extração de documentos do sistema, mas foi resolvido pela SETIC, para incluir no Governa. 

• Querem incluir no Governa a possibilidade de 3 assinaturas no laudo médico, a fim de diminuir o trabalho manual.

• O documento assinado (ata médica) só é arrastado para o SEI, para fins de formalização.

• Os problemas de hoje: atualização cadastral. Desde 2021, em Julho, as pessoas contratadas como efetivo, o sistema não unifica os dados com a atualização cadastral. Quando estavam no desktop,tiravam informação pela folha de pagamento e cadastravam no Governa. Querem integrar e automatizar a atualização junto com o Governa.

• As informações de homologação são feitas pelo sistema de perícias, o pessoal da folha de pagamento precisa exportar informações para importar no governa. Querem automatizar para reduzir o trabalho manual.

• José vai fazer levantamento dos perfis dos médicos, o que precisa ser melhorado no sistema. Até sexta-feira (12/08), o José deve passar esse relatório para avaliarmos novas funcionalidades.

• Tem dificuldade quando analisa o processo de um servidor que é contribuinte privado. O sistema de perícias precisa disponibilizar essa informação (IPERON, INSS), o que facilitará os futuros processos.

• Quando é feita a ata médica, o RH precisa gerar esses dados no e-Estado, querem automatizar o processo, que os dados sejam compartilhados entre si, para que não precise gerar os dados de forma manual no e-Estado.

• Datas zeradas do início e fim do afastamento (Perícias);

3. Acompanham alguma métrica operacional e financeira com a ferramenta?

O acompanhamento do financeiro e operacional é feito no SEI. Medir médias de dias de processos para inserir no sistema é interessante para acompanhamento.

Governa

• Informações do perícias e consignação, não conversa com o Governa. 
  

• Existem muitos arquivos que não importam dentro do Governa;

• Informações que são importadas no e-social, da atualização cadastral, tem inconsistência com o Governa - duplicidade de dados, por exemplo.

• Campos de cadastramento - Governa -  do servidor que contém erros, e não são tratados. Existem campos obrigatórios, e alguns que não. Os campos obrigatórios precisam ser os mesmos dados que são utilizados no e-social.

• O uso do sistema Governa não é bem orientado, devido às informações centralizadas.

• O sistema não gera um arquivo com informações consistentes para envio ao banco.

• A base de dados é importada como um todo, não somente os dados atualizados;

E-social 

• Está em construção;

• Existe um material técnico para ser utilizado pelos Estados, fornecido pelo governo federal;

• Segurança, Saúde e Trabalho do servidor, precisa criar esse repertório, pois não existe;

• Triagem está sendo feito via excel, de forma manual;

• 1 fase cadastro, 2 cadastro do servidor, 3 folha de pagamento, 4 segurança

• O estado possui prazo pra se adequar ao e-social

• Problemas com CBO;

• Existe erros de digitação, e isso não sobre para o e-social;

• E-social não tem acesso ao e-estado;

• Informações divergentes dentro do estado, que não batem com o ambito federal;

• Existem duas bases de dados diferentes: e-social do federal, e-social do estado, pode haver conflitos em dados;

• É preciso criar políticas interna para o Rh;

• Dados de atualização cadastral ainda não chegou para o e-social

• De forma mensal, é enviado informações para o e-social;

• As normativas estão sendo mapeadas pela SEGEP;

• São eventos que precisam estar de acordo com o cronograma, fornecido pelo governo federal;

• Automatizar totalmente a folha de pagamento;

• Existe uma comissão remunerada para estabelecer o e-Social no poder executivo;

Consignação

• Manutenções e suporte técnico evolutivo;

• Processo de migração de dados, do banco Olé para o Santander;

4.3 Equipe do projeto

Eduardo Souza Ferreira (Gerente de Projetos)

Monike Izzo Martins (Gerente de Projetos)

Diego Gonçalves de Almeida (Desenvolvedor)

Erton D'Avila Sotero (Desenvolvedor)

Adrian Rabelo Mendes (Desenvolvedor)

Wesllen Vinicius dos Santos Lima (Desenvolvedor)

Julien Martins Czesluniak (Product Owner)

4.5 Matriz SWOT

A análise SWOT é uma ferramenta desenvolvida para análise de ambiente, a mesma serve para a gestão e planejamento da organização que auxilia a posição estratégica da empresa dentro do ambiente necessário. A análise de ambiente é dividida em duas partes: Ambiente Interno (Forças e Fraquezas) e Ambiente Externo (Oportunidades e Ameaças).

