4. Projeto Piloto do Perícias

1. Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Nome do produto

Perícias

Nome do projeto

Projeto Piloto do Perícias

Objetivo do projeto

Dar suporte, manutenção e criar novas funcionalidades e melhorias para o Perícias.

Justificativa

O sistema Perícias é o responsável por gerir as atas médicas que dão afastamento a servidores do Estado de Rondônia, sendo utilizado pela SEGEP-CPMED (Centro de perícias médicas). Atualmente o sistema possui problemas com segurança, falta de integração com o Governa e e-Estado e isso gera retrabalhos e processos manuais, que aumenta o Lead Time de atendimento do servidor para conseguir seu afastamento. 

Previsão legal

Drecreto n° 19.163, de 15 de Setembro de 2014

Lei n° 8.112, de 11 de Dezembro de 1990

PARECER Nº 24/2017-SJ: Homologação de Atestado Médico por Junta Médica

Premissas

• Sistema com fluxo pequeno e com regras de negócios relativamente definidas;

Restrição

• O sistema não pode ser alimentado com dados desatualizados;

Requisitos

• Criar cadastro de médico assistente para que fique registrado os médicos que emitiram atestado.
• Contagem de tempo para aposentadoria por invalidez.
  
  
• Melhoria na assinatura de atas
  
  
• Ajuste nos cadastros de segurado no sistema do Perícias para que o fluxo de atendimento seja facilitado.
  

  - Deve ser removido a obrigatoriedade dos campos: e-mail; PIS; tipo sanguíneo; fato RH, endereço.

  - Os campos de celular e vínculo devem permanecer obrigatório.
  
  

• Ajuste no numero de ata para que não suprimisse ao reabrir para editar
  
  

  - Ao retificar as atas médicas, não estão saindo com o número da ATA, o numero da ata salvo no historico muda ao editar a ATA.
  

  - O sistema deve manter o mesmo numero de ATA sempre que for editada e assinada.

• Inclusão do tipo de regime previdenciário no cadastro do servidor, apontando se ele é regido pelo INSS ou IPERON;

Riscos

• Sistema não atende o objetivo do fluxo do Centro de Perícias Médicas.
  

Equipe

Time de Desenvolvimento:

Product Owner: Gabriel Fernandes

Scrum Master: Wagner Moreira

Gerente de Projetos: Eduardo S. Ferreira

Cliente:  Centro de Perícias Médias da Superintendência de Gestão de Pessoas (SEGEP): José Rodrigues;

Aprovadores do Projeto: Abdenildo Sobreira (Diretor Técnico) e Delner Freire (Superintendente)

Público alvo

Servidores da SEGEP-CPMED.

Grupos de entregas

Planejamento do Projeto:

Mapeamento e Otimização dos Fluxos:

Desenvolvimento do sistema: 

Implantação do sistema:

Valor de custo do projeto: 

Valor de mercado: R$ -

Valor de economia para o Estado: R$ -

Processos SEI:

0070.068207/2022-71

0031.073348/2022-72

2. Escopo do Projeto

Nessa primeira imagem é relatado a ferramenta Voz do Cliente (VOC), para detecção dos problemas informados pelos clientes de forma interativa através da plataforma do Google Jamboard, na qual foram expostas algumas dores pelos participantes e destacadas as que eles consideravam prioritárias, referente aos sistemas utilizados, falhas e suas rotinas diárias. 

O objetivo da ferramenta é facilitar a identificação de pontos de melhoria de forma precisa e eficiente, do ponto de vista de quem realmente mais importa: o cliente (seja uma necessidade, expectativa ou opinião) especialmente, com seus processos de negócios, produtos ou serviços.

A ferramenta visa descrever suas carências e como enxergam seus produtos e serviços, deste modo foi aplicada com a SEGP-DESP, para que explanassem suas dores no processo do ciclo do sangue.

Conforme a imagem a seguir, foram relatados pelos clientes as seguintes dores:

Utilizado para fins de afastamento do servidor público. O RH solicita o afastamento pelo SEI, por meio da documentação. Após, vai para a junta médica. Em seguida para o sistema de perícias do Governo, quem faz o lançamento é adm, que atribui ao médico para realizar o laudo.

O perfil do médico: lança no sistema laudos de: aposentadoria, licença maternidade, redução de carga horária.

*Levantar quantos atendimentos são realizados, diariamente, semanalmente, mensalmente etc. 

1. Quais são as funcionalidades?

São 12 finalidades.

