Manual Estadual de Dimensionamento da Força de Trabalho

O manual pode ser baixado por meio do Link: Manual DFT-RO (1).pdf

APRESENTAÇÃO

A construção do presente manual parte de uma necessidade institucional, que diante das dificuldades e complexidades apresentadas na estrutura governamental, organiza-se em orientar a tomada de decisão com princípios constitucionais da transparência, impessoalidade, da probidade administrativa e da visão estratégica focada na técnica, com aspectos de melhoria contínua dentro de suas unidades.

Deste modo, o manual tem como objetivo apresentar mecanismos e metodologia para o dimensionamento da força de trabalho de uma organização, a fim de determinar o tempo para entrega de um produto ou serviço, sendo fundamental para proporcionar maior produtividade, pois permite que não haja ociosidade, nem sobrecarga dos funcionários no seu meio organizacional.

As informações aqui contidas são embasadas em estudos de Taylor, Fayol e Gilbreth, os quais foram os primeiros a direcionar o administrador à uma gestão eficaz e eficiente dentro da organização, minimizando tempo para a tomada de decisão, a fim de tornar o conhecimento produtivo.

O QUE É DIMENSIONAMENTO DA FORÇA DE TRABALHO?

Com o advento da Administração Científica no fim do século XIX e início do século XX, o estudo dos tempos e movimentos foi o primeiro método elaborado para dimensionar a quantidade de funcionários de uma empresa. Taylor, criador do método, e pai da Administração Científica, calculava o número ideal de funcionários por meio de um estudo cuidadoso do tempo levado por um funcionário padrão para o desenvolvimento de uma tarefa. A partir de então, o cálculo considerava a quantidade de tarefas que seriam necessárias para se obter o número de funcionários ideal. Com o tempo, o problema do dimensionamento do quadro de funcionários começou a ser estudado dentro das práticas de recursos humanos, mais especificamente dentro do Planejamento de RH, incluindo-se aí as metodologias para a organização da força de trabalho dentro dos cargos (Maximiano, 1981).

Sendo assim, o dimensionamento da força de trabalho vem ampliando a sua importância no meio organizacional nas últimas décadas. Instituições públicas e privadas têm percebido que uma equipe com as competências certas, nos locais certos e realizando as atividades certas tem muito mais chances de levar uma organização a alcançar seus objetivos, sua visão e sua missão. Determinar o número de ocupantes dos vários cargos e funções em uma organização não é trivial. Com frequência, essa tarefa é realizada com base na percepção dos chefes, negociações com a administração e tentativas sucessivas com base em erros e acertos (Marconi, 2004). O que é gera incertezas sem uma metodologia aplicada para mensurar a capacidade institucional.

Segundo Yu-Lee (2002), “a capacidade de uma organização representa a sua habilidade para desempenhar determinado trabalho. Essa capacidade é composta de diversas perspectivas: equipamentos, materiais, tecnologia e pessoas”. No contexto deste manual, foi adotada a perspectiva de pessoas, ou seja, a quantidade de horas de trabalho disponíveis para a distribuição entre as atividades da organização.

Primeiramente, é necessário deixar evidente que os termos “dimensionar” e “otimizar” caminham juntos. No presente caso, a otimização acontece pelo aproveitamento de recursos, a fim de produzir mais e melhor, enquanto o dimensionamento na compatibilidade de pessoal em termos quantitativos e qualitativos. A etapa quantitativa envolve a coleta e a análise de informações na organização e a aplicação destas em um modelo matemático que gera como resultado o quantitativo de trabalhadores ideais (ou estimado) para atender as necessidades dos processos de trabalho.

Além de potencializar custos, tempo, lucro e principalmente produtividade, o dimensionamento é essencial para se otimizar a força de trabalho de tal forma, que é possível definir a necessidade de servidores para a execução de determinada atividade. Isso é fundamental para se incrementar a produtividade, pois permite que não haja ociosidade, nem sobrecarga dos servidores da organização em questão.

Desta maneira, ao final deste manual, tornar-se-á claro ao leitor que o dimensionamento organizacional é necessário para evitar problemas de produtividade, que serão resolvidas pela padronização evitando situações de excesso e/ou falta de trabalho, e custos excessivos, pois ao realocar os servidores para uma área em que serão mais úteis, as despesas relativas aos seus salários serão bem investidas.

ONDE DEU CERTO?

Uma das principais tarefas da administração nos países desenvolvidos, durante as próximas décadas, será tornar o conhecimento produtivo. O principal recurso de capital, o investimento fundamental e o centro de custos de uma economia desenvolvida são o trabalhador intelectual, aquele que põe a funcionar tudo que seu intelecto absorveu através de uma educação sistemática, isto é, conceitos, ideias e teorias, contrapondo-se ao indivíduo que põe em ação suas habilidades manuais e braçais. Dele resulta o conhecimento especializado para desenvolver as atividades de criação, resoluções, cálculos, projeções, controle, avaliação, gerenciamento e todas as demais atividades que demonstrem um raciocínio complexo.