O ambiente interno é de suma importância para que a organização conheça suas forças (são vantagens internas da organização em relação aos concorrentes) e suas fraquezas (são as desvantagens internas da organização em relação aos concorrentes). (OLIVEIRA, PEREZ, SILVA, 2005).

Já o ambiente externo permite que a organização possa conhecer e monitorar suas oportunidades (pontos positivos da organização que auxilia para o crescimento da vantagem competitiva) e suas ameaças (pontos negativos da organização que auxilia para a compreensão da vantagem competitiva).(ARAÚJO,VITA,FACHINI, DUARTE,2015).

Assim como relatado pelos autores, a equipe utilizou mecanismos de mediação para captação da forças internas e externas da Fhemeron, detectando pontos de melhorias e possíveis riscos. 

Segundo Ferrell; Hartline (2009, p.130) “um dos maiores benefícios da análise SWOT é que ela gera informações e perspectiva que podem ser compartilhadas entre as diversas áreas funcionais da empresa”.

Utilizando deste beneficio, a equipe aplicou a ferramenta buscando atentar-se também a alguns tópicos, como traz o artigo do Sebrae:

• Ter uma visão interna e externa do negócio.
• Identificar os elementos-chave para a gestão da empresa.
• Estabelecer prioridades de atuação e de decisões a serem tomadas.
• Ter um “diagnóstico” da saúde da empresa: os pontos positivos, os potenciais competitivos nos quais se pode investir para aumentar o crescimento e os principais pontos críticos e de falha.
• Definir posturas a fim de resolver ou minimizar os riscos e problemas levantados

Deste modo o time se baseou nos tópicos retratados acima e aplicou a ferramenta SWOT utilizando a plataforma  do Google Jamboard, na qual pudemos coletar as informações necessárias.

4.4 Matriz de Risco

PlanilhaRiscos podedo serProjeto consultadaOceano Atlântico: Acesse clicando aqui.

Riscos do Projeto Oceano Pacífico: Consulte aqui a matriz de risco

Riscos do Projeto Estreito de Gilbratar: Consulte aqui a matriz de risco

Riscos do Mar Mediterrâneo: Consulte aqui a matriz de risco

4.5 Matriz RACI

• O que é a matriz RACI, (matriz de responsabilidades)?

A Matriz RACI ou matriz de responsabilidade é uma ferramenta que possibilita aos membros da equipe visualizarem suas responsabilidades no ciclo de vida do projeto.

A matriz RACI é formada por um acrônimo, que também define os papéis e as atribuições dos envolvidos. RACI significa: R (Responsible) A (Accountable) C (Consulted) e I (Informed), em português: o Responsável, a Autoridade, o Consultado e o Informado.

• Quais os papéis-chave envolvidos na Matriz RACI?

Responsável pela execução (Responsible): É efetivamente quem trabalha na atividade.

Autoridade para aprovar (Accountable): É o papel do aprovador ou responsável pelo aceite formal da tarefa ou produto entregue. Este pode delegar a função para outros profissionais, entretanto ele é quem se responsabiliza pelo recebimento do trabalho.

Precisa ser consultado (Consulted): Consultado, alguém cuja entrada agrega valor e/ou é essencial para a implementação final. A comunicação é de duas vias (consulta <=> resposta).

Precisa ser informado (Informed): Informado, a pessoa ou grupos de pessoas que precisam ser notificados de resultados ou ações tomadas, mas não precisam estar envolvidos no processo de tomada de decisão. A comunicação é apenas num sentido =>.

• Existe algum tipo de papel adicional ou customização possível na matriz RACI?

Considerando necessidade oriunda da complexidade de alguns processos e projetos, os usuários gradativamente foram desenvolvendo variações, melhorias e novos papeis a esta ferramenta. Conheça abaixo alguns papeis que já encontramos:

B - Backup: Responsável por substituir algum membro da equipe.

C - Criador: Responsável pela criação da entrega.

M - Manager: Responsável por gerenciar a entrega.

• Quais são as regras da Matriz RACI?

A) É obrigatório que cada atividade tenha ao menos um responsável;

B) Deve existir somente UM aprovador para cada tarefa do processo;

C) Em uma demanda, pode haver vários consultados e informados, ou nenhum deles, se o interesse da matriz for apenas interno.

D) O responsável também pode assumir o papel de aprovador da sua atividade.

