Projeto Estreito de Gilbatrar

1. Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Nome do produto

Perícias

Nome do projeto

Estreito de Gilbratar

Objetivo do projeto

Dar suporte, manutenção e criar novas funcionalidades e melhorias para o Perícias.

Justificativa

O sistema Perícias é o responsável por gerir as atas médicas que dão afastamento a servidores do Estado de Rondônia, sendo utilizado pela SEGEP-CPMED (Centro de perícias médicas). Atualmente o sistema possui problemas com segurança, falta de integração com o Governa e e-Estado e isso gera retrabalhos e processos manuais, que aumenta o Lead Time de atendimento do servidor para conseguir seu afastamento. 

Previsão legal

Drecreto n° 19.163, de 15 de Setembro de 2014

Lei n° 8.112, de 11 de Dezembro de 1990

PARECER Nº 24/2017-SJ: Homologação de Atestado Médico por Junta Médica

Premissas

• Os fluxos de perícias a serem realizadas pela CPMED podem estar no escopo do POP RH;
• Projeto já priorizado pelo Gabinete;
• Capacidade do time de desenvolvimento insuficiente;

Restrição

• O sistema não pode ser alimentado com dados desatualizados;

Requisitos

• Integração com o Governa;
• Possibilitar 3 assinaturas nos laudos médicos;
• Ajustar cadastro dos servidores e médicos;
• Login autenticador com o SAURON;

Riscos

• Time sem capacidade produtiva para absorver demandas;
• Processos que precisam de mapeamento e otimização;
• A falta de colaboração dos servidores da CPMED para com o projeto;
  

Equipe

Time de Desenvolvimento:

Diego Gonçalves de Almeida

Erton D Avila Sotero

Weslle Vinicius dos S. Lima

Ádrian Rabelo Mendes

Product Owner: Julien Martins Czelusniak Suzuki

Scrum Master: Edson Masami Hiraçaka

Gerente de Projetos: Eduardo Souza Ferreira

Cliente:  Superintendência Estadual de Gestão de Pessoas (SEGEP):  Clenio Gusmão, José Rodrigues e Gustavo Bodaneze

Aprovadores do Projeto: Abdenildo Sobreira (Diretor Técnico) e Delner Freire (Superintendente)

Público alvo

Servidores da folha de pagamento da SEGEP.

Grupos de entregas

Planejamento do Projeto:

• Documentação do Projeto
  

Mapeamento e Otimização dos Fluxos:

Desenvolvimento do sistema: 

Implantação do sistema:

Valor de custo do projeto: 

Valor de mercado: R$ -

Valor de economia para o Estado: R$ -

Processos SEI:

0070.068207/2022-71

0031.073348/2022-72

2. Escopo do Projeto

Nessa primeira imagem é relatado a ferramenta Voz do Cliente (VOC), para detecção dos problemas informados pelos clientes de forma interativa através da plataforma do Google Jamboard, na qual foram expostas algumas dores pelos participantes e destacadas as que eles consideravam prioritárias, referente aos sistemas utilizados, falhas e suas rotinas diárias. 

O objetivo da ferramenta é facilitar a identificação de pontos de melhoria de forma precisa e eficiente, do ponto de vista de quem realmente mais importa: o cliente (seja uma necessidade, expectativa ou opinião) especialmente, com seus processos de negócios, produtos ou serviços.

A ferramenta visa descrever suas carências e como enxergam seus produtos e serviços, deste modo foi aplicada com a SEGP-DESP, para que explanassem suas dores no processo do ciclo do sangue.

Conforme a imagem a seguir, foram relatados pelos clientes as seguintes dores:

Utilizado para fins de afastamento do servidor público. O RH solicita o afastamento pelo SEI, por meio da documentação. Após, vai para a junta médica. Em seguida para o sistema de perícias do Governo, quem faz o lançamento é adm, que atribui ao médico para realizar o laudo.

O perfil do médico: lança no sistema laudos de: aposentadoria, licença maternidade, redução de carga horária.

*Levantar quantos atendimentos são realizados, diariamente, semanalmente, mensalmente etc. 

1. Quais são as funcionalidades?

São 12 finalidades.

2. Quais os problemas que a SEGEP tem enfrentado com o software? 

• Dificuldade para extração de documentos do sistema, mas foi resolvido pela SETIC, para incluir no Governa. 

• Querem incluir no Governa a possibilidade de 3 assinaturas no laudo médico, a fim de diminuir o trabalho manual.

• O documento assinado (ata médica) só é arrastado para o SEI, para fins de formalização.

• Os problemas de hoje: atualização cadastral. Desde 2021, em Julho, as pessoas contratadas como efetivo, o sistema não unifica os dados com a atualização cadastral. Quando estavam no desktop,tiravam informação pela folha de pagamento e cadastravam no Governa. Querem integrar e automatizar a atualização junto com o Governa.

• As informações de homologação são feitas pelo sistema de perícias, o pessoal da folha de pagamento precisa exportar informações para importar no governa. Querem automatizar para reduzir o trabalho manual.

• José vai fazer levantamento dos perfis dos médicos, o que precisa ser melhorado no sistema. Até sexta-feira (12/08), o José deve passar esse relatório para avaliarmos novas funcionalidades.

• Tem dificuldade quando analisa o processo de um servidor que é contribuinte privado. O sistema de perícias precisa disponibilizar essa informação (IPERON, INSS), o que facilitará os futuros processos.

• Quando é feita a ata médica, o RH precisa gerar esses dados no e-Estado, querem automatizar o processo, que os dados sejam compartilhados entre si, para que não precise gerar os dados de forma manual no e-Estado.

• Datas zeradas do início e fim do afastamento (Perícias);

3. Acompanham alguma métrica operacional e financeira com a ferramenta?

O acompanhamento do financeiro e operacional é feito no SEI. Medir médias de dias de processos para inserir no sistema é interessante para acompanhamento.

3. Estrutura Analítica do Projeto

4. Matriz de Risco

Consulte aqui a matriz de risco

5. Matriz RACI

A Matriz RACI ou matriz de responsabilidade é uma ferramenta que possibilita aos membros da equipe visualizarem suas responsabilidades no ciclo de vida do projeto.

A matriz RACI é formada por um acrônimo, que também define os papéis e as atribuições dos envolvidos. RACI significa: R (Responsible) A (Accountable) C (Consulted) e I (Informed), em português: o Responsável, a Autoridade, o Consultado e o Informado.

Quais os papéis-chave envolvidos na Matriz RACI?

Responsável pela execução (Responsible): É efetivamente quem trabalha na atividade.

Autoridade para aprovar (Accountable): É o papel do aprovador ou responsável pelo aceite formal da tarefa ou produto entregue. Este pode delegar a função para outros profissionais, entretanto ele é quem se responsabiliza pelo recebimento do trabalho.

Precisa ser consultado (Consulted): Consultado, alguém cuja entrada agrega valor e/ou é essencial para a implementação final. A comunicação é de duas vias (consulta <=> resposta).

Precisa ser informado (Informed): Informado, a pessoa ou grupos de pessoas que precisam ser notificados de resultados ou ações tomadas, mas não precisam estar envolvidos no processo de tomada de decisão. A comunicação é apenas num sentido =>.

Abaixo pode ser consultado a MATRIZ RACI do Projeto Estreito de Gilbratar.

A melhor maneira de garantir que os processos correrão bem é mapear todas as partes envolvidas, atribuindo funções para cada pessoa nas atividades a serem realizadas. Nessas horas, a matriz de responsabilidades surge como uma ótima ajuda para a comunicação, a organização do projeto e a gestão de pessoas!