Canvas de Projeto - PPE
Product Owner: Denise
Foi realizado uma reunião para criação do Canvas, uma ferramenta ágil que tem como objetivo buscar (o porquê, o quê, quem, quando e quanto) de forma a trazer as perspectivas dos envolvidos, visando contribuir para a confecção dessa ferramenta e estabelecer a ideia principal do PPE.
PPE – PLATAFORMA DE PUBLICAÇÃO ELETRÔNICA DO DIÁRIO OFICIAL DO GOVERNO DO ESTADO DE RONDÔNIA
Considerando que, o Decreto nº 24.131 de 08/08/2019 dispõe sobre a criação do Diário Eletrônico Oficial no Estado de Rondônia; e Considerando que, a Resolução nº01/2019/CASACIVIL-DITELGAB estabelece Normas de acesso e custos. Apresentamos a memória de criação do projeto PPE do período de fevereiro a setembro de 2019, construído conjuntamente com a Product Owner (PO) Denise através da ferramenta Canvas no dia 25/06/2021.
Buscamos informações no site do DIOF (Diário Oficial do Governo do Estado de Rondônia), nos registros do GDOE (Gerenciador do Diário Oficial Eletrônico) projeto iniciado em 2017, depois substituído pelo SPE (Sistema de Publicação Eletrônica) projeto iniciado em 2018 e acabou sendo substituído pelo PPE (Plataforma de Publicação Eletrônica) em 2019. Poucos registros foram encontrados nessas duas bases anteriores, que pudessem servir para essa construção.
Justificativa
1- Em 2017 havia o sistema GDOE; (construído pelo Time Caveiras DEV);
2- Em 2018 o sistema SPE (construído pelo Time Caveiras DEV);
3- Em 2019 inicia-se o sistema PPE
Não havia controle de matérias publicadas conteúdos e seus custos, principalmente dos inadimplentes, sendo realizado publicação no DIOF por varias vezes de forma gratuita; Não era permitido receber matérias de organizações externas de forma eletrônica, somente matérias vindas do SEI (primeiro assinava o diário para depois o documento ser diagramado manualmente e posteriormente o diário era publicado).
Objetivo Smart
1- Gerar e publicar documentos eletronicamente, matérias internas e externas, agendamentos e controle de DARE, até o final de 2019.
Benefícios
1- Gerenciamento de dados;
2- Diagramação automática do diário;
3- Quantidade de arrecadação: por dia, mês e ano;
4- O sistema realizar automaticamente o valor da matéria;
5- Evitar trânsito de clientes do interior para capital;
6- Controle de quantidade de matéria que são publicadas por dia;
7- Controle de custos das publicações;
8- Lista de devedores e valor;
9- O sistema possibilita a emissão de DARE por matéria.
Produto
1- Sistema que permite a solicitação e gerenciamento das publicações no âmbito das unidades governamentais e não governamentais dentro do estado de Rondônia.
Requisitos
1- Uso de linguagem C# (C SHARP);
2- Controle de agendamento de matérias;
3- Cliente de entidade de utilidade publica precisam da aprovação do Diof no seu cadastro para poderem acessarem o sistema;
4- Todas as solicitação de matérias passam por analise do DIOF;
5- Para acesso interno o servidor do DIOF ou da administração indireta deve está cadastrado no SAURON;
6- Agendamento de matérias internas são realizadas via SEI, ou seja, o servidor necessariamente não precisar acessar o PPE para realizar a solicitação de publicação;
7- Clientes externos devem se cadastrar no sistema para realizar a solicitação de publicação das suas matérias;
8- Uso da API SEI/PPE;
9- Uso da API SEFIN/DARE;
Quanto ao Escopo do Projeto
O PPE – Plataforma de Publicação Eletrônica do Diário oficial do Governo do Estado é um sistema que permite a solicitação e o gerenciamento das publicações que acontecem diariamente no âmbito das unidades governamentais e não governamentais no Estado de Rondônia.
Quanto ao Não Escopo do Projeto
O PPE não será um sistema de controle de processos muito embora esse controle exista internamente, mas seu propósito é outro. Ele não é exclusivo para matérias internas do Governo Estadual.
Stakeholders Externos
1- Pessoa física, empresas particulares, câmaras, entidades municipais, Prefeituras e entidades de Utilidade Pública.
