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Projeto Estreito de Gilbatrar

1. Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação

Última Alteração

Versão

Time:

Gerência de Projetos



Cliente:

Comissão eSocial da Superintendência de Gestão de Pessoas (SEGEP): Clenio Gusmão, José Rodrigues; Gustavo Bodaneze

27/10/2022

2.0

Product Owner: Julien Martins Czesluniak
Gerente de projetos Eduardo Souza Ferreira

Nome do produto

Perícias

Nome do projeto

Estreito de Gilbratar

Objetivo do projeto

Dar suporte, manutenção e criar novas funcionalidades e melhorias para o Perícias.

Justificativa

O sistema Perícias é o responsável por gerir as atas médicas que dão afastamento a servidores do Estado de Rondônia, sendo utilizado pela SEGEP-CPMED (Centro de perícias médicas). Atualmente o sistema possui problemas com segurança, falta de integração com o Governa e e-Estado e isso gera retrabalhos e processos manuais, que aumenta o Lead Time de atendimento do servidor para conseguir seu afastamento. 

Previsão legal

Drecreto n° 19.163, de 15 de Setembro de 2014

Lei n° 8.112, de 11 de Dezembro de 1990

PARECER Nº 24/2017-SJ: Homologação de Atestado Médico por Junta Médica

Premissas

  • Os fluxos de perícias a serem realizadas pela CPMED podem estar no escopo do POP RH;
  • Projeto já priorizado pelo Gabinete;
  • Capacidade do time de desenvolvimento insuficiente;

Restrição

  • O sistema não pode ser alimentado com dados desatualizados;

Requisitos

  • Integração com o Governa;
  • Possibilitar 3 assinaturas nos laudos médicos;
  • Ajustar cadastro dos servidores e médicos;
  • Login autenticador com o SAURON;

Riscos

  • Time sem capacidade produtiva para absorver demandas;
  • Processos que precisam de mapeamento e otimização;
  • A falta de colaboração dos servidores da CPMED para com o projeto;

Equipe

Time de Desenvolvimento:

Diego Gonçalves de Almeida

Erton D Avila Sotero

Weslle Vinicius dos S. Lima

Product Owner: Julien Martins Czelusniak Suzuki

Scrum Master: Edson Masami Hiraçaka

Gerente de Projetos: Eduardo Souza Ferreira

Cliente:  Superintendência Estadual de Gestão de Pessoas (SEGEP):  Clenio Gusmão, José Rodrigues e Gustavo Bodaneze

Aprovadores do Projeto: Abdenildo Sobreira (Diretor Técnico) e Delner Freire (Superintendente)

Público alvo

Servidores da folha de pagamento da SEGEP.

Grupos de entregas


Planejamento do Projeto:

  • Documentação do Projeto

Mapeamento e Otimização dos Fluxos:

Desenvolvimento do sistema: 

Implantação do sistema:


Valor de custo do projeto: 

Valor de mercado: R$ -

Valor de economia para o Estado: R$ -

Processos SEI:

0070.068207/2022-71

0031.073348/2022-72

2. Escopo do Projeto

Nessa primeira imagem é relatado a ferramenta Voz do Cliente (VOC), para detecção dos problemas informados pelos clientes de forma interativa através da plataforma do Google Jamboard, na qual foram expostas algumas dores pelos participantes e destacadas as que eles consideravam prioritárias, referente aos sistemas utilizados, falhas e suas rotinas diárias. 

O objetivo da ferramenta é facilitar a identificação de pontos de melhoria de forma precisa e eficiente, do ponto de vista de quem realmente mais importa: o cliente (seja uma necessidade, expectativa ou opinião) especialmente, com seus processos de negócios, produtos ou serviços.

A ferramenta visa descrever suas carências e como enxergam seus produtos e serviços, deste modo foi aplicada com a SEGP-DESP, para que explanassem suas dores no processo do ciclo do sangue.

Conforme a imagem a seguir, foram relatados pelos clientes as seguintes dores:

Análise de Negócio Estreito de Gilbatrar 1.png

Utilizado para fins de afastamento do servidor público. O RH solicita o afastamento pelo SEI, por meio da documentação. Após, vai para a junta médica. Em seguida para o sistema de perícias do Governo, quem faz o lançamento é adm, que atribui ao médico para realizar o laudo.

O perfil do médico: lança no sistema laudos de: aposentadoria, licença maternidade, redução de carga horária.

*Levantar quantos atendimentos são realizados, diariamente, semanalmente, mensalmente etc. 

