Mapeamento dos processos

Projeto SOLAR- Sistema de Outorga e Licenciamento Ambiental de Rondônia		Última Alteração	Versão
Time:	Amazonas	30/12/2022
Cliente:	Rodrigo Queiroz (Coordenador da Colmam) Daniely da Cunha (COREH)
Coordenador da COGE	Henrique Douglas
Gerente de Projetos (COGE)	Elen Branco
Product Owner (COGE)	Luman Damon (P.O)
Product Owner (CODE)	Gabriel Fernandes (P.O de desenvolvimento)
Integrantes do Time:	Regiane Nogueira Frota Edson Carlos Jesus de Almeida Francisca Brandão de Souza

ÍNDICE:

1. INTRODUÇÃO

2. JUSTIFICATIVA

3. OBJETIVO

4. METODOLOGIA

5. DESENVOLVIMENTO

     5.1. DISPENSA DE LICENCIAMENTO AMBIENTAL (TODAS)

     5.1.1 Declaração do Problema

     5.2. CERTIDÕES AMBIENTAIS

     5.2.1 Declaração do problema

     5.3. CERTIDÃO DE INEXIGIBILIDADE DE LICENCIAMENTO AMBIENTAL

     5.3.1 Declaração do problema

     5.4. INTERROMPIMENTO DO LICENCIAMENTO (LICENÇA AMBIENTAL E OUTORGA)

     5.4.1 Declaração do problema

6. NORMATIVAS

7. REFERÊNCIAS

1. INTRODUÇÃO

O presente estudo partiu da necessidade de identificar os fluxos dos processos que estão em funcionamento dentro do SOLAR, bem como auxiliar os que ainda serão implementados dentro do referido Sistema. Após a implantação do sistema, foi identificado por parte do cliente (SEDAM) que precisavam ser realizadas melhorias e incluir novas funcionalidades para atender sua finalidade.

Sendo assim, este documento trata-se de um compilado de informações a respeito do Projeto de Licenciamento Ambiental (SOLAR).

Iniciado em 16 de dezembro de 2019, a otimização dos processos de Licença Prévia (LP), Licença de Instalação (LI) e Licença de Operação (LO), e Outorga de recursos hídricos e finalizou-se em 08 de maio de 2020. Com isso, ocorreram alterações posteriores a este mapeamento que irão gerar atualizações, bem como novos fluxos. 

Todas as informações incluídas aqui foram coletadas primeiramente por meio de reunião inicial com os responsáveis do Projeto: Rodrigo Queiroz (COLMAN), Daniely da Cunha (COREH), João Batista Furtado (COLMAN), Eduardo Araújo (COREH), Daienne Manthay Potin (COLMAN), Keile Alves Fonsêca (COLMAN), Gabriel Fernandes (PO-SETIC), Luman Damon (P.O-SETIC), Regiane Nogueira Frota (Analista de Processos), Francisca Brandão de Souza (Analista de Processos), Elen Branco (Gerente de Projetos), Henrique Douglas (SETIC-COGE) e posteriormente por meio de reuniões, entrevistas com os responsáveis.

Cabe ressaltar que, o presente Projeto está alinhado dentro das prioridades do Plano Estratégico do Estado 2019-2022, no Eixo meio ambiente e desenvolvimento territorial, com o objetivo de atingir o Resultado Chave “Reduzir o tempo de análise dos processos de Licenciamento Ambiental”, inserido na Batalha “Ser referência em desenvolvimento ambiental sustentável” com a Prioridade 1: Simplificação e informatização dos procedimentos de Licenciamento Ambiental.

2. JUSTIFICATIVA:

Segundo o requisitante desta demanda, as justificativas para a atualização deste projeto seriam:

1. Atualização dos fluxos dos processos de Licenciamento Ambiental, decorrentes de melhorias detectadas na fase de desenvolvimento do sistema.

2. Mapeamento e inclusão de novos fluxos que ainda serão implementados no sistema, e;

3. Automatização desses novos fluxos de Licenciamento Ambiental, proporcionando redução do tempo de análise, maior transparência e celeridade na emissão das licenças.

