Análise de Negócios do Subprograma Esfera Celestial

Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação		Última Alteração	Versão
Time:	Gerência de Projetos
Cliente:	Superintendência de Gestão de Pessoas - SEGEP Graziella Viggiano Azevedo Montreuil (GSUP); José Rodrigues do Nascimento Neto (CPMED); José Maria Gisbert Bezerra (CECON); Ricardo Cruz dos Santos (CECON).	26/08/2022	2.0
Product Owner:	Julien Martins Czesluniak
Gerente de projetos	Eduardo Souza Ferreira e Monike Izzo Martins

1. INTRODUÇÃO

A Lei Complementar N° 827, de 15 de Julho de 2015, transformou a Superintendência Estadual de Administração e Recursos Humanos (SEARH) em Superintendência Estadual de Gestão de Pessoas (SEGEP).

A SEGEP é responsável por coordenar, operacionalizar e assessorar tecnicamente as atividades relativas aos recursos humanos, especialmente as atividades relacionadas com o cadastro, processamento centralizado da folha de pagamento dos servidores públicos, bem como os referentes ao recrutamento, à seleção, capacitação e ao aperfeiçoamento.

Também por executar as atividades necessárias ao seu pagamento e controle, coordenação e avaliação de desempenho/para fins de promoção e progressão funcional, o controle da documentação, comunicação administrativa e arquivamento de documentos, bem como a administração do Cadastro Central de Recursos Humanos da Administração Direta para o inventário e diagnóstico da força de trabalho disponível na Administração Pública Estadual;

2. JUSTIFICATIVA

A SEGEP tem enfrentado dificuldades com a utilização dos sistemas supracitados, visto que são obsoletos para as atividades que são de necessidade na Diretoria Executiva de Sistema e Pagamento (DESP) e da Coordenadoria Estadual de Consignação (CECON). Sendo que, existem problemas na integração dos 4 sistemas com o e-Estado, portanto, a SEGEP não tem acesso aos dados da Atualização Cadastral realizada de forma anual pelos servidores.

3. OBJETIVO

Dar suporte, manutenção e criar novas funcionalidades e melhorias aos seguintes softwares: Governa, e-Social, Consignação e Perícias.

4. RESULTADOS

4.1 Perfis

a) Gerente de Supervisão de Pagamento

Faz auditoria no sistema de pagamento;
Faz aplicação de verbas;
Permite o acesso aos sistemas;
Emite relatórios;
faz o processamento de pagamentos;

b) Gerência de Sistemas de Pagamento

Tem contato direto com os RHs setoriais;
Acompanha relatório de evolução de folha de pagamentos de cada unidade do Estado;
faz verificação de falhas nas folhas de pagamento;

c) Núcleo de Cálculos

d) Assessoria de Análise de Processos

Recebe os processos via SEI para fazer os despachos às gerências;

4.2 Voice of Costumer (VOC)

Perícias

Utilizado para fins de afastamento do servidor público. O RH solicita o afastamento pelo SEI, por meio da documentação. Após, vai para a junta médica. Em seguida para o sistema de perícias do Governo, quem faz o lançamento é adm, que atribui ao médico para realizar o laudo.

O perfil do médico: lança no sistema laudos de: aposentadoria, licença maternidade, redução de carga horária.

*Levantar quantos atendimentos são realizados, diariamente, semanalmente, mensalmente etc.

Quais são as funcionalidades?

São 12 finalidades.

Quais os problemas que a SEGEP tem enfrentado com o software?

Dificuldade para extração de documentos do sistema, mas foi resolvido pela SETIC, para incluir no Governa.
Querem incluir no Governa a possibilidade de 3 assinaturas no laudo médico, a fim de diminuir o trabalho manual.
O documento assinado (ata médica) só é arrastado para o SEI, para fins de formalização.
Os problemas de hoje: atualização cadastral. Desde 2021, em Julho, as pessoas contratadas como efetivo, o sistema não unifica os dados com a atualização cadastral. Quando estavam no desktop,tiravam informação pela folha de pagamento e cadastravam no Governa. Querem integrar e automatizar a atualização junto com o Governa.
As informações de homologação são feitas pelo sistema de perícias, o pessoal da folha de pagamento precisa exportar informações para importar no governa. Querem automatizar para reduzir o trabalho manual.
José vai fazer levantamento dos perfis dos médicos, o que precisa ser melhorado no sistema. Até sexta-feira (12/08), o José deve passar esse relatório para avaliarmos novas funcionalidades.
Tem dificuldade quando analisa o processo de um servidor que é contribuinte privado. O sistema de perícias precisa disponibilizar essa informação (IPERON, INSS), o que facilitará os futuros processos.
Quando é feita a ata médica, o RH precisa gerar esses dados no e-Estado, querem automatizar o processo, que os dados sejam compartilhados entre si, para que não precise gerar os dados de forma manual no e-Estado.
Datas zeradas do início e fim do afastamento (Perícias);

