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4. Projeto Piloto do Perícias

1. Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação

Última Alteração

Versão

Time:

Tambakiss



Cliente:

Centro de Perícias Médias da Superintendência de Gestão de Pessoas (SEGEP): Clarissa Morais;

02/02/2023

2.0

Product Owner: Gabriel Fernandes
Gerente de projetos Eduardo Souza Ferreira

Nome do produto

Perícias

Nome do projeto

Projeto Piloto do Perícias

Objetivo do projeto

Dar suporte, manutenção e criar novas funcionalidades e melhorias para o Perícias.

Justificativa

O sistema Perícias é o responsável por gerir as atas médicas que dão afastamento a servidores do Estado de Rondônia, sendo utilizado pela SEGEP-CPMED (Centro de perícias médicas). Atualmente o sistema possui problemas com segurança, falta de integração com o Governa e e-Estado e isso gera retrabalhos e processos manuais, que aumenta o Lead Time de atendimento do servidor para conseguir seu afastamento. 

Previsão legal

Drecreto n° 19.163, de 15 de Setembro de 2014

Lei n° 8.112, de 11 de Dezembro de 1990

PARECER Nº 24/2017-SJ: Homologação de Atestado Médico por Junta Médica

Premissas

  • Sistema com fluxo pequeno e com regras de negócios relativamente definidas;

Restrição

  • O sistema não pode ser alimentado com dados desatualizados;

Requisitos

  • Criar cadastro de médico assistente para que fique registrado os médicos que emitiram atestado.
  • Contagem de tempo para aposentadoria por invalidez.

  • Melhoria na assinatura de atas

  • Ajuste nos cadastros de segurado no sistema do Perícias para que o fluxo de atendimento seja facilitado.

    - Deve ser removido a obrigatoriedade dos campos: e-mail; PIS; tipo sanguíneo; fato RH, endereço.

    - Os campos de celular e vínculo devem permanecer obrigatório.

  • Ajuste no numero de ata para que não suprimisse ao reabrir para editar

    - Ao retificar as atas médicas, não estão saindo com o número da ATA, o numero da ata salvo no historico muda ao editar a ATA.

    - O sistema deve manter o mesmo numero de ATA sempre que for editada e assinada.

  • Inclusão do tipo de regime previdenciário no cadastro do servidor, apontando se ele é regido pelo INSS ou IPERON;

Riscos

  • Sistema não atende o objetivo do fluxo do Centro de Perícias Médicas.

Equipe

Time de Desenvolvimento:

Raissa Stodulski
Desenvolvedor

Taillon Miguel
Desenvolvedor

Ádelle Monteiro
Desenvolvedor

Elias Braga
Desenvolvedor

Product Owner: Gabriel Fernandes

Scrum Master: Wagner Moreira

Gerente de Projetos: Eduardo S. Ferreira

Cliente:  Centro de Perícias Médias da Superintendência de Gestão de Pessoas (SEGEP): José Rodrigues;

Aprovadores do Projeto: Abdenildo Sobreira (Diretor Técnico) e Delner Freire (Superintendente)

Público alvo

Servidores da SEGEP-CPMED.

Grupos de entregas


Planejamento do Projeto:

Mapeamento e Otimização dos Fluxos:

Desenvolvimento do sistema: 

Implantação do sistema:


Valor de custo do projeto: 

Valor de mercado: R$ -

Valor de economia para o Estado: R$ -

Processos SEI:

0070.068207/2022-71

0031.073348/2022-72

2. Escopo do Projeto

Nessa primeira imagem é relatado a ferramenta Voz do Cliente (VOC), para detecção dos problemas informados pelos clientes de forma interativa através da plataforma do Google Jamboard, na qual foram expostas algumas dores pelos participantes e destacadas as que eles consideravam prioritárias, referente aos sistemas utilizados, falhas e suas rotinas diárias. 

O objetivo da ferramenta é facilitar a identificação de pontos de melhoria de forma precisa e eficiente, do ponto de vista de quem realmente mais importa: o cliente (seja uma necessidade, expectativa ou opinião) especialmente, com seus processos de negócios, produtos ou serviços.

A ferramenta visa descrever suas carências e como enxergam seus produtos e serviços, deste modo foi aplicada com a SEGP-DESP, para que explanassem suas dores no processo do ciclo do sangue.

Conforme a imagem a seguir, foram relatados pelos clientes as seguintes dores:

Análise de Negócio Estreito de Gilbatrar 1.png

Utilizado para fins de afastamento do servidor público. O RH solicita o afastamento pelo SEI, por meio da documentação. Após, vai para a junta médica. Em seguida para o sistema de perícias do Governo, quem faz o lançamento é adm, que atribui ao médico para realizar o laudo.

O perfil do médico: lança no sistema laudos de: aposentadoria, licença maternidade, redução de carga horária.

*Levantar quantos atendimentos são realizados, diariamente, semanalmente, mensalmente etc. 

