Análise de Negócio - SUSIE

26/08/2022

das

 

Processo  

	Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação
Data da Elaboração	27/06/2019
Última atualização	04/10/2022
Responsável pelo estudo	David Lucas
Equipe do estudo	Ordem 04/10/2022 da Fênix
Alvo	Elaborar um Sistema Unificado do Serviço de Inspeção Estadual - SUSIE, que permite fazer a emissão e controle de DARE, consulta de dados, emite relatórios de vistoria, certifica, insere documentos, aplicação de Checklist (indústria agroindústria vistoria), designação de fiscais, notificações de alertas de prazos, agendamento de vistorias, registro de rótulos, formulário de inspeção offline, reservar número de estabelecimento, integração com DIOF para publicação, controle do processo, integração com outros órgãos (junta comercial, Sedam e Sefin), cadastro de estabelecimentos e análise de rótulo com restrição.
Origem	Identificação	problemáticas do âmbito organizacional, planejamento e construção de sistemas para a melhoria contínua das atividades desenvolvidas pelo servidor público a sociedade.
Objetivo	Construir o Sistema SUSIE para emissão de registro de terrenos, estabelecimentos e rótulos, assim como fiscalização e auditoria de estabelecimentos que produzem produtos de origem animal, controlar de forma unificada todas as informações do SIE-RO, com interfaces para servidores e estabelecimentos, possibilitando o controle de prazos, pendências, solicitações, relatórios entre outras ações até 2021.
OrigemDocumentação correlata			SEI: 0024.300673/2020-41
Objetivo
	Observações

Relatório de Diagnóstico

Cliente: Margarete
Product Owner: David Lucas
Time Responsável: Ordem da Fênix
Criado em: 27/06/ 2019     Última atualização em: 03/10/2022

GLOSSÁRIO DE TERMOS

GIPOA: Gerência de Inspeção de Produtos de Origem Animal.

IDARON: Agência de Defesa Sanitária Agrosilvopastoril de Rondônia.

EPR: Estado para Resultado.

INTRODUÇÃO

FINALIDADE DO RELATÓRIO

Esta análise tem por objetivo subsidiar as Secretarias, Superintendências e Autarquias do Estado de Rondônia, na identificação das problemáticas do âmbito organizacional, planejamento e construção de sistemas para a melhoria contínua das atividades desenvolvidas pelo servidor público a sociedade.

Nesse contexto, informamos que a GIPOA possui a finalidade de coordenar a gestão dos produtos e subprodutos de origem animal focado na indústria e agroindústrias, onde, compreende o planejamento, supervisão, auditoria e a execução das atividades referente a inspeção e fiscalização.

No cenário atual, podemos notar a tramitação burocrática de processos, pois sem um sistema, tem sem protocolos, despachos, pareceres e outros documentos que ocasiona demora em responder as solicitações/processos. Embora o SEI auxilie nesse processo, a falta de uma interface interativa onde seja possível lançar dados e informações, ou seja, as atividades rotineiras são feitas “manualmente” gerando demora, dificuldade de organização/separação, falta de padronização nos processuais, atraso na entrega de relatórios mensais (SEI locais) e de auditorias/vistorias.

Vale ressaltar também que, a parte interessada (setor privado) não tem acesso ao trâmite processual em tempo real e sente dificuldade em usar o SEI. O registro dos rótulos geralmente sofrem várias correções o que gera muita burocracia, pois cada erro cometido no formulário de registro exige o reenvio de todo o formulário.

DESENVOLVIMENTO

PROBLEMAS IDENTIFICADOS

Identificamos que a GIPOA passa por dificuldades, que são:

• Gerenciar os processos recebidos, devido ao volume de solicitações de inspeção. Usam tabelas e não há confiabilidade dos dados;
• Demora na compilação dos dados;
• São muitos relatórios e processos por cliente conferido manualmente para confecção dos dados;
• Organização de fluxo, pois não há fluxos padronizados, não há organização das atividades, os participantes não conhecem os processos que há na organização.
• Apesar de existir um check-list para formalizar o processo de inspeção, o escritório parece não ter conhecimento de como são os documentos.
• Quase não realizam ação em barreira devido ao número de entrada em processo de inspeção, rotulagem e comercialização. Quando há ação na BR de fiscalização e mercadoria são apreendidas, os produtores dão entrada no IDARON solicitação a inspeção do produto, isso gera um maior volume de processos recebidos por dia.

Devido a isso a unidade quase não realizam ações. A equipe que realiza análise dos processos é pequena (8 servidores), em relação ao volume de processos.
Algumas perguntas ficaram sem resposta, referente a quantitativos de clientes, processos, quantas unidades do IDARON existentes, financeiro de quanto arrecada, quantitativo de pessoal por escritório e se são suficientes, quantidade de serviços oferecidos e realizados, quantidade de empreendimentos atendidos por municípios.
Apesar de ter sido solicitado em reunião, foi encaminhado um e-mail para reforçar a solicitação, porém não obtivemos resposta.

RISCOS

• Perda de Prazos;
• Demora no processo de licenças (SELO) para operar;
• Limitação de Pessoal;
• Inspeções ficam prejudicadas pela demora nas informações;
• Impacto financeiro na arrecadação;
• Equipe sobrecarregada.

CONCLUSÃO

ALTERNATIVA DA INSTITUIÇÃO

Um Sistema que reúna as atividades de relatórios mensais, as várias etapas de cadastro de estabelecimento, passando pela avaliação de plantas, memoriais e documentos, análise de rótulos, relatório de auditoria de estabelecimento, vistorias em estabelecimentos em fase de registro, análise de projetos de ampliação e remodelação, advertência, etc.

PROPOSTA DO TIME

* Uma oficina em gerenciamento e elaboração de processos;
* Mapeamento e desenho dos fluxogramas da unidade;
* Identificação das atribuições da equipe operacional;
* Desenvolvimento do sistema devido a possível perda de arrecadação nas emissões de Guia de Trânsito Animal - GTA, e DARE de inspeção e validação de selo.

Para conhecer o modelo para registro de projetos, acesse o Link: Orientações para Registro de Projetos