Folha de Pagamento- DESP

Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação		Última Alteração
Time:	Amazonas	09/06/2021
Integrantes	Giseli Vieira Caires Mayza Kelly Nunes de Oliveira Weverton Lucas Neto	Versão
Cliente:	David Lucas e Maico Silva	1.0
Product Owner:	Henrique Douglas

LISTA DE SIGLAS:

SETIC- Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação 

SEDAM- Secretaria de Estado do Desenvolvimento Ambiental

SUPEL- Superintendência Estadual de Licitações

IDARON- Agência de Defesa Sanitária Agrosilvopastoril do Estado de Rondônia

SEDUC- Secretaria de Estado da Educação

SESAU- Secretaria de Estado da Saúde

DESP- Diretoria Executiva de Sistema e Pagamento

SEGEP- Superintendência Estadual de Gestão de Pessoas

RH- Recursos Humanos

ÍNDICE:

1.INTRODUÇÃO

2. TIPOS DE PROCESSOS EXISTENTES NA DESP 

2.1 Processos que impactam financeiramente a folha de pagamento

2.2 Processos que não impactam financeiramente a folha de pagamento

3. SIPOC PROCESSO CADASTRAR SERVIDOR NOVO EM FOLHA

4.MATRIZ RACI

5. ANÁLISE E PRIORIZAÇÃO DOS PROCESSOS

6.PRIORIZAÇÃO DOS TIPOS DE PROCESSOS

7.PROBLEMAS E CAUSAS ENFRENTADOS POR RHS E DESP

8.1 Resposta RH SEDUC:

8.2 Resposta RH SETIC:

8.3 Resposta DESP:

8.4 Diagrama Causa Efeito:

9. ANÁLISE DE PROCESSOS CONCLUÍDOS NO ANO DE 2020 DESP

9.1 Tipos de Processos concluídos

9.2 Volume de processos concluídos

9.3 Processos não concluídos. 

9.4  Processos confrontados.

10. ANÁLISE DE DADOS DOS RH'S

10.1 Análise de Resultados

10.2. Resultados Finais

11. COMPETÊNCIA DA DESP

12. ANÁLISE TEMPO MÉDIO DOS PROCESSOS

12.1 Da análise:

Gráfico 1. Tipos de processos com menor média de tempo (horas)

Gráfico 2: Tipos de processos com menor média de tempo (dias)

 Gráfico 3: Tipos de processos com maior média de tempo (dias)

12.4. Conclusão

13. RISCOS POR TRÁS DOS PROBLEMAS ENFRENTADOS PELA DESP E RH

Gráfico 4: Quantidade de processos priorizados em 2020 e seu tempo médio (dias)

1. INTRODUÇÃO

Este relatório tem como objetivo compilar uma série de informações captadas entre timetime, RHs e DESPDESP, com o objetivo de melhorar a execução dos trabalhos que envolvem a folha de pagamento, nos quais se incluem: Conhecimento do sistema Governa, Conhecimento dos tipos de processos trabalhados na DESP que interferem ou não na folha de pagamento, priorização destes tipos de processos, tempo médio, dentre outras informações. Segue abaixo todas as informações coletadas, tratadas e analisadas desde o período de março de 2021.

O objetivo deste documento é ilustrar de maneira clara e objetiva todos os tipos de processos que são direcionados á DESP-Diretoria Executiva de Sistema de Pagamento/SEGEP que envolvem diretamente a folha de pagamento e a descrição de cada processo.

2.1 Processos que impactam financeiramente a folha de pagamento: 

Pessoal: Abono Pecuniário

É um processo da legislação trabalhista conhecido no mercado como “vender férias”. Ele acontece quando o funcionário decide converter 1/3 (um terço) de seus dias de férias por dinheiro.

Pessoal: Abono Permanência

É um incentivo financeiro do Regime Próprio da Previdência Social, RPPS, dado ao servidor público estatutário contribuinte que deseja continuar trabalhando, escolhendo não se aposentar mesmo que já tenha requisitos para isso.

Pessoal: Ação Judicial

Quando uma pessoa sente que os seus direitos foram lesados, seja por outra pessoa ou empresa, recorre à justiça para resolver o impasse.

Pessoal: Adicional Atividade Penosa

Segundo a Constituição Federal, o adicional de penosidade é uma remuneração complementar para “atividades penosas”. Na prática, esse adicional indeniza profissionais que exerçam tarefas que exigem um maior grau de sacrifício ou vigilância.