  1. Quais são as funcionalidades?

  1. Quais os problemas que a SEGEP tem enfrentado com o software? 

  • Dificuldade para extração de documentos do sistema, mas foi resolvido pela SETIC, para incluir no Governa. 

  • Querem incluir no Governa a possibilidade de 3 assinaturas no laudo médico, a fim de diminuir o trabalho manual.

  • O documento assinado (ata médica) só é arrastado para o SEI, para fins de formalização.

  • Os problemas de hoje: atualização cadastral. Desde 2021, em Julho, as pessoas contratadas como efetivo, o sistema não unifica os dados com a atualização cadastral. Quando estavam no desktop,tiravam informação pela folha de pagamento e cadastravam no Governa. Querem integrar e automatizar a atualização junto com o Governa.

  • As informações de homologação são feitas pelo sistema de perícias, o pessoal da folha de pagamento precisa exportar informações para importar no governa. Querem automatizar para reduzir o trabalho manual.

  • José vai fazer levantamento dos perfis dos médicos, o que precisa ser melhorado no sistema. Até sexta-feira (12/08), o José deve passar esse relatório para avaliarmos novas funcionalidades.

  • Tem dificuldade quando analisa o processo de um servidor que é contribuinte privado. O sistema de perícias precisa disponibilizar essa informação (IPERON, INSS), o que facilitará os futuros processos.

  • Quando é feita a ata médica, o RH precisa gerar esses dados no e-Estado, querem automatizar o processo, que os dados sejam compartilhados entre si, para que não precise gerar os dados de forma manual no e-Estado.

  • Datas zeradas do início e fim do afastamento (Perícias);
  1. Acompanham alguma métrica operacional e financeira com a ferramenta?

O acompanhamento do financeiro e operacional é feito no SEI. Medir médias de dias de processos para inserir no sistema é interessante para acompanhamento.

Análise de Negócio Estreito de Gilbatrar 2.pngAnálise de Negócio Estreito de Gilbatrar 3.pngAnálise de Negócio Estreito de Gilbatrar 4.pngAnálise de Negócio Estreito de Gilbatrar 5.pngAnálise de Negócio Estreito de Gilbatrar 6.pngAnálise de Negócio Estreito de Gilbatrar 7.pngAnálise de Negócio Estreito de Gilbatrar 8.pngAnálise de Negócio Estreito de Gilbatrar 9.pngAnálise de Negócio Estreito de Gilbatrar 10.pngAnálise de Negócio Estreito de Gilbatrar 11.pngAnálise de Negócio Estreito de Gilbatrar 12.pngAnálise de Negócio Estreito de Gilbatrar 13.png

3. Mapa de Stakeholders


4. Plano de Comunicação do Projeto

5. Matriz de Risco

6. Matriz RACI

A Matriz RACI ou matriz de responsabilidade é uma ferramenta que possibilita aos membros da equipe visualizarem suas responsabilidades no ciclo de vida do projeto.

A matriz RACI é formada por um acrônimo, que também define os papéis e as atribuições dos envolvidos. RACI significa: R (Responsible) A (Accountable) C (Consulted) e I (Informed), em português: o Responsável, a Autoridade, o Consultado e o Informado.

Quais os papéis-chave envolvidos na Matriz RACI?

Responsável pela execução (Responsible): É efetivamente quem trabalha na atividade.

Autoridade para aprovar (Accountable): É o papel do aprovador ou responsável pelo aceite formal da tarefa ou produto entregue. Este pode delegar a função para outros profissionais, entretanto ele é quem se responsabiliza pelo recebimento do trabalho.

Precisa ser consultado (Consulted): Consultado, alguém cuja entrada agrega valor e/ou é essencial para a implementação final. A comunicação é de duas vias (consulta <=> resposta).

Precisa ser informado (Informed): Informado, a pessoa ou grupos de pessoas que precisam ser notificados de resultados ou ações tomadas, mas não precisam estar envolvidos no processo de tomada de decisão. A comunicação é apenas num sentido =>.

Abaixo pode ser consultado a MATRIZ RACI do Projeto Estreito de Gilbratar.

image.png

A melhor maneira de garantir que os processos correrão bem é mapear todas as partes envolvidas, atribuindo funções para cada pessoa nas atividades a serem realizadas. Nessas horas, a matriz de responsabilidades surge como uma ótima ajuda para a comunicação, a organização do projeto e a gestão de pessoas!

7. Histórico de Tomada de Decisões sobre o Projeto

Esse tópico foi criado para registrar tomada de decisões do projeto e criar um registro histórico para consultas posteriores.

