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Relatório de Diagnóstico

RELATÓRIORELATÓRIO DE DIAGNÓSTICODIAGNÓSTICO

Secretaria: Secretaria de Estado de Desenvolvimento Ambiental - SEDAM

Cliente: Marcia Nunes Alves

Product Owner: David Lucas da Silva Ferreira

Time Responsável:Responsável: DarksDark Souls
Última
Última Atualização:Atualização: 09/12/2019
Versão:
Versão: 1.0

INTRODUÇÃOINTRODUÇÃO

O presente diagnósticodiagnóstico situacional tem por objetivo avaliar de um ponto de vista técnicotécnico e organizacional a viabilidade da necessidade de desenvolvimento de um sistema proposto pela SEDAM. Sendo este documento de interesse dos clientes e desenvolvedores de so ftware, tendo por finalidade identificar a real necessidade de desenvolvimento de um sistema, e ou, possibilidades de integraçãointegração com outros sistemas jájá existentes, diagnosticando assim se o mesmo iráirá colaborar com os interesses e objetivos da organização.organização.

As informaçõesinformações aqui contidas correspondem ao macroprocesso de GestãoGestão do Licenciamento Ambiental da SEDAM/RO, buscando elencar os principais elementos que irãoirão subsidiar a transformaçãotransformação do processo.

O DiagnósticoDiagnóstico Situacional foi formulado a partir dos seguintes elementos:

  • Entrevistas com gestores e técnicostécnicos de áreasáreas específicas:específicas: Foram realizadas entrevistas com os gestores responsáveisresponsáveis taticamente pela COLMAN e COREH , bem como os servidores que operam o processo no dia a dia.
  • AnáliseAnálise secundáriasecundária de documentos: Foram consultados diversos documentos tanto internos quanto externos àà SEDAM/RO. Nesse arcabouçoarcabouço estãoestão incluídasincluídas leis, decretos, normativos específicos,específicos, organograma, dentre outros.
  • Diagrama de Escopo: Foi realizado workshop colaborativo para o preenchimento da ferramenta, considerando 5 visõesvisões do processo de negócio:negócio: Fluxo de trabalho, sistemas e infraestrutura, controles, desempenhos e pessoas e organizações.organizações.

DIAGRAMA DE ESCOPO

O Diagrama de Escopo éé o artefato que resume o DiagnósticoDiagnóstico Situacional, tem como objetivo obter uma visãovisão geral do processo, a partir da identificaçãoidentificação dos seus componentes e suas interfaces com o ambiente interno/externo, definiçãodefinição do escopo da análise,análise, da configuraçãoconfiguração do processo e da elaboraçãoelaboração do Macro Fluxo da situaçãosituação atual, a partir do diagrama foi possívelpossível identificar pontos problemáticos,problemáticos, necessitando análisesanálises de caráctercarácter mais avançadoavançado posteriormente.

PROBLEMAS E OPORTUNIDADES

Problema DescriçãoDescrição do Problema SoluçõesSoluções  
  
  
  
  
  
Grande volume de documentos por processos. O grande volume de documentos por processos, oneram a capacidade produtiva da SEDAM e dificultam a distribuiçãodistribuição dos processos. 1. Suprimir Check-Lists considerando apenas itens necessáriosnecessários a serem apresentados pela pessoa físicafísica ou jurídica;

jurídica;

 2. Criar uma instânciainstância de análiseanálise documental dos processos protocolados, análiseanálise nãonão precisa ser por técnicos,técnicos, aproveitando assim os mesmos para atividades que agregam valor a SEDAM |
 Dificuldade na análiseanálise do relatóriorelatório de vistoria. Falta de informações,informações, documentos e fotos no relatóriorelatório de vistoria, dificultam a análiseanálise para emissãoemissão do parecer técnico.técnico. 1. Estruturar checklist padrãopadrão de vistoria, e anexos necessáriosnecessários para sustentar a vistoria realizada;



 2. Realizar treinamentos e Workshops com os envolvidos no processo. |
 Estoque dos Processos Todos os arquivos físicosfísicos estãoestão alocados na antiga SEDAM, dificultando a consulta de informações.informações. 1. ImplantaçãoImplantação de um Sistema de Informação,Informação, onde os dados estarãoestarão unificados facilitando a emissãoemissão de relatóriosrelatórios e busca por informações.informações.
NãoNão háhá indicadores definidos no processo. NãoNão háhá indicadores para mensurarem o desempenho da COLMAN e COREH considerando celeridade e produtividade, dificultando definiçãodefinição de metas jájá que nãonão existe um referencial. 1. Criar indicadores para definiçãodefinição de metas factíveisfactíveis e coerentes com a atividade desempenhada pela COLMAN e COREH.  
  
  
  
  
  
Falta de alinhamento na decisãodecisão do parecer técnico.técnico. Notou-se que a análiseanálise dos relatóriosrelatórios das vistorias, sãosão feitas de forma diferente entre técnicos.técnicos. 1. NecessárioNecessário alinhamento entre os técnicos,técnicos, por meio de Workshops e desenvolvendo uma base de jurisprudênciajurisprudência como forma de disseminar o entendimento de decisões;

decisões;

 2. Estruturar checklist de análiseanálise do relatório.relatório. |
 *TODOS. Tempo excessivo gasto com atividades manuais e relacionadas àà tramitaçãotramitação dos processos físicos.físicos.  
  
  
  

* A implementaçãoimplementação do Sistema impactaria transversalmente a SEDAM, uma vez que todos os processos mapeados sãosão altamente manuais e pouco padronizados. CONCLUSÃOCONCLUSÃO

Diante da situaçãosituação atual, éé compreensívelcompreensível e favorávelfavorável o desenvolvimento de um sistema que efetue o devido Licenciamento Ambiental atravésatravés de um processo digital, tendo como premissas o grande volume de arquivos e processos gerados para os devidos fins e a falta de gestãogestão e notificaçãonotificação das partes interessadas, gerando assim custos com recursos de alocamentos físicosfísicos destes processos, alémalém envolver operaçõesoperações de recursos pessoal desnecessários,desnecessários, que acabam executando tarefas nãonão competentes a sua real função,função, epor sua vez nãonão executando suas atividades fins, alémalém de retrabalho e custos com diáriasdiárias desnecessárias,desnecessárias, gerando assim ônusônus ao erárioerário de forma indevida, e/ou desnecessária.desnecessária.

ÉÉ valido ressaltar que antes do desenvolvimento do sistema, éé extremamente sugerido a definiçãodefinição de padronizaçãopadronização e formalizaçãoformalização da gestãogestão e atividades da SEDAM, para assim gerar compatibilidades das atividades envolvidas para o devido deferimento, ou nãonão deferimento da licença,licença, alémalém da compreensãocompreensão dos devidos recursos necessáriosnecessários do processo.

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