Pessoal: Adicional de Isonomia

Sendo idêntica a função, a todo trabalho de igual valor, prestado ao mesmo empregador, no mesmo estabelecimento empresarial, corresponderá igual salário, sem distinção de sexo, etnia, nacionalidade ou idade” (Decreto-lei n. 5.452, de 01/05/1943, alterado pela Lei n. 13.467, de 14/07/2017). Caso haja distinção salarial de servidores exercendo a mesma função, dependendo do caso, poderá ser aberto um processo de adicional de isonomia. 

Pessoal: Adicional de Produtividade/Desempenho

Processo em que o servidor em caráter de produtividade superior aos demais, exige o adicional de produtividade/desempenho.

Pessoal: Adicional Incentivo Técnico

O Incentivo à qualificação será concedido aos servidores que possuírem certificado, diploma ou titulação que exceda a exigência de escolaridade mínima para ingresso no cargo do qual é titular, independentemente do nível de classificação em que esteja posicionado.

Pessoal: Adicional de Indenização

A Lei nº 6.708/79 e a Lei nº 7.238/84, em ambas no artigo 9º, determinam uma indenização adicional, equivalente a um salário mensal, no caso de dispensa sem justa causa.

Pessoal: Adicional Insalubridade

Os trabalhadores formais regidos pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), têm direito a um adicional de insalubridade. Este extra na remuneração mensal é direcionado aos profissionais que exercem as atividades em exposição a agentes nocivos à saúde

Pessoal: Adicional Noturno

O adicional noturno é um direito dos trabalhadores brasileiros que garante condições de trabalho e de salário diferenciadas para os profissionais que executam suas funções no período da noite.

Pessoal: Adicional Periculosidade

A CLT estabelece, no seu artigo 193, que o adicional de periculosidade é devido aos trabalhadores empregados que realizam atividades perigosas de forma permanente. 

Pessoal: Adicional Prestação de Serviços Extraordinários

Adicional pago aos servidores ocupantes de cargo efetivo que, em situações excepcionais e temporárias, realizem jornada extra de trabalho, ou seja, além da sua carga horária normal, cuja remuneração é acrescida de 50% (cinquenta por cento) sobre o valor/hora normal.

Pessoal: Afastamento para aguardar Aposentadoria em casa

Afastamento Preliminar à Aposentadoria é o direito do servidor de se afastar do exercício de cargo efetivo ou de função pública, a partir do requerimento de sua aposentadoria.

Pessoal: Alteração de Cargo em Função de Gratificada 

Quando há alteração de cargo de servidores efetivos com a possibilidade de receber o FG (Função Gratificada)

Pessoal: Alteração de Férias

Processo Iniciado pelo servidor que queira alterar suas férias antes marcadas anteriormente. 

Pessoal: Anulação de Promoção

Anulação de promoção dada a determinado funcionário

Pessoal: Aposentadoria

Aposentadoria é uma prestação previdenciária, uma remuneração recebida mensalmente pelo trabalhador aposentado. Esse benefício é garantido a todo trabalhador brasileiro que completar os requisitos mínimos determinados pela Lei nº 8.213, de 24 de julho de 1991.

Pessoal: Aposentadoria Compulsória

Aposentadoria compulsória é uma imposição legal que obriga o trabalhador a afastar-se do posto de trabalho que até então ocupava. Fatos que levam à aposentadoria compulsória são: idade, doença física ou mental incapacitante, determinação judicial, entre outros.

Pessoal: Aposentadoria por Invalidez

A Aposentadoria por Invalidez, atualmente chamada de Aposentadoria por Incapacidade Permanente, é devida aos segurados do INSS e servidores públicos que estão incapacitados de forma total e permanente para o trabalho. Essa incapacidade também deve impedir que a pessoa seja reabilitada em outro cargo ou trabalho.

Pessoal: Ausência em razão de Casamento

Concessão de 8 (oito) dias consecutivos para ausentar-se do serviço devido ao casamento do servidor ou formalização por meio de escritura pública de União Estável, contando a data inicial como a do registro do casamento ou a data da assinatura da escritura pública da união estável.

Pessoal: Ausência Para Alistamento Eleitoral

É um tipo de concessão utilizada para autorizar a ausência do servidor, sem prejuízo da remuneração, pelo período comprovadamente necessário para alistamento ou recadastramento eleitoral, limitado, em qualquer caso, a 2 (dois) dias.

Pessoal: Ausência para Doação de Sangue

É a ausência, sem qualquer prejuízo, de 1 (um) dia ao serviço para doação de sangue. A doação de sangue deve ocorrer no dia da ausência.

Pessoal: Ausência por Falecimento de Familiar

O servidor poderá ausentar-se por 8 (oito) dias consecutivos em razão de falecimento do cônjuge, companheiro, pais, madrasta ou padrasto, filhos, enteados, menor sob guarda ou tutela e irmãos. Também chamado de licença nojo.