Assim, as organizações têm buscado mensurar a qualidade e produtividade técnica, e a metodologia aplicada tem mostrado bons resultados em sua aplicação, auxiliando na administração e planejamento institucional. Através de pesquisa de instituições, a equipe de gestão de negócios e processos gerenciais da Diretoria Executiva de tecnologia da Informação e Comunicação - DETIC, trouxe alguns casos de aplicação no Brasil, para que possamos, então, vislumbrar a aplicabilidade da metodologia ainda nos dias atuais.

Em 2016, o Tribunal Regional do Trabalho da terceira região - TRT3, após a obrigatoriedade de aplicação do método de dimensionamento da força de trabalho, publicado através de resolução pelo Poder Judiciário Federal, concluíram que os gastos com recursos humanos são responsáveis por 92% (noventa e dois por cento) da despesa total do Poder Judiciário e compreendem, além da remuneração com magistrados, servidores, inativos, terceirizados e estagiários, todos os demais auxílios e assistências devidos, tais como auxílio-alimentação, diárias, passagens, entre outros. Dessa forma, a iniciativa para aperfeiçoar a distribuição da força de trabalho no Poder Judiciário se fez necessária. Dado que, grande parte do orçamento é gasta com despesas de pessoal, a gestão eficiente dos recursos humanos é imprescindível para que os órgãos de tal Poder alcancem seus objetivos estratégicos e, sobretudo, ofereçam um serviço de melhor qualidade aos cidadãos.

No mesmo ano a indústria de mineração em São Luís, remodelou seus processos de limpeza, após constatar que a produtividade estava abaixo da média ficando em 24%, sendo que, a meta estabelecida era de 30%, após aplicação do método de Dimensionamento da Força de Trabalho - DFT, houve um ganho de 34,46% na produtividade da equipe, ficando acima da meta anteriormente estabelecida.

Da mesma forma, uma Indústria do ramo de Alimentação objetivando mensurar a necessidade de contratação para atendimento, aplicou a metodologia de análise de desempenho com 11 funcionários no setor de Recursos Humanos. Foi verificado o tempo de espera no atendimento dos clientes, tempo de atendimento e entrega de documentos. Assim foram computados e analisados 1500 casos e obteve-se um tempo médio de atendimento 9,5 minutos/pessoa. Após análise percebeu-se que 25% da sua capacidade total era ocioso e que suportava aumento de atendimentos.

Em 2014, os Hospitais Regionais de Conceição do Araguaia, Ophir Loyola, Gaspar Vieira, Salinópolis, Tucuruí, Cametá e Hospital das Clínicas do Estado do Pará em parceria com o Governo, utilizaram o Dimensionamento da Força de Trabalho, com o levantamento dos principais problemas como: a fragilidade nos vínculos trabalhistas, acordos tácitos, fragilidade nos sistemas de controles gerenciais e necessidade de readequação da força na área administrativa hospitalar. Ao fim, teve como proposta um aumento de 33% no quadro de pessoal, correções nos processos e adequação de pessoal.

Em 2008, a universidade Federal de Viçosa (UFV), obteve como resultado após aplicação do Dimensionamento da Força de Trabalho - DFT do pessoal Técnico Administrativo, a necessidade de ampliação do quadro de pessoal. Porém, outros critérios foram identificados e confrontados durante a aplicação do método, como falhas no processo, retrabalho e falta de conhecimento técnico que geraram indício de falta de capacitação e de má distribuição de pessoal para a realização de serviços, o que implicou na tomada de decisão, e ações que antecederam a contratação.

QUAIS AS FASES PARA APLICAÇÃO DO DIMENSIONAMENTO DA FORÇA DE TRABALHO?

O método foi desenvolvido em fases para uma melhor compreensão pelo servidor que irá aplicar a metodologia. Sendo assim, dividimos o manual de Dimensionamento da Força de Trabalho em quatro fases:

1ª FASE: Entendendo o negócio

Momento onde se deve conhecer e compreender a organização como um todo, ter uma visão holística do contexto em que a organização está inserida, compreender qual a finalidade pela qual foi criada, suas diretrizes, cultura e clima organizacional.

2ª FASE: Mapeamento de processo

Deve-se conhecer o processo que será objeto de mapeamento, entrevistar as áreas selecionadas e mapear o processo de ponta a ponta com os atores que entendem do processo, coletando informações para subsidiar a mensuração.

3ª FASE: Mensuração da Força de Trabalho

Com os dados coletados no mapeamento, será então hora de elaborar o cálculo com a mensuração do tempo médio, fator de fadiga, horas produtivas e improdutivas para o dimensionamento da força de trabalho.

4ª FASE: Análise crítica das informações

Por fim, dever-se-á analisar e interpretar as informações quantitativas e qualitativas, no qual o diagnóstico apresenta seu resultado.