  1. Quais são as funcionalidades?

  1. Quais os problemas que a SEGEP tem enfrentado com o software? 

  • Dificuldade para extração de documentos do sistema, mas foi resolvido pela SETIC, para incluir no Governa. 

  • Querem incluir no Governa a possibilidade de 3 assinaturas no laudo médico, a fim de diminuir o trabalho manual.

  • O documento assinado (ata médica) só é arrastado para o SEI, para fins de formalização.

  • Os problemas de hoje: atualização cadastral. Desde 2021, em Julho, as pessoas contratadas como efetivo, o sistema não unifica os dados com a atualização cadastral. Quando estavam no desktop,tiravam informação pela folha de pagamento e cadastravam no Governa. Querem integrar e automatizar a atualização junto com o Governa.

  • As informações de homologação são feitas pelo sistema de perícias, o pessoal da folha de pagamento precisa exportar informações para importar no governa. Querem automatizar para reduzir o trabalho manual.

  • José vai fazer levantamento dos perfis dos médicos, o que precisa ser melhorado no sistema. Até sexta-feira (12/08), o José deve passar esse relatório para avaliarmos novas funcionalidades.

  • Tem dificuldade quando analisa o processo de um servidor que é contribuinte privado. O sistema de perícias precisa disponibilizar essa informação (IPERON, INSS), o que facilitará os futuros processos.

  • Quando é feita a ata médica, o RH precisa gerar esses dados no e-Estado, querem automatizar o processo, que os dados sejam compartilhados entre si, para que não precise gerar os dados de forma manual no e-Estado.

  • Datas zeradas do início e fim do afastamento (Perícias);
  1. Acompanham alguma métrica operacional e financeira com a ferramenta?

O acompanhamento do financeiro e operacional é feito no SEI. Medir médias de dias de processos para inserir no sistema é interessante para acompanhamento.

Análise de Negócio Estreito de Gilbatrar 2.pngAnálise de Negócio Estreito de Gilbatrar 3.pngAnálise de Negócio Estreito de Gilbatrar 4.pngAnálise de Negócio Estreito de Gilbatrar 5.pngAnálise de Negócio Estreito de Gilbatrar 6.pngAnálise de Negócio Estreito de Gilbatrar 7.pngAnálise de Negócio Estreito de Gilbatrar 8.pngAnálise de Negócio Estreito de Gilbatrar 9.pngAnálise de Negócio Estreito de Gilbatrar 10.pngAnálise de Negócio Estreito de Gilbatrar 11.pngAnálise de Negócio Estreito de Gilbatrar 12.pngAnálise de Negócio Estreito de Gilbatrar 13.png

3. Estrutura Analítica do Projeto

4. Matriz de Risco

Consulte aqui a matriz de risco

5. Matriz RACI

A Matriz RACI ou matriz de responsabilidade é uma ferramenta que possibilita aos membros da equipe visualizarem suas responsabilidades no ciclo de vida do projeto.

A matriz RACI é formada por um acrônimo, que também define os papéis e as atribuições dos envolvidos. RACI significa: R (Responsible) A (Accountable) C (Consulted) e I (Informed), em português: o Responsável, a Autoridade, o Consultado e o Informado.

Quais os papéis-chave envolvidos na Matriz RACI?

Responsável pela execução (Responsible): É efetivamente quem trabalha na atividade.

Autoridade para aprovar (Accountable): É o papel do aprovador ou responsável pelo aceite formal da tarefa ou produto entregue. Este pode delegar a função para outros profissionais, entretanto ele é quem se responsabiliza pelo recebimento do trabalho.

Precisa ser consultado (Consulted): Consultado, alguém cuja entrada agrega valor e/ou é essencial para a implementação final. A comunicação é de duas vias (consulta <=> resposta).

Precisa ser informado (Informed): Informado, a pessoa ou grupos de pessoas que precisam ser notificados de resultados ou ações tomadas, mas não precisam estar envolvidos no processo de tomada de decisão. A comunicação é apenas num sentido =>.

Abaixo pode ser consultado a MATRIZ RACI do Projeto Estreito de Gilbratar.

image.png

A melhor maneira de garantir que os processos correrão bem é mapear todas as partes envolvidas, atribuindo funções para cada pessoa nas atividades a serem realizadas. Nessas horas, a matriz de responsabilidades surge como uma ótima ajuda para a comunicação, a organização do projeto e a gestão de pessoas!