Pessoal: Auxílio Alimentação/Refeição

Concessão de auxílio alimentação/refeição aos servidores que fizerem a solicitação e sua lotação de trabalho gozar de tais deveres.

Pessoal: Auxílio Doença

O benefício é concedido a trabalhadores incapacitados que sejam segurados do INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), caso de todos os profissionais com carteira assinada. Vale lembrar que os trabalhadores autônomos que fazem contribuição ao INSS também têm direito a receber o auxílio-doença.

Pessoal: Auxílio Educação

É uma quantia paga aos empregados para custear as despesas relacionadas à educação formalizada.

Pessoal: Auxílio Reclusão

Auxílio-reclusão é um benefício previdenciário pago aos dependentes do trabalhador que cometeu um crime e, por causa disso, foi preso em regime fechado. Se a pessoa cumpre pena em regime aberto ou semiaberto, sua família não tem direito ao auxílio-reclusão.

Pessoal: Auxílio Saúde

A licença para tratamento de saúde e o auxílio-doença são direitos assegurados ao servidor(a) de ausentar-se de suas atividades laborais para tratamento de sua saúde, nas modalidades e período determinado pelo médico perito, conforme a legislação vigente. Caracteriza-se licença para tratamento de saúde o afastamento de até 30 dias consecutivos, sem prejuízo da remuneração a que fizer jus.

Pessoal: Auxílio Transporte

Solicitação para recebimento de auxílio transporte aos servidores que trabalham de forma presencial, seguindo os princípios da lei n°7.619, que torna obrigatório a concessão de auxílio transporte aos servidores.

Pessoal: Cedência

Cedência de servidor para ter exercício em outro órgão ou entidade dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, para o exercício de cargo em comissão ou função de confiança, ou em casos previstos em leis específicas.

Pessoal: Concurso Público – Organização

Utilizado para enviar para DESP em casos de servidores que estão em processo de posse de determinado cargo. 

Pessoal: Contribuição Previdenciária Grau Superior

É o desconto realizado da remuneração dos servidores para custear o regime de previdência ao qual estão vinculados.

É realizado de forma compulsória, mensalmente, a partir da aplicação do percentual previsto para o respectivo regime sobre o salário de contribuição.

Pessoal: Controle de Frequência/Folha de Ponto

Nos casos em que o controle seja feito por folha de ponto, esta deverá ser distribuída e recolhida diariamente pelo chefe imediato, após confirmados os registros de presença, entrada e saída, bem como as ocorrências. São dispensados do controle de frequência os ocupantes de cargos

Pessoal: Designação / Implantação em Folha para Cargo em Função Gratificada.

Ato de investidura do servidor no exercício de função gratificada integrante do quadro da Instituição, com remuneração prevista em Lei nº 8.112, de 11/12/1990, Arts. 19, 20 e 62.

Pessoal: Deslocamento sem Ônus

DECRETO Nº 91.800, DE 18 DE OUTUBRO DE 1985

III - sem ônus, quando implicarem perda total do vencimento ou salário e demais vantagens do cargo, função ou emprego, e não acarretarem qualquer despesa para a Administração.

Pessoal: Diárias

Solicitação para pagamento de diária de determinado funcionário que precisou fazer um deslocamento a trabalho.  O valor de uma diária deve ser suficiente para cobrir despesas que o funcionário possa ter durante as atividades fora da empresa, enquanto estiver a serviço dela. Inclui, basicamente: transporte, alimentação e hospedagem.

Pessoal: Dispensa em Função Gratificada

Ato que determina o afastamento do servidor do exercício de Função Gratificada, a pedido ou de ofício.

Pessoal: Escala de Férias

É feita a programação das férias dos funcionários, registrando as datas de início e término do gozo, para posterior emissão do relatório Escala de Férias.

Pessoal: Exoneração e pagamento de Verbas Rescisórias

Solicitação de exoneração de servidor e posterior pagamento de suas verbas rescisórias são aquelas que, por lei, o empregado pode ter direito, tais como: saldo de salários; Salário-família; Horas extras (se não foram pagas).

Pessoal: Falecimento de Servidor

Documento informando o falecimento de determinado servidor para que seja prosseguido com o desligamento do mesmo e demais procedimentos administrativos. 

Pessoal: Férias em Pecúnia

Quando o servidor decide por ação própria converter ⅓ de suas férias em pecúnia. 

