O que é Kanban?

Kanban é um termo japonês que significa “cartão”. O sistema recebeu esse nome pela própria empresa que o desenvolveu, a Toyota.

Ele nada mais é do que um sistema ágil e visual para controle de produção ou gestão de tarefas.

Ser ágil significa permitir que as tarefas sejam gerenciadas com rapidez, acompanhando o ritmo de trabalho de equipes que possuem entregas com prazos bem apertados e que estão sempre correndo contra o tempo.

Ser visual significa funcionar através de um esquema de colunas e cartões (que podem ser coloridos), facilitando a visualização do que precisa ser feito por todos os membros da equipe.

Mesmo sendo um sistema simples e fácil de utilizar, ele é muito confundido com outras ferramentas, por isso é importante esclarecer o que o kanban não é:

Entenda melhor como o kanban realmente funciona:

Como funciona o Kanban

Para entender o funcionamento do Kanban é preciso conhecer suas três partes principais:

Cartão

O cartão é a menor parte do kanban. Trata-se de uma tarefa ou ação que precisa ser tomada para que o resultado final seja entregue. Por exemplo: em um projeto para construção de um site, um cartão poderia ser “produzir imagem para a página inicial”.
Os cartões geralmente são diferenciados por um sistema de cores que podem indicar quem é o responsável pela tarefa, qual nível de prioridade ou o tipo de tarefa, dependendo do que a equipe acordar;

Colunas

As colunas representam os status dos cartões. Um kanban geralmente possui três colunas: A Fazer, Em Execução e Feito, mas essas colunas podem mudar de acordo com a necessidade da equipe de trabalho.
Os cartões devem ser movidos entre as colunas conforme seu status for mudando, dando um panorama do que está pendente e do que já foi concluído;

Quadro

O quadro nada mais é do que o kanban como um todo, organizado em colunas e cartões. Cada quadro é um kanban e uma única equipe pode trabalhar com vários quadros simultaneamente.

Para que serve o Kanban

O kanban tem três principais funções:

Nós falamos anteriormente que existem basicamente dois tipos de kanbans, um para a produção em massa e outro para gestão de tarefas. Então vamos entender melhor quais as diferenças entre esses dois tipos:

Tipos de Kanban

Kanban de produção

O kanban de produção é um sistema focado em fazer a gestão de tarefas.

Ele funciona basicamente em três colunas “A Fazer”, “Em Execução” e “Feito” (mas nada impede que outras colunas sejam adicionadas). Cada coluna possui uma série de cartões que representam as tarefas que precisam ser executadas e a equipe vai “puxando” as tarefas conforme o fluxo de trabalho, por isso o nome produção: cada cartão é uma entrega realizada.

Esse tipo de gerenciador kanban é o mais utilizado entre equipes de desenvolvimento de software, marketing e prestação de serviços no geral.

Veja na imagem abaixo como ele funciona:

Kanban de movimentação

O kanban de movimentação é o kanban da indústria, que comentamos no início do texto. Seu objetivo é fazer o controle das entradas e saídas do estoque, equilibrando a produção com o volume de produtos disponíveis para o mercado.

Assim como o kanban de produção, o kanban de movimentação também funciona com cartões. Cada cartão contém a informação que determina a necessidade de produção do produto, e eles vão circulando conforme o volume de estoque vai sendo modificado.

Nesse tipo de sistema é comum encontrar ainda duas variações: um kanban interno (para o controle dentro da própria empresa) e em alguns casos um kanban externo (para controle de fornecedores e outros colaboradores que não estejam dentro da organização).

Confira abaixo a imagem para entender melhor o funcionamento desse sistema:

5 vantagens de utilizar o Kanban

Seja na indústria ou dentro dos escritórios, o kanban apresenta uma série de vantagens para sua utilização. Veja quais são:

• Autonomia

O gerenciador kanban funciona através da gestão visual, ou seja, é fácil olhar para o quadro e entender o status das entregas e também o que precisa ser feito, isso estimula a autonomia da equipe de trabalho já que eles podem verificar sozinhos o andamento das entregas. Além disso, graças ao sistema de “puxar” tarefas entre as colunas, eles não precisam que outras pessoas passem tarefas para eles, os próprios colaboradores fazem esse movimento.

• Priorização de tarefas

As tarefas no kanban podem ser priorizadas de acordo com um sistema de cores ou o próprio gestor da equipe pode lançar no kanban apenas cartões importantes, garantindo foco à equipe, para que ela entregue tarefas que realmente são importantes.

• Aumento da produtividade

Como mencionamos anteriormente, a priorização de tarefas é uma grande vantagem do kanban, e esse benefício desencadeia outro: o aumento da produtividade. Quando o foco aumenta e a equipe passa a ter mais certeza sobre o que precisa ser entregue e quando precisa ser entregue tudo fica mais fácil.

• Redução de custos

Com um quadro kanban é mais fácil gerenciar o tempo que a equipe despende em cada tarefa, assim, ao entender como o tempo (e, consequentemente, o dinheiro) está sendo gasto é possível direcionar a equipe para solucionar problemas de produtividade com alternativas como delegar tarefas.

• Colaboração

O kanban é responsável por centralizar todo o trabalho de uma equipe. Todos terão que olhar para o quadro para executar suas tarefas. Esse tipo de sistema de trabalho permite a colaboração, e é responsável também por desenvolver a empatia – já que todos podem ver o que todos estão fazendo – causando uma melhora no clima organizacional.