Acompanham alguma métrica operacional e financeira com a ferramenta?

O acompanhamento do financeiro e operacional é feito no SEI. Medir médias de dias de processos para inserir no sistema é interessante para acompanhamento.

Governa

Informações do perícias e consignação, não conversa com o Governa.
Existem muitos arquivos que não importam dentro do Governa;
Informações que são importadas no e-social, da atualização cadastral, tem inconsistência com o Governa - duplicidade de dados, por exemplo.
Campos de cadastramento - Governa - do servidor que contém erros, e não são tratados. Existem campos obrigatórios, e alguns que não. Os campos obrigatórios precisam ser os mesmos dados que são utilizados no e-social.
O uso do sistema Governa não é bem orientado, devido às informações centralizadas.
O sistema não gera um arquivo com informações consistentes para envio ao banco.
A base de dados é importada como um todo, não somente os dados atualizados;

Está em construção;
Existe um material técnico para ser utilizado pelos Estados, fornecido pelo governo federal;
Segurança, Saúde e Trabalho do servidor, precisa criar esse repertório, pois não existe;
Triagem está sendo feito via excel, de forma manual;
1 fase cadastro, 2 cadastro do servidor, 3 folha de pagamento, 4 segurança
O estado possui prazo pra se adequar ao e-social
Problemas com CBO;
Existe erros de digitação, e isso não sobre para o e-social;
E-social não tem acesso ao e-estado;
Informações divergentes dentro do estado, que não batem com o ambito federal;
Existem duas bases de dados diferentes: e-social do federal, e-social do estado, pode haver conflitos em dados;
É preciso criar políticas interna para o Rh;
Dados de atualização cadastral ainda não chegou para o e-social
De forma mensal, é enviado informações para o e-social;
As normativas estão sendo mapeadas pela SEGEP;
São eventos que precisam estar de acordo com o cronograma, fornecido pelo governo federal;
Automatizar totalmente a folha de pagamento;

Consignação

Manutenções e suporte técnico evolutivo;
Processo de migração de dados, do banco Olé para o Santander;

4.3 Equipe do projeto

Eduardo Souza Ferreira (Gerente de Projetos)

Monike Izzo Martins (Gerente de Projetos)

Diego Gonçalves de Almeida (Desenvolvedor)

Erton D'Avila Sotero (Desenvolvedor)

Adrian Rabelo Mendes (Desenvolvedor)

Wesllen Vinicius dos Santos Lima (Desenvolvedor)

Julien Martins Czesluniak (Product Owner)

4.5 Matriz SWOT

A análise SWOT é uma ferramenta desenvolvida para análise de ambiente, a mesma serve para a gestão e planejamento da organização que auxilia a posição estratégica da empresa dentro do ambiente necessário. A análise de ambiente é dividida em duas partes: Ambiente Interno (Forças e Fraquezas) e Ambiente Externo (Oportunidades e Ameaças).

O ambiente interno é de suma importância para que a organização conheça suas forças (são vantagens internas da organização em relação aos concorrentes) e suas fraquezas (são as desvantagens internas da organização em relação aos concorrentes). (OLIVEIRA, PEREZ, SILVA, 2005).

Já o ambiente externo permite que a organização possa conhecer e monitorar suas oportunidades (pontos positivos da organização que auxilia para o crescimento da vantagem competitiva) e suas ameaças (pontos negativos da organização que auxilia para a compreensão da vantagem competitiva).(ARAÚJO,VITA,FACHINI, DUARTE,2015).

Assim como relatado pelos autores, a equipe utilizou mecanismos de mediação para captação da forças internas e externas da Fhemeron, detectando pontos de melhorias e possíveis riscos.