08 de Ago. 2022

Foi realizado uma reunião com o Gerente da SEGEP-CPMED José Rodrigues para entendimento das melhorias que deveriam ser realizadas no Perícias, e os problemas atuais, sendo eles:

  • O Perícias, é um subproduto do Governa, utilizado para afastamento do servidor público;
    Existem perfis dentro do Perícias, sendo: Administrativo, RH e Médico;
  • O perfil do RH solicita o afastamento pelo SEI, apresentando todas as documentações necessárias para: aposentadoria, licença maternidade, redução de carga horária e etc;
  • O perfil Administrativo faz o lançamento desse processo e o atribuindo a um médico que realizará a perícia médica;
  • O perfil do Médico que faz a assinatura dos laudos;
  • Desde Julho de 2021, a SEGEP, tem enfrentado algumas dificuldades com o uso do Perícias, sendo uma delas o problema de integração com os dados da atualização cadastral, que não conversa diretamente com o Governa, sendo assim, é necessário cadastar os dados de forma manual no Governa, até de novos servidores efetivos;
  • Que o sistema do Governa precisa disponibilizar três campos de assinatura nos laudos médicos, a fim de reduzir o tempo de espera;
  • As informações de homologação do processo dentro do Perícias não integra com o Governa, sendo necessário o pessoal da folha de pagamento exportar informações, para importar dentro do Governa;
  • Que o Governa não tem uma visão do perfil contribuinte do servidor, se ele utiliza o regime previdenciário do INSS ou IPERON; Caso essa visualização seja habilitado, evitará retrabalhos no futuro do processo;
  • Quando a ata médica é elaborada, o RH precisa gerar os mesmos dados no e-Estado, pois não o Governa não integra esses dados de forma automática;
  • Que é necessário, o levantamento da quantidade de processos realizados de forma mensal, para medir impacto financeiro e operacional do subproduto Perícias;

Ata de Reunião 0031094805

13 de jan. 2023

Foi realizada uma reunião para entender sobre a solicitação realizada no Memorando 39 (0034591914) que solicitava um sistema de agendamento para o serviço de perícias médicas ofertadas pela SEGEP-CPMED, em que compareceu a Product Owner Julien, Gerente de Projetos Eduardo, Analista de Negócios Jônatas e Gerente da CPMED José Rodrigues. O José mostrou o sistema que utilizam hoje, um software gratuito chamado Youcanbook para conseguir pegar solicitações de perícias de servidores do Poder Executivo, Legislativo e Judiciário, sendo que o agendamento é somente para servidores ativos, o que já trouxe uma primeira problemática para servidores inativos.

 Como solução a necessidade supracitada foi apresentado o Portal do Cidadão e o Sistema Alpha (gerenciador de cartas de serviços), entretanto ele não atende a necessidade da SEGEP-CPMED visto que não é possível realizar o agendamento por horário, sendo o principal fator que determina a organização interna da SEGEP-CPMED. Também foi discutido a necessidade de existir uma funcionalidade para verificar a autenticidade das atas e laudos emitidos pelos médicos peritos e também de suas respectivas assinaturas. Portanto, foram tomadas as seguintes decisões: Nesse primeiro momento não será utilizado o Portal do Cidadão para publicação do servido de Agendamento de Perícias Médicas, visto que o Portal ainda não possuí a funcionalidade de agendamento por horário, dessa forma, a SEGEP-CPMED continuará utilizando o sistema "Youcanbook" para agendamento das perícias até o desenvolvimento da funcionalidade de agendamento no Portal do Cidadão.

Foi priorizado nessa reunião a Adequação do Sistema da Pericia Médica para Avaliações de Aposentadoria PCD.

 Ata de Reunião 0035090724

31 de jan. 2023

Em alinhamento interno com a Gerente de Processos Luma, Gerente de Projetos Eduardo, Coordenador da COGE Henrique e Gerente de Transformação Digital Anny foi discutido as possibilidades de refatoração do Perícias incluindo as melhorias supracitadas na linguagem C#, que é de domínio do time de desenvolvimento designado para o projeto. Também a possibilidade de fazer melhorias no sistema atual com linguagem Java, o que acarreta na curva de aprendizagem da linguagem pelo time Tambakiss. 

Ademais, um outro ponto que foi levantado foi o amadurecimento do Alpha para fazer integração com o perícias ou sistema similar para atender as demandas de solicitações de serviços.

Como encaminhamento teremos que será feito a Análise de Negócio da SEGEP-CPMED para levantar os serviços ofertados, além da aplicação de ferramentas padrões.

01 de fev. 2023

Foi realizado reunião de alinhamento com a Clarissa (SEGEP-CPMED), novo ponto focal do projeto de melhoria do Perícias, em que foi priorizado a melhoria nas Atas Médicas do Perícias, devido a quantidade de processos acumulados na CPMED. Portanto, o fluxo de aposentadoria para PCD será feito de forma manual por outra ferramenta que lhes for mais conveniente.


Nessa reunião compareceu: Eduardo, Luma, Gabriel Fernandes e Analista de Negócios Jonatas.

02 de fev. 2023 

Foi relatado pela Clarissa que a nova priorização deve ser os Relatórios do Perícias, porque ela ainda não havia explorado essa funcionalidade e detectou diversas irregularidades na emissão e dados que são prejudicados, dessa forma, causando prejuízo na Folha de Pagamento do Estado. Tal alinhamento sobre a priorização já foi repassada para o Product Owner Gabriel Fernandes.