Com o objetivo de identificar e ilustrar a atribuição de cada parte envolvida no subprograma, foi desenvolvida a seguinte Matriz RACI:

4.8 Canvas do Subprograma Esfera Celestial

O Project Model Generantion, mais conhecido como Canvas, é uma ferramenta de planejamento, que contém as principais informações sobre um projeto.

O Canvas tem como principal objetivo estruturar um modelo inovador de plano de negócios, trazendo praticidade e principalmente dinamicidade na análise das organizações.

Ele está estruturado em um quadro dividido em alguns blocos, que normalmente são preenchidos com post-its coloridos. ...

Segundo o prof. José Finocchio autor da metodologia PM Canvas o Project Model Canvas é uma metodologia robusta de gerenciamento de projetos. Apesar de robusta, ela é bastante simples, sem a necessidade do preenchimento de inúmeros documentos nem burocracia.

4.9 Cronograma de visitação técnica na SEGEP

O Cronograma foi elaborado afim de levantar o escopo e a EAP dos projetos do subprograma Esfera Celestial.

4.9.1 Visitação e-Social (CECON) - 19/09/2022

Visita técnica realizada pelos Gerentes de Projetos Eduardo Souza e Monike Izzo, com intuito de levantar escopo para o Projeto Oceano Pacífico. Quem nos recepcionou foi o Ricardo Cruz e apresentou as seguintes demandas:

• Já foi feito a tabela depara com os códigos de verbas estaduais, alinhando com as federais.
• O eSocial afeta todas as Unidades do poder Executivo Estadual, pois há legislação federal para cumprir.
• Caso o Estado de Rondônia não cumpra com as legislações sofrerá sanções em repasses de recursos federais e também multas por cada servidor empregado pelo Estado.
• Existem documentações com layouts para o time de desenvolvimento seguir e cumprir com os requisitos do eSocial <https://www.gov.br/esocial/pt-br/documentacao-tecnica/documentacao-tecnica>, isto é, as regras de negócio são demandadas pelo governo federal.
• A equipe do eSocial é constituída por apenas dois servidores, e isso é um risco para o projeto.

4.9.2 Visitação CECON - 20/09/2022

Visita técnica realizada pelo Gerente de Projetos Eduardo Souza, com intuito de levantar escopo para o Projeto Mar Mediterrâneo. Na ocasião o Coordenador da CECON, José Gisbert, relatou alguns pontos que são importantes, sendo eles:

• Considerando que o Decreto 6.386/08, que regulamenta o artigo 45 da Lei nº 8.112/90, fixa em 30% o limite de desconto no salário do servidor da parcela do mútuo consignado em folha de pagamento.
• Quando empréstimos, cartões de crédito, consignados são previstos para ultrapassar o limite de 30%, um valor menor é enviado ao banco, ou não é pago, é dever do Sistema de Consignação é ter opção de colocar o motivo daquela averbação não ter sido paga.
• Quando a verba é sobre cartão de crédito, os motivos não ficam disponíveis para serem selecionados pela CECON e enviado aos respectivos bancos. Os motivos não podem ser colocados pelos usuários do sistema, somente através do banco de dados.
• Existe muito trabalho manual devido a falta de opção de evidenciar o motivo da falta de pagamento de determinada verba, pois a CECON tem que fazer pelo EXCEL.
• Também há um questionamento relevante acerca de rastreamento de IP, de determinado login, pois a CECON não consegue puxar relatórios para fazerem auditorias, até mesmo quando são solicitados pelo banco, conforme processo SEI n° 0031.072852/2022-55.
• A CECON precisa de um cronograma com paradas programadas para o sistema Consignação, para serem feitas manutenções.
• Também existem problemas com a quitação de contrato, pois não são feitos de forma automática, então há casos em que servidores tem valores indevidos descontados da sua folha de pagamento, ou 
• Quando existem pedidos de bugs urgentes, abrem processos no SEI, que demoram dias a serem respondidos.
• 8 processos em média recebido de forma semanal, que impactam diretamente a folha de pagamento.

4.9.3 Visitação GSIP - 21/09/2022

• Dispensada pois as demandas do GSIP são passadas para a GSUP, portanto eles reportam à SETIC.

A Product Owner, Julien, tem uma planilha com demandas de melhorias que foram passadas anteriormente e que será utilizada para embasamento no escopo dos projetos.