Equipe
1- Time caveiras
2 - Cliente: Gilson Barbosa (Gerente)
3- Gerência
Premissas
1- O sistema só publica matérias agendadas no horário estabelecido pelo DIOF;
2- Matérias externas precisam de aprovação para publicação.
Restrições
1- O sistema não faz agendamento de clientes que possuem inadimplências;
2- Clientes avulsos e físicos não fazem agendamento de matérias antes do pagamento da DARE;
3- Não poderá existir inconsistências na comunicação dos sistemas, porque isso, poderia afetar o Upload de documentos com grande extensão;
Riscos
Impedir publicações, como falha na comunicação com as API’s. E com DARE’s vencidos, não poderia haver publicação de matérias. Ocorrência de inconsistências na comunicação dos sistemas quando em UPLOAD.
Grupo de Entregas
1- Uso de Scrum, a cada 10 dias uma entrega ao DIOF em ambiente de teste (o peso das entregas está condicionado ao seu valor pela Diretoria SETIC);
2- Documentação do sistema;
3- Testar sistema;
4- Integração de API;
5- A entrega planejada na Sprint é informada pela Diretoria levando em consideração o desejo do cliente.
Time Line
Uso de SCRUM uma entrega a cada 15 dias:
|
Mar/19 à Dez/19 |
Entrega de documentação e testes no DIOF em ambiente teste |
|
Dez/2019 |
Entrega Prevista do Sistema |
Custos R$
1,1 milhão (2019)
Atividades do Canvas com o Time e a PO
Com a PO buscamos compreender inicialmente quais Justificativas para os problemas que teriam dado origem à época, e que fizeram com que fosse necessária a existência dessa nova modelagem, o atual projeto PPE. Primeiro, com referência as matérias questionamos se seriam publicadas, se havia ou não um controle efetivo sobre conteúdos e seus respectivos custos. Também, se era permitido ou não receber matérias externas, vindas de seus Clientes (pessoas físicas, empresas particulares, Câmaras, entidades municipais, Prefeituras e entidades de Utilidade Pública). Nos sendo informado que não haviam controle sobre os conteúdos e que só poderiam receber matérias via SEI. Logo, percebe-se que isto gerava uma disfunção burocrática que precisava ser estudada e melhorada. Na condição da época, primeiro se assinava o Diário para depois o documento ser diagramado manualmente sendo posteriormente publicado.
Com isso vários Benefícios seriam oportunizados, o próprio gerenciamento de dados da plataforma a ser criada, como, o quanto se arrecadaria por matéria por dia, mês e ano. O sistema da plataforma estabeleceria uma diagramação automática do diário, também poderia receber matérias externas evitando deslocamentos por parte dos clientes do interior para a capital, contribuindo com a redução de custos para os clientes em diárias, entre outros. O sistema da plataforma também possibilitaria a emissão de DARE podendo o cliente emitir e pagar localmente, facilitando o controle financeiro de quem arrecada e por fim, gerar uma lista interna de clientes devedores.
Com o planejamento do PPE fica estabelecido que o Produto a ser criado deveria gerar e publicar documentos eletronicamente, receber matérias internas e externas, controlar agendamentos e possibilitar a emissão de DARE, o que diminuiria a burocracia existente. Mas, deveriam observar Requisitos mínimos que orbitariam o PPE fazendo com ele conexões. Primeiro, para acesso ao sistema via chancela oficial (atual Sauron por exemplo). Para o Produto, atentar-se para o uso de uma linguagem de computação oficial EpR, C# (CSharp), além da utilização de API’s. Uma API SEI PPE para buscar as informações sobre as matérias, uma API SEFIN PPE para buscar informação financeira (custos DARE), uma API GOV DOC PPE para validar todas as matérias e a situação de riscos dos clientes do Governo. Também se imaginava ser necessário um agendamento de matérias.
Na época os autores do projeto pensavam nas Premissas como o sistema só publicando matérias agendadas e aprovadas. E que, o sistema só publicaria matérias agendadas em horário a ser estabelecido pelo DIOF.
Algumas Restrições foram apontadas como, por exemplo, os clientes internos e externos que estiverem com inadimplência no sistema DARE não poderia fazer agendamentos de matérias, além de evitar dor de cabeça, manteria o controle financeiro organizado.
Time responsável pela elaboração: Alquimistas - Claudio Leal e Luana Braz
Realizado no dia 25/06/2021