Segundo Ferrell; Hartline (2009, p.130) “um dos maiores benefícios da análise SWOT é que ela gera informações e perspectiva que podem ser compartilhadas entre as diversas áreas funcionais da empresa”.

Utilizando deste beneficio, a equipe aplicou a ferramenta buscando atentar-se também a alguns tópicos, como traz o artigo do Sebrae:

Ter uma visão interna e externa do negócio.
Identificar os elementos-chave para a gestão da empresa.
Estabelecer prioridades de atuação e de decisões a serem tomadas.
Ter um “diagnóstico” da saúde da empresa: os pontos positivos, os potenciais competitivos nos quais se pode investir para aumentar o crescimento e os principais pontos críticos e de falha.
Definir posturas a fim de resolver ou minimizar os riscos e problemas levantados

Deste modo o time se baseou nos tópicos retratados acima e aplicou a ferramenta SWOT utilizando a plataforma do Google Jamboard, na qual pudemos coletar as informações necessárias.

4.4 Matriz de Risco

Planilha pode ser consultada clicando aqui.

4.5 Matriz RACI

O que é a matriz RACI, (matriz de responsabilidades)?

A Matriz RACI ou matriz de responsabilidade é uma ferramenta que possibilita aos membros da equipe visualizarem suas responsabilidades no ciclo de vida do projeto.

A matriz RACI é formada por um acrônimo, que também define os papéis e as atribuições dos envolvidos. RACI significa: R (Responsible) A (Accountable) C (Consulted) e I (Informed), em português: o Responsável, a Autoridade, o Consultado e o Informado.

Quais os papéis-chave envolvidos na Matriz RACI?

Responsável pela execução (Responsible): É efetivamente quem trabalha na atividade.

Autoridade para aprovar (Accountable): É o papel do aprovador ou responsável pelo aceite formal da tarefa ou produto entregue. Este pode delegar a função para outros profissionais, entretanto ele é quem se responsabiliza pelo recebimento do trabalho.

Precisa ser consultado (Consulted): Consultado, alguém cuja entrada agrega valor e/ou é essencial para a implementação final. A comunicação é de duas vias (consulta <=> resposta).

Precisa ser informado (Informed): Informado, a pessoa ou grupos de pessoas que precisam ser notificados de resultados ou ações tomadas, mas não precisam estar envolvidos no processo de tomada de decisão. A comunicação é apenas num sentido =>.

Existe algum tipo de papel adicional ou customização possível na matriz RACI?

Considerando necessidade oriunda da complexidade de alguns processos e projetos, os usuários gradativamente foram desenvolvendo variações, melhorias e novos papeis a esta ferramenta. Conheça abaixo alguns papeis que já encontramos:

B - Backup: Responsável por substituir algum membro da equipe.

C - Criador: Responsável pela criação da entrega.

M - Manager: Responsável por gerenciar a entrega.

Quais são as regras da Matriz RACI?

A) É obrigatório que cada atividade tenha ao menos um responsável;

B) Deve existir somente UM aprovador para cada tarefa do processo;

C) Em uma demanda, pode haver vários consultados e informados, ou nenhum deles, se o interesse da matriz for apenas interno.

D) O responsável também pode assumir o papel de aprovador da sua atividade.

Com o objetivo de identificar e ilustrar a atribuição de cada parte envolvida no subprograma, foi desenvolvida a seguinte Matriz RACI:

4.8 Canvas do Subprograma Esfera Celestial

O Project Model Generantion, mais conhecido como Canvas, é uma ferramenta de planejamento, que contém as principais informações sobre um projeto.

O Canvas tem como principal objetivo estruturar um modelo inovador de plano de negócios, trazendo praticidade e principalmente dinamicidade na análise das organizações.

Ele está estruturado em um quadro dividido em alguns blocos, que normalmente são preenchidos com post-its coloridos. ...

Segundo o prof. José Finocchio autor da metodologia PM Canvas o Project Model Canvas é uma metodologia robusta de gerenciamento de projetos. Apesar de robusta, ela é bastante simples, sem a necessidade do preenchimento de inúmeros documentos nem burocracia.

4.9 Cronograma de visitação técnica na SEGEP

O Cronograma foi elaborado afim de levantar o escopo e a EAP dos projetos do subprograma Esfera Celestial.