3. OBJETIVO

O mapeamento visa dar suporte ao desenvolvimento do sistema (SOLAR), de forma a mitigar implementação de fluxos com lacunas e gargalos que possam tornar-se engessados, fluxos sem embasamento legal ou que demasiadamente é burocrático, indo a Lei do Governo Digital e a desburocratização de serviços públicos.

4. METODOLOGIA:

Para este estudo foram utilizadas as seguintes metodologias e ferramentas para auxiliar nas análises e melhoria dos processos.

• Pesquisa Exploratória: levantamento bibliográfico e entrevista in loco com a identificação das problemáticas. 

• Plano de Trabalho: reunião de priorização com o cliente.

• Levantamento das atividades e normas/ legislação: leitura e estudo.

• Identificação dos Elementos do processo: Por meio do 5W2H, que é uma técnica de levantamento global recomendada para todas as etapas da análise e melhoria de processos. O nome da técnica deriva-se de cinco perguntas em inglês: Who, Where, Why, What, When, How much and How.

• Proposição de Melhorias: TO-BE.

Também foi utilizada a ferramenta Declaração do Problema, usada para descrever uma lacuna entre o estado atual e o estado de desempenho desejado. Trata-se de uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para resolver os problemas, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. É frequentemente, realizada por meio de reunião possibilitando melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar os problemas do processo. 

5. DESENVOLVIMENTO

Doc.sistemas: https://documentos.sistemas.ro.gov.br/books/programa-argus/page/mapeamento-dos-processos 

5.1. DISPENSA DE LICENCIAMENTO AMBIENTAL (TODAS)

A Declaração de Dispensa de Licenciamento Ambiental, corresponde à regularização ambiental informando que os empreendimentos de pequeno porte e de baixo impacto ambiental estão isentados do licenciamento, de acordo com as normas da Resolução CONSEPA 01/2019, seguindo a Lei n° 3686 de Dezembro de 2015. 

5.1.1 Declaração do Problema

No dia 31 de Outubro do ano de 2022, o time Amazonas se reuniu com o Coordenador da COLMAM Rodrigo Queiroz, para aplicar a ferramenta de Declaração do Problema, no processo de Dispensa de Licenciamento Ambiental.

Abaixo está descrito o problema coletado:

O Problema	Não há como filtrar as solicitações que não se enquadram na emissão da Certidão de Dispensa de Licenciamento Ambiental.
Afeta	A Coordenadoria da Colmam, pela alta demanda de solicitações para análise.
Cujo impacto é	Alto volume de solicitações, demandando tempo para análise das solicitações e retorno. No site o prazo para retorno informado é de "até 24 horas em dias úteis”.
Uma solução bem sucedida	Que o sistema pudesse impedir o envio da solicitação (aparecendo na tela as informações do impedimento). Desta forma, estariam sendo filtradas as solicitações que não se enquadram na emissão da Certidão de Dispensa de Licenciamento Ambiental, reduzindo a alta demanda de solicitações para análise da Coordenadoria da Colmam.

5.2. CERTIDÕES AMBIENTAIS

As Certidões Ambientais, são expedidas pelo Órgão Ambiental competente, a partir do interesse do empreendedor em requerer.

A emissão das Certidões Ambientais é um ato administrativo, do qual será condicionada a análises e pareceres técnicos do Órgão Ambiental, a fim de declarar, que foram cumpridas todas as determinantes da Licença Ambiental, conforme a Lei n° 3.686 de 08 de Dezembro de 2015.

5.2.1 Declaração do Problema

No dia 21 de Novembro do ano de 2022, o time Amazonas se reuniu com o Coordenador de Licenciamento Ambiental da COLMAM, Rodrigo Queiroz, para aplicar a ferramenta de Declaração do Problema. Durante a reunião, o time indagou o Coordenador a respeito dos gargalos que limita o processo de Certidões Ambientais. No entanto, o mesmo afirmou não possuir nenhum problema no processo realizado atualmente.

5.3. CERTIDÃO DE INEXIGIBILIDADE DE LICENCIAMENTO AMBIENTAL

A Certidão de Inexigibilidade de Licenciamento Ambiental, corresponde as atividades e empreendimentos dotados de impactos ambientais insignificantes para os quais é inexigível o licenciamento ambiental. Não se enquadram no Licenciamento ambiental e nem Dispensa de Licenciamento ambiental. 