4.9.4 Visitação GSUP - 21/09/2022

A visita foi realizada pelo gerente de projetos Eduardo Souza, que teve como primeiro entrevistado Sandro Carvalho que fez os seguintes relatos:

• Na parametrização de afastamento em Movimentação no Governa, é necessário para que seja permitido a emissão de relatórios irá verificar qual foi o motivo de afastamento, se foi por exoneração, aposentadoria, falecimento e etc.
• Em Verbas Periódicas, também é necessário a emissão de relatório das inconsistências no cadastro de cada servidor, e que esse relatório seja emitido no formato de Excel e também esteja disponível no formato PDF.
• A GSUP é responsável pela emissão de ficha financeira de servidores, fichas que estão disponíveis desde 2011 no sistema, entretanto, a emissão por lote deve limitar a quantidade de servidores por relatório. Esse relatório deve permitir que sejam selecionadas vários órgãos para constarem naquele relatório, o que não acontece hoje, somente é emitido de órgão por órgão.
• O Governa não consegue emitir um número de relatório muito alto, isto é, que contenha muitos servidores, tendo como necessidade que o Sandro emita relatórios de um por um, puxando cada ano de forma individual.
• Na criação de verbas de consignação, os dados do servidor que são inseridos para cadastramento daquele débito em sua folha de pagamento, existe um erro ao enviar o relatório para CECON, porque os dados não vão junto com a verba de consignação.

Em um segundo momento o entrevistado foi o Douglas, também da GSUP, que cuida da GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social):

• Quando é realizado o cadastro de um servidor é necessário que o sistema faça o cálculo de forma automática dos percentuais tributários que serão deduzidos da sua folha de pagamento, porque isso não acontece hoje.
• Na data de nascimento do servidor é necessário que exiba uma mensagem sempre que ele seja menor de idade, pois esses dados são inconsistentes devido a falha na atualização cadastral.
• Número de PIS para vários servidores.
• Douglas também ressaltou que é necessário que a COGES seja capacitada sobre o eSocial, pois eles também vão ser responsáveis.
• Douglas também levantou a necessidade de existir um alinhamento interno sobre como ficará a questão de empresas terceirizadas com o adequação do eSocial?
• A RAIS do ano de 2021 não foram enviadas ao Governo federal, o que impacta o abono salarial dos servidores do Estado pois podem deixar de receber.
• Existem muitas matrículas para o mesmo servidor e isso deve ser parametrizado.

Por fim o entrevistado foi o Walter, que cuida do envio de pagamento ao Banco do Brasil, de cada carteira, isto é, as Unidades do Estado. Ele relatou as seguintes reclamações que afetam o seu desempenho no trabalho e geram retrabalhos e muita execução de forma manual, que o sistema tem possibilidade de solucionar:

• Na efetivação de desbloqueio de pagamentos os relatórios de pensão são perdidos, ou seja, os valores que deveriam ser descontados na folha de pagamento dos servidores não são. Nessa mesma opção, há o relatório de cartas, que é um comprovante de envio de solicitação de pagamento ao Banco do Brasil, entretanto o relatório saí de forma aleatória, e não são separados por mês. 
• Existe muito trabalho manual para separar páginas de pdfs e juntá-las novamente para fazer envio de relatórios ao Controle Interno.
• Em exportação bancária, que é gerado o arquivo que autoriza o pagamento dos salários dos servidores, há necessidade de padronizar o campo 225 com o código 52, que é o código autorizador, sem ele o pagamento não é efetivado na conta do servidor.
• Na emissão de comprovantes de pagamentos o relatório precisar informar mês de pagamento, constando que o valor foi recebido em determinada conta bancária, e também deve constar as consignações que foram deduzidas do salário do servidor, pois esses comprovantes são solicitados em processos judiciais.

Foi possível concluir da visita que a falta de pessoas para compor o eSocial na Folha de Pagamento da SEGEP, é um risco que impactará negativamente o Estado e que as melhorias no Governa precisam ser priorizadas pelo Product Owner do projeto para ser repassado ao time de desenvolvimento.

4.9.5 Visitação DESP-PROT - 22/09/2022

• Dispensada a visita pois as demandas já foram repassadas anteriormente.

4.9.6 Visitação Núcleo de Cálculo - 23/09/2022

• Dispensada a visita pois as demandas já foram repassadas anteriormente.

4.9.7 Visitação CEPEM

A visitação não aconteceu devido a falta de agenda do José para atender e passar as demais demandas do Perícias.