Solicitando novas Unidades e Departamentos
Criação de novo setor ou definição de nova comissão? Saiba como solicitar novas unidades ou departamentos e tenha acesso a recursos, como unidade de processo Sei!, lotação de servidores e alocação de bens permanente e material de consumo, cuja gestão depende diretamentamente do organograma.
#FicaDica: Este manual está disponível na criação de Solicitações no Módulo de Organograma do e-Estado: acesse-o pelo botão (?) Ajuda que consta na parte superior da tela!
Criar estrutura: nova solicitação
No Módulo de Organograma (Organograma) do e-Estado, acesso o Menu Solicitações (submenu Criação) para visualizar e criar uma novas solicitações.
Para criação de novas unidades ou departamentos existem dois tipos de solicitação. Confira:
- Criação de Nova Estrutura Organizacional: a solicitação vem em branco. Nesse caso é necessário criar uma unidade e então montar sua hierarquia; e,
- Complementar / Adicionar à Estrutura Atual: a solitação traz a hierarquia atual. Nessa caso basta selecionar a ramificação da hierarquia desejada e adicionar a nova unidade ou departamento.
Atenção! Não é possível editar qualquer item da hierarquia quando da criação. Saiba mais aqui sobre Alteração / Extinção na Estrutura Atual!
Para criar uma nova solicitação, clica no botão + Adicionar na barra de contexto (barra verde) e preencha o formulário que se abre com as seguintes informações:
-
Unidade: Selecione a unidade que servirá como base da solicitação. No caso de solicitação do tipo Complementar / Adicionar à Estrutura Atual, a hierarquia a ser exibida será da unidade selecionada;
-
Tipo de solicitação: Escolha Criação de Nova Estrutura Organizacional ou Complementar / Adicionar à Estrutura Atual, conforme explicado acima;
-
Tipo de normatização: Escolha o tipo de norma que fundamenta a solicitação: Lei, Decreto ou outro ato interno (Resolução, Regimento Interno, etc.);
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Número da norma: Número do Ato Administrativo;
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Data da norma: Data do Ato Administrativo;
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Número do DOE: Número do Diário Oficial do Estado;
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Data do DOE: Data de publicação do DOE;
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Página do DOE: Página DOE onde está publicado a norma. A página do DOE é um dado opcional;
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Link do DOE: Link para a página do DOE. O link do DOE é um dado opcional.
Veja abaixo como é simples criar uma nova solicitação.
Detalhando uma solicitação
Após a criação da solicitação, a página de detalhes é carregada exibindo as informações cadastradas no momento da criação.
Tome nota! A Estrutura Organizacional (Organograma) da unidade escolhida no momento da criação da solicitação também é exibido para fins de exploração, exceto quando o tipo da solicitação for Criação de Nova Estrutura Organizacional.
Tenha um panorama da tela de detalhes com a animação abaixo.
Como se percebe na animação acima, a barra de contexto da tela (barra verde) é composta pelos seguintes botões de ação:
- Voltar: volta a lista de solicitações;
- Editar: dados da norma/base legal da solicitação;
- Enviar para análise: envia a solicitação para a análise de um homologador;
- Arquivar: arquiva a solicitação;
- Nova Unidade: adiciona uma nova unidade;
- Novo Departamento: adiciona um novo departamento;
- Histórico: exibe o histórico de movimentação da solicitação.
Editando a solicitação: norma/base legal
Para editar uma solicitação, clica no botão Editar na barra de contexto da tela de detalhes da solicitação.
Edite os dados relativos à norma, bem como os de sua publicação, e clica em salvar.
Atenção! Dados relativos a unidade, tipo de solicitação e tipo de normatização não são editáveis.
Unidade: criando novas
Basicamente há duas formas de se criar novas unidades: a partir da barra de contexto ou a partir da organograma.
Tome nota! A Criação de unidades a partir do organograma tem algumas peculiaridades.
Ao criar uma unidade a partir de outra no organograma, esta será definida como unidade pai da nova. A nova unidade também herdará da unidade pai, a instituição; isso serve pra manter a hierarquia e subordinação.
No caso de solicitações do tipo Criação de Nova Estrutura Organizacional, a primeira unidade deverá ser criada obrigatoriamente pela barra de contexto, uma vez que, nesse tipo de solicitação, não há um organograma incialmente pra exibir / explorar.
Idependentemente da forma de criação de unidade e tipo de solicitação, o formulário de cadastro de novas unidades é o mesmo.
O formulário contem 4 etapas: 1. Identificação; 2. Normatização; 3. Parâmetros e 4. Endereço.
Identificação: nome, sigla e subordinação
Nessa etapa deverá ser informado a instituição, a unidade pai (Opcional), o nome, a sigla e o CNPJ (Opcional).
Veja abaixo o preenchimento das informações na Etapa 1. Identificação do formulário de criação de nova unidade inciado a partir da barra de contexto.
Como mencionado anteriormente, os dados de instituição e unidade pai vêm automaticamente preenchidos quando o formulário é iniciado a partir de uma unidade no organograma. Confira na animação abaixo!
Após informar corretamente os dados, clique em continuar para avançar para a próxima etapa.
Normatização: base legal
Na segunda etapa deverá ser informado a base legal: tipo de normatização, número da norma e sua data de publicação. Vide animação acima!
Tome nota! Por padrão, a base legal será aquela informada quando da criação da solicitação. Caso sejam diferentes, encorajamos a criar solicitações distintas, uma pra cada norma.
Após informar corretamente os dados, clique em continuar para avançar para a próxima etapa.
Parâmetros: dados complementares
Na terceira e penúltima etapa deverá ser preenchido as seguintes informações:
- Código orçamentário: o código que a unidade possui no sistema de gestão orçamentária, contábil e financeira;
- Unidade Gestora: marque quando for o caso;
- Unidade Orçamentária: marque quando for o caso;
- Unidade Staff: marque quando a unidade for de assessoramento, não estiver relacionada à ativididade-fim; e,
- Unidade Colegiada: quando a unidade for um órgão colegiado: comitê, junta, conselho, comissão, etc.
Código orçamentário: caso não possua, informe 0 (zero).
Atenção! Uma unidade gestora sempre será, também, uma unidade orçamentária; mas nem sempre o inverso.
Após informar corretamente os dados, clique em continuar para avançar para a próxima etapa.
Endereço: onde fica mesmo?
Na última etapa deverá ser informado os dados relativos ao endereço: CEP, rua, número, complemento (opcional), bairro, caixa postal (opcional), município.
Tome nota! Após informar o CEP, o sistema tentará preencher o restante do formulários com os dados dos Correios.
Após informar corretamente os dados, clique em continuar para concluir a criação da unidade.
Unidades: editando informações
Após concluir o cadastro de criação de unidades, a tela de edição é exibida para conferência e edição de dados, inclusive para adição de contatos.
Porém, a qualquer momento, a tela de edição de unidade criada pode ser acessada a partir do organograma, clicando na unidade nova.
Atenção! As unidades criadas na solicitação é indentificada com a etiqueta unidade nova. As unidades criadas antes da solicitação não podem ser editadas, nem excluídas, nas solicitações do tipo criação. Saiba mais aqui sobre Alteração / Extinção na Estrutura Atual!
Ainda na tela de edição, é possível excluir uma unidade criada. Basta clicar no botão excluir da barra de contexto da tela de edição e confirmar a ação.
Perigo! Toda a estrutura da unidade (unidades filhas e departamentos) que porventura existir, será excluída. A ação é irreversível!
Departamentos: criando novos
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