A sua certidão é disponibilizada quando  é feito a solicitação pelo site da SEDAM-RO, onde o solicitante realiza o preenchimento com os dados de identificação e a caracterização da atividade. Após o preenchimento, o solicitante deve marcar as opções de consentimento, do qual informa sobre as leis e penas passíveis quanto a informações irreais e omissões de dados. E finaliza com a confirmação da solicitação, de modo que o site informará que a Certidão Ambiental foi gerada (de forma automática), e estará disponível para emissão. 

As atividades que estão dotadas a emissão da  Certidão de Inexigibilidade de Licenciamento Ambiental constam na Resolução n° 01 da CONSEPA/2020.

5.3.1 Declaração do problema

No dia 17 de Novembro do ano de 2022, o time Amazonas se reuniu com a Analista Ambiental da COLMAM Daienne Potin, para aplicar a ferramenta de Declaração do Problema, no processo de Certidão de Inexigibilidade de Licenciamento Ambiental. 

Abaixo está descrito o problema coletado:

5.4. INTERROMPIMENTO DO LICENCIAMENTO (LICENÇA AMBIENTAL E OUTORGA)

O Interrompimento do licenciamento na Licença Ambiental e Outorga, acontece em processos que é necessário o cumprimento de condicionantes para se obter alguma licença, autorização ou renovação de licenças. O interrompimento do processo ocorre quando excedido o prazo de 03 meses concedidos na notificação, conforme a Lei 3.686/2015. O não cumprimento da condicionante dentro do prazo concedido, levará a suspensão da Licença e o arquivamento provisório (em empreendimentos que possuem a Licença Ambiental) ou apenas o arquivamento provisório do processo (em empreendimentos que estão em processo de licenciamento ambiental).

Expirados os 03 meses, é concedido um prazo de 06 meses para desarquivamento do processo, após esse período sem solicitações, o processo é publicado no DIOF e arquivado definitivamente em arquivo morto. 

5.4.1 Declaração do problema

Nos dias 01 e 06 de Dezembro do ano de 2022,  o time Amazonas se reuniu com o Coordenador da COLMAM Rodrigo Queiroz e Daniely Oliveira Coordenadora da COREH, para aplicar a ferramenta de Declaração do Problema no processo de Interrompimento do Licenciamento (Licença Ambiental e Outorga).

Abaixo descrevemos o problema coletado e a solução idealizada:

O Problema	Os processos são físicos, dificultando o gerenciamento dos processos, como por exemplo, o controle dos prazos, desde as notificações, arquivamento provisório, até o arquivamento definitivo (com a publicação no DIOF).
Afeta	As Coordenadorias da COLMAM e da COREH, quando não é realizado o arquivamento definitivo com a publicação no DIOF (dentro dos prazos, conforme a Lei 3.686/2015) causando insegurança jurídica.
Cujo impacto é	Processos não publicados no DIOF dentro dos prazos estabelecidos (rito de encerrar o processo de arquivamento definitivo), ocasionando contestações jurídicas por parte de empreendedores.
Uma solução bem sucedida	Que o sistema SOLAR, possa controlar os prazos concedidos nas notificações, conforme a Lei 3.686/2015, com a possibilidade de estar enviando alertas a todos os envolvidos, quando excedido o prazo concedido em cada etapa da notificação (arquivamento provisório e arquivamento definitivo com publicação no DIOF).

6. NORMATIVAS

• Decreto 10.119/2002 (COREH);
• Resolução 04/2014 (COREH);
• Lei Complementar 255/2002 (COREH);
• Lei 3.941/2016
• Lei 3686/2015
• Conama 237/97
• Lei 4.283/2018

7. REFERÊNCIAS

BRASIL. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Secretaria de Gestão. Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização –GESPÚBLICA; Instrumento Para Avaliação da Gestão Pública – Ciclo 2008-2009 – Brasília: MP, GESPÚBLICA, SEGES, Versão 2/2008.

Site SEDAM. [https://www.sedam.ro.gov.br/] 

SOLAR [https://solar.sistemas.ro.gov.br/]