Diagnóstico situacional

Analisado e elaborado pelo time Amazonas

Superintendência de Gestão de Gastos Públicos Administrativos - SUGESP		Última Alteração	Versão
Cliente:	Pablo Claudino	12/05/2020	3.0
Product Owner:	Victo Azevedo

INTRODUÇÃO

O presente diagnóstico situacional tem por objetivo avaliar de um ponto de vista técnico e organizacional a viabilidade da necessidade de desenvolvimento de um sistema proposto pela Superintendência de Gestão de Gastos Públicos Administrativos - SUGESP que tem como finalidade coordenar, operacionalizar e normatizar as atividades essenciais e operacionais. Sendo este documento de interesse dos clientes e desenvolvedores de software, tendo por finalidade identificar a real necessidade de desenvolvimento de um sistema, e ou, possibilidades de integração com outros sistemas já existentes, diagnosticando assim se o mesmo irá colaborar com os interesses e objetivos da organização.

As informações aqui contidas correspondem ao macroprocesso do SUGESP, buscando elencar os principais elementos que irão subsidiar a transformação do processo.

O Diagnóstico Situacional foi formulado a partir dos seguintes elementos:

Entrevistas com gestor e técnicos de áreas específicas: Foram realizadas entrevistas estruturadas e brainstorming de problema com o gestor responsável da Diretoria Executiva da SUGESP e com os técnicos responsáveis pelo NGE, NDI, GAVT.
Análise secundária de documentos: Foram consultados documentos internos e as leis que regem a Superintendência. Nesse arcabouço estão incluídas leis, decretos, normativos específicos, organograma, dentre outros.

Problemas e Oportunidades

Neste tópico são abordados os problemas e oportunidades de melhoria detectada no diagnóstico situacional pelo time amazonas. Deste modo o time buscou informações para verificar os problemas levantados pelo cliente, através da extração de dados do sistema frota e do portal de transparência do estado.

Conforme informações extraídas do FROTA (tabela abaixo) apresentou-se um total de 15.367 atendimentos, entre deferidos, instruídos e reprovados. Os atendimentos instruídos são os de orientação de correção da solicitação, uma vez enviados não podem ser editados o que gera retrabalho por parte dos usuários.

SOLICITAÇÕES DE DIÁRIAS E VIAGENS - FROTA
ANO	DEFERIDAS	INSTRUÍDAS	REPROVADAS/ INDEFERIDAS	TOTAL
2017	13.126	1.671	372	15.169
2018	12.903	2.412	226	15.541
2019	12.733	2.373	261	15.367

Conforme dados extraídos com a responsável do setor de pagamentos de gastos essenciais (NGE), esses dados são monitorados via planilhas em excel, e o setor monitora em média mais de 1200 faturas por mês. Segue demonstrativo:

Gastos Essenciais/2019
ÁGUA	R$ 10.930.186,00
ENERGIA	R$ 56.648.713,50
INTERNET	R$ 17.827.601,03
TELEFONIA FIXA	R$ 2.670.489,37
TELEFONIA MÓVEL	R$ 255.370,06

Na apresentação do gráfico 1 - diárias, apresentaram maiores demandas em janeiro e fevereiro, e entre julho e setembro - 2018/2019, o que aumenta o risco de passar despercebidas informações errôneas devido ao grande fluxo de trabalho na Gerência de Abastecimento e Viagens Terrestres.

Gráfico 1 - diárias

Na apresentação do gráfico 2 - em média 45% das viagens estão concentradas nos órgãos vinculados, o que requer maior atenção da SUGESP devido a ser o órgão gestor orçamentário e financeiro das unidades estratégicas de governo. As demais viagens se concentram nas unidades de Saúde, Educação e Meio Ambiente em sua maioria são viagens de atividades finalísticas.

Gráfico 2 - unidades vinculadas e unidades finalísticas

Foram extraídos dados do portal da transparência, mas em confronto com relatórios emitidos do FROTA foi constatado inconformidade no portal da transparência, em relação ao total de autorização.

Problema	Descrição do Problema
Estrutura organizacional desatualizada	A falta de atualização na estrutura organizacional acarreta na morosidade das atividades desenvolvidas pelos ~~setores~~setores.
Retrabalho e disfunção devido a dificuldades com a operação do sistema	Após envio da demanda pelo usuário, ambas as unidades não conseguem editar a solicitação.Foi enviado um Google.Forms aos 17 mil usuários do frota, e até o momento apenas 15 pessoas responderam, o que não é suficiente para definição de métricas, até o momento não foi identificado insatisfação por nem uma das partes que responderam, propondo apenas melhoria nas orientações quanto a preenchimento.Das 2.37 Solicitações Devolvidas no período de 05/2019 até 05/2020; 5% retornam por falta de documento para análise; 7% calculado de forma errada o valor da diária, quantidade ou data; 7,5% duplicidade de solicitação; 15,1 % veículos já em viagem; 16% apresentam Objetivo e Justificativas mal estruturadas.
Dificuldades em garantir a sustentabilidade da gestão dos gastos públicos administrativos	16.782 solicitações autorizadas analisadas, em uma amostragem foi identificado que 6.554 não condiz os itinerários com a quilometragem; 247 Apresentam data anterior de retorno; 428 Apresentam o valor negativo ou acima de 10.000 KM rodados para um período de até 1 dia; e 613 não apresentam mudanças no registro da quilometragem.
Demora ao gerar relatórios de gastos essenciais	Demora para gerar relatórios dos custos em ocasiões urgentes pelo fato de trabalhar com as planilhas no excel. O sistema não filtra os gastos lançados por status, não mostrando a economia gerada pelo estado, não foi possível confrontar todas os gastos, mas o total de liberações não condiz com o total apresentado na pela unidade, total de 2000 pelo sistema.
Demora para formalização do processo de despesa	Na triagem dos gastos essenciais são despendidos a força de trabalho de 6 pessoas durante 7 dias, para formalização dos processos de despesas.

Conclusão

Diante da situação atual, é compreensível e favorável ao desenvolvimento de um único sistema para todo o estado, que automatize os serviços prestados pela SUGESP efetue melhorias como plano de viagem anual, gerenciamento de combustível e manutenção, estruturação de indicadores de desempenho, lançamento de gastos essenciais, auditoria dos gastos e integração com as secretarias referente ao controle, na qual padronize os processos ponta a ponta, para aquisição de serviços prestados pela unidade.