Solicitando novas Unidades e Departamentos

Criação de novo setor ou definição de nova comissão? Saiba como solicitar novas unidades ou departamentos e tenha acesso a recursos, como unidade de processo Sei!, lotação de servidores e alocação de bens permanente e material de consumo, cuja gestão depende diretamentamente do organograma.

#FicaDica: Este manual está disponível na criação de Solicitações no Módulo de Organograma do e-Estado: acesse-o pelo botão (?) Ajuda que consta na parte superior da tela!

Criar estrutura: nova solicitação

No Módulo de Organograma (Organograma) do e-Estado, acesso o Menu Solicitações (submenu Criação) para visualizar e criar uma novas solicitações.

Para criação de novas unidades ou departamentos existem dois tipos de solicitação. Confira:

Criação de Nova Estrutura Organizacional: a solicitação vem em branco. Nesse caso é necessário criar uma unidade e então montar sua hierarquia; e,
Complementar / Adicionar à Estrutura Atual: a solitação traz a hierarquia atual. Nessa caso basta selecionar a ramificação da hierarquia desejada e adicionar a nova unidade ou departamento.

Atenção! Não é possível editar qualquer item da hierarquia quando da criação. Saiba mais aqui sobre Alteração / Extinção na Estrutura Atual!

Para criar uma nova solicitação, clica no botão + Adicionar na barra de contexto (barra verde) e preencha o formulário que se abre com as seguintes informações:

Unidade: Selecione a unidade que servirá como base da solicitação. No caso de solicitação do tipo Complementar / Adicionar à Estrutura Atual, a hierarquia a ser exibida será da unidade selecionada;
Tipo de solicitação: Escolha Criação de Nova Estrutura Organizacional ou Complementar / Adicionar à Estrutura Atual, conforme explicado acima;
Tipo de normatização: Escolha o tipo de norma que fundamenta a solicitação: Lei, Decreto ou outro ato interno (Resolução, Regimento Interno, etc.);
Número da norma: Número do Ato Administrativo;
Data da norma: Data do Ato Administrativo;
Número do DOE: Número do Diário Oficial do Estado;
Data do DOE: Data de publicação do DOE;
Página do DOE: Página DOE onde está publicado a norma. A página do DOE é um dado opcional;
Link do DOE: Link para a página do DOE. O link do DOE é um dado opcional.

Veja abaixo como é simples criar uma nova solicitação.

Detalhando uma solicitação

Após a criação da solicitação, a página de detalhes é carregada exibindo as informações cadastradas no momento da criação.

Tome nota! A Estrutura Organizacional (Organograma) da unidade escolhida no momento da criação da solicitação também é exibido para fins de exploração, exceto quando o tipo da solicitação for Criação de Nova Estrutura Organizacional.

Tenha um panorama da tela de detalhes com a animação abaixo.

Como se percebe na animação acima, a barra de contexto da tela (barra verde) é composta pelos seguintes botões de ação:

Voltar: volta a lista de solicitações;
Editar: dados da norma/base legal da solicitação;
Enviar para análise: envia a solicitação para a análise de um homologador;
Arquivar: arquiva a solicitação;
Nova Unidade: adiciona uma nova unidade;
Novo Departamento: adiciona um novo departamento;
Histórico: exibe o histórico de movimentação da solicitação.

Editando a solicitação: norma/base legal

Para editar uma solicitação, clica no botão Editar na barra de contexto da tela de detalhes da solicitação.

Edite os dados relativos aà norma, bem como os de sua publicação, e clica em salvar.

Atenção! Dados relativos a unidade, tipo de solicitação e tipo de normatização não são editáveis.

Unidade: criando novas

Basicamente há duas formas de se criar novas unidades: a partir da barra de contexto ou a partir da organograma.

Tome nota! A Criação de unidades a partir do organograma tem algumas peculiaridades.

Ao criar uma unidade a partir de outra no organograma, esta será definida como unidade pai da nova. A nova unidade também herdará da unidade pai, a instituição; isso serve pra manter a hierarquia e subordinação.

No caso de solicitações do tipo Criação de Nova Estrutura Organizacional, a primeira unidade deverá ser criada obrigatoriamente pela barra de contexto, uma vez que, nesse tipo de solicitação, não há um organograma incialmente pra exibir / explorar.

Idependentemente da forma de criação de unidade e tipo de solicitação, o formulário de cadastro de novas unidades é o mesmo.

O formulário contem 4 etapas: 1. Identificação; 2. Normatização; 3. Parâmetros e 4. Endereço.

Identificação: nome, sigla e subordinação

Nessa etapa deverá ser informado a instituição, a unidade pai (Opcional), o nome, a sigla e o CNPJ (Opcional).

Veja abaixo o preenchimento das informações na Etapa 1. Identificação do formulário de criação de nova unidade inciado a partir da barra de contexto.

Como mencionado anteriormente, os dados de instituição e unidade pai vêm automaticamente preenchidos quando o formulário é iniciado a partir de uma unidade no organograma. Confira na animação abaixo!

Após informar corretamente os dados, clique em continuar para avançar para a próxima etapa.

Normatização: base legal

Na segunda etapa deverá ser informado a base legal: tipo de normatização, número da norma e sua data de publicação. Vide animação acima!

Tome nota! Por padrão, a base legal será aquela informada quando da criação da solicitação. Caso sejam diferentes, encorajamos a criar solicitações distintas, uma pra cada norma.

Após informar corretamente os dados, clique em continuar para avançar para a próxima etapa.

Parâmetros: dados complementares

Na terceira e penúltima etapa deverá ser preenchido as seguintes informações:

Código orçamentário: o código que a unidade possui no sistema de gestão orçamentária, contábil e financeira;

Unidade Gestora: marque quando for o caso;

Unidade Orçamentária: marque quando for o caso;

Unidade Staff: marque quando a unidade for de assessoramento, não estiver relacionada à ativididade-fim; e,

Unidade Colegiada: quando a unidade for um órgão colegiado: comitê, junta, conselho, comissão, etc.

Código orçamentário: caso não possua, informe 0 (zero).

Atenção! Uma unidade gestora sempre será, também, uma unidade orçamentária; mas nem sempre o inverso.

Após informar corretamente os dados, clique em continuar para avançar para a próxima etapa.

Endereço: onde fica mesmo?

Na última etapa deverá ser informado os dados relativos ao endereço: CEP, rua, número, complemento (opcional), bairro, caixa postal (opcional), município.

Tome nota! Após informar o CEP, o sistema tentará preencher o restante do formulários com os dados dos Correios.

Após informar corretamente os dados, clique em continuar para concluir a criação da unidade.

Departamentos: criando novos

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