2. Quais os problemas que a SEGEP tem enfrentado com o software? 

• Dificuldade para extração de documentos do sistema, mas foi resolvido pela SETIC, para incluir no Governa. 

• Querem incluir no Governa a possibilidade de 3 assinaturas no laudo médico, a fim de diminuir o trabalho manual.

• O documento assinado (ata médica) só é arrastado para o SEI, para fins de formalização.

• Os problemas de hoje: atualização cadastral. Desde 2021, em Julho, as pessoas contratadas como efetivo, o sistema não unifica os dados com a atualização cadastral. Quando estavam no desktop,tiravam informação pela folha de pagamento e cadastravam no Governa. Querem integrar e automatizar a atualização junto com o Governa.

• As informações de homologação são feitas pelo sistema de perícias, o pessoal da folha de pagamento precisa exportar informações para importar no governa. Querem automatizar para reduzir o trabalho manual.

• José vai fazer levantamento dos perfis dos médicos, o que precisa ser melhorado no sistema. Até sexta-feira (12/08), o José deve passar esse relatório para avaliarmos novas funcionalidades.

• Tem dificuldade quando analisa o processo de um servidor que é contribuinte privado. O sistema de perícias precisa disponibilizar essa informação (IPERON, INSS), o que facilitará os futuros processos.

• Quando é feita a ata médica, o RH precisa gerar esses dados no e-Estado, querem automatizar o processo, que os dados sejam compartilhados entre si, para que não precise gerar os dados de forma manual no e-Estado.

• Datas zeradas do início e fim do afastamento (Perícias);

3. Acompanham alguma métrica operacional e financeira com a ferramenta?

O acompanhamento do financeiro e operacional é feito no SEI. Medir médias de dias de processos para inserir no sistema é interessante para acompanhamento.

3. Mapa de Stakeholders

4. Plano de Comunicação do Projeto

5. Matriz de Risco

6. Matriz RACI

A Matriz RACI ou matriz de responsabilidade é uma ferramenta que possibilita aos membros da equipe visualizarem suas responsabilidades no ciclo de vida do projeto.

A matriz RACI é formada por um acrônimo, que também define os papéis e as atribuições dos envolvidos. RACI significa: R (Responsible) A (Accountable) C (Consulted) e I (Informed), em português: o Responsável, a Autoridade, o Consultado e o Informado.

Quais os papéis-chave envolvidos na Matriz RACI?

Responsável pela execução (Responsible): É efetivamente quem trabalha na atividade.

Autoridade para aprovar (Accountable): É o papel do aprovador ou responsável pelo aceite formal da tarefa ou produto entregue. Este pode delegar a função para outros profissionais, entretanto ele é quem se responsabiliza pelo recebimento do trabalho.

Precisa ser consultado (Consulted): Consultado, alguém cuja entrada agrega valor e/ou é essencial para a implementação final. A comunicação é de duas vias (consulta <=> resposta).

Precisa ser informado (Informed): Informado, a pessoa ou grupos de pessoas que precisam ser notificados de resultados ou ações tomadas, mas não precisam estar envolvidos no processo de tomada de decisão. A comunicação é apenas num sentido =>.

Abaixo pode ser consultado a MATRIZ RACI do Projeto Estreito de Gilbratar.

A melhor maneira de garantir que os processos correrão bem é mapear todas as partes envolvidas, atribuindo funções para cada pessoa nas atividades a serem realizadas. Nessas horas, a matriz de responsabilidades surge como uma ótima ajuda para a comunicação, a organização do projeto e a gestão de pessoas!

7. Histórico de Tomada de Decisões sobre o Projeto

Esse tópico foi criado para registrar tomada de decisões do projeto e criar um registro histórico para consultas posteriores.

08 de Ago. 2022

Foi realizado uma reunião com o Gerente da SEGEP-CPMED José Rodrigues para entendimento das melhorias que deveriam ser realizadas no Perícias, e os problemas atuais, sendo eles:

• O Perícias, é um subproduto do Governa, utilizado para afastamento do servidor público;
  Existem perfis dentro do Perícias, sendo: Administrativo, RH e Médico;
• O perfil do RH solicita o afastamento pelo SEI, apresentando todas as documentações necessárias para: aposentadoria, licença maternidade, redução de carga horária e etc;
• O perfil Administrativo faz o lançamento desse processo e o atribuindo a um médico que realizará a perícia médica;
• O perfil do Médico que faz a assinatura dos laudos;
• Desde Julho de 2021, a SEGEP, tem enfrentado algumas dificuldades com o uso do Perícias, sendo uma delas o problema de integração com os dados da atualização cadastral, que não conversa diretamente com o Governa, sendo assim, é necessário cadastar os dados de forma manual no Governa, até de novos servidores efetivos;
• Que o sistema do Governa precisa disponibilizar três campos de assinatura nos laudos médicos, a fim de reduzir o tempo de espera;
• As informações de homologação do processo dentro do Perícias não integra com o Governa, sendo necessário o pessoal da folha de pagamento exportar informações, para importar dentro do Governa;
• Que o Governa não tem uma visão do perfil contribuinte do servidor, se ele utiliza o regime previdenciário do INSS ou IPERON; Caso essa visualização seja habilitado, evitará retrabalhos no futuro do processo;
• Quando a ata médica é elaborada, o RH precisa gerar os mesmos dados no e-Estado, pois não o Governa não integra esses dados de forma automática;
• Que é necessário, o levantamento da quantidade de processos realizados de forma mensal, para medir impacto financeiro e operacional do subproduto Perícias;

Ata de Reunião 0031094805

13 de jan. 2023

Foi realizada uma reunião para entender sobre a solicitação realizada no Memorando 39 (0034591914) que solicitava um sistema de agendamento para o serviço de perícias médicas ofertadas pela SEGEP-CPMED, em que compareceu a Product Owner Julien, Gerente de Projetos Eduardo, Analista de Negócios Jônatas e Gerente da CPMED José Rodrigues. O José mostrou o sistema que utilizam hoje, um software gratuito chamado Youcanbook para conseguir pegar solicitações de perícias de servidores do Poder Executivo, Legislativo e Judiciário, sendo que o agendamento é somente para servidores ativos, o que já trouxe uma primeira problemática para servidores inativos.

 Como solução a necessidade supracitada foi apresentado o Portal do Cidadão e o Sistema Alpha (gerenciador de cartas de serviços), entretanto ele não atende a necessidade da SEGEP-CPMED visto que não é possível realizar o agendamento por horário, sendo o principal fator que determina a organização interna da SEGEP-CPMED. Também foi discutido a necessidade de existir uma funcionalidade para verificar a autenticidade das atas e laudos emitidos pelos médicos peritos e também de suas respectivas assinaturas. Portanto, foram tomadas as seguintes decisões: Nesse primeiro momento não será utilizado o Portal do Cidadão para publicação do servido de Agendamento de Perícias Médicas, visto que o Portal ainda não possuí a funcionalidade de agendamento por horário, dessa forma, a SEGEP-CPMED continuará utilizando o sistema "Youcanbook" para agendamento das perícias até o desenvolvimento da funcionalidade de agendamento no Portal do Cidadão.

Foi priorizado nessa reunião a Adequação do Sistema da Pericia Médica para Avaliações de Aposentadoria PCD.

 Ata de Reunião 0035090724

31 de jan. 2023

Em alinhamento interno com a Gerente de Processos Luma, Gerente de Projetos Eduardo, Coordenador da COGE Henrique e Gerente de Transformação Digital Anny foi discutido as possibilidades de refatoração do Perícias incluindo as melhorias supracitadas na linguagem C#, que é de domínio do time de desenvolvimento designado para o projeto. Também a possibilidade de fazer melhorias no sistema atual com linguagem Java, o que acarreta na curva de aprendizagem da linguagem pelo time Tambakiss. 

Ademais, um outro ponto que foi levantado foi o amadurecimento do Alpha para fazer integração com o perícias ou sistema similar para atender as demandas de solicitações de serviços.

Como encaminhamento teremos que será feito a Análise de Negócio da SEGEP-CPMED para levantar os serviços ofertados, além da aplicação de ferramentas padrões.

01 de fev. 2023

Foi realizado reunião de alinhamento com a Clarissa (SEGEP-CPMED), novo ponto focal do projeto de melhoria do Perícias, em que foi priorizado a melhoria nas Atas Médicas do Perícias, devido a quantidade de processos acumulados na CPMED. Portanto, o fluxo de aposentadoria para PCD será feito de forma manual por outra ferramenta que lhes for mais conveniente.

Nessa reunião compareceu: Eduardo, Luma, Gabriel Fernandes e Analista de Negócios Jonatas.

02 de fev. 2023 

Foi relatado pela Clarissa que a nova priorização deve ser os Relatórios do Perícias, porque ela ainda não havia explorado essa funcionalidade e detectou diversas irregularidades na emissão e dados que são prejudicados, dessa forma, causando prejuízo na Folha de Pagamento do Estado. Tal alinhamento sobre a priorização já foi repassada para o Product Owner Gabriel Fernandes.