Pessoal: Ficha Funcional – Concurso Público

Solicitação para que seja feita a ficha funcional de servidores novos ingressados por concurso público

Pessoal: Ficha Funcional – Contrato Temporário

Solicitação para que seja feita a ficha funcional de servidores novos ingressados por contrato temporário

Pessoal: Folga Compensatória de Doação de Sangue

Solicitação de folga compensatória de servidor devido a doação de sangue

Pessoal: Folga Justiça Eleitoral

Solicitação de folga de servidores que foram convocados pela Justiça Eleitoral para compor as Mesas Receptoras ou Juntas Eleitorais.

Pessoal: Gratificação Atividade Específica

Foi detectado que cada organização/secretaria possui gratificações diferentes e nomenclaturas específicas, então ao invés de ser criado uma nomenclatura diferente para cada secretaria foi criado este processo genérico utilizado pelas secretarias para tratar sobre gratificações específicas a ela.

Cada secretaria possui 

Pessoal: Gratificação Ensino Especial

Gratificação salarial aos professores na área de ensino especial. 

Pessoal: Gratificação Incentivo à Educação

Gratificação específica da SEDUC (hoje não existe mais)

Pessoal: Gratificação Natalina (Décimo Terceiro)

É a liberação feita pela DESP do décimo terceiro dos servidores efetivos e comissionados. 

Pessoal: Gratificação por Especialização

Gratificação salarial para servidores que concluírem sua especialização em uma área fim.

Pessoal: Gratificação Pós-Graduação

Gratificação salarial para servidores que concluírem sua pós-graduação em uma área fim.

Pessoal: Home Office

Alterações salariais para os servidores que estão trabalhando em home office. 

Pessoal: Hora Extra

Segundo a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), é previsto que a jornada de trabalho não pode ultrapassar 8 horas por dia ou 44 horas semanais. Qualquer minuto ou horas que ultrapassem esse limite é considerada hora extra e deverá ser pago ao servidor. 

Pessoal: Horário Especial de Trabalho

Será concedido horário especial ao servidor que tenha cônjuge, filho ou dependente portador de deficiência física, quando comprovada a necessidade por junta médica oficial, exigindo-se, porém, neste caso, compensação de horário na forma do inciso II do art. 44 (Lei 8.112 /1990, art. 98 , § 3º ).

Pessoal: Licença Maternidade

A empregada deve, mediante atestado médico, notificar o seu empregador da data do início do afastamento do emprego, que poderá ocorrer entre o 28 o dia antes do parto e a ocorrência deste. Em caso de parto antecipado, a mulher terá direito aos 120 dias previstos na Lei.

Pessoal: Licença Médica

Licença a que o servidor faz jus quando acometido de doença que não lhe permita exercer as atividades do cargo, sendo possível sua concessão a pedido ou de ofício, mediante perícia médica oficial, sem prejuízo de sua remuneração.

Pessoal: Licença para acompanhar cônjuge

Remoção é o deslocamento do servidor, a pedido ou de ofício, no âmbito do mesmo quadro, com ou sem mudança de sede.

Pessoal: Licença para Atividade Política

O servidor terá direito a licença, sem remuneração, durante o período que mediar entre a sua escolha em convenção partidária, como candidato a cargo eletivo, e a véspera do registro de sua candidatura perante a Justiça Eleitoral

Pessoal: Licença para desempenho de mandato classista

A Licença para Desempenho de Mandato Classista está prevista no Art. 92 da Lei n. 8.112/1990

É a licença assegurada ao servidor para o desempenho de mandato em confederação, federação, associação de classe de âmbito nacional, sindicato representativo da categoria ou entidade fiscalizadora da profissão a que pertença em função do cargo ocupado, sem prejuízo de sua remuneração.

Pessoal: Licença para frequentar curso de aperfeiçoamento e qualificação profissional

É a autorização concedida ao servidor, para afastar-se de suas atividades, parcial ou  integralmente para participação de curso de educação superior de pós graduação loto e stricto sensu, conforme previsto nos artigos 164 a 168 e 269 da Lei nº 7.169/96, relacionados com as atribuições específicas do seu cargo ou função. A licença poderá ser concedida com e sem vencimentos.

Pessoal: Licença para Mandato Eletivo

Trata-se de licença concedida ao servidor público durante o exercício de seu mandato eletivo, sem prejuízo da remuneração. O servidor poderá optar pela remuneração mais vantajosa - a do cargo efetivo ou a do cargo eletivo, Lei Federal nº 9.504 de 30/09/1997.

Pessoal: Licença para trato de interesses ou assuntos particulares

A Licença para Tratar de Assuntos Particulares é a licença não remunerada concedida ao servidor estável, observado o interesse da Administração, pelo prazo de até 03 (três) anos consecutivos, conforme o art. 91 da Lei 8.112/90, limitado a 06 (seis) anos durante toda a vida funcional do servidor.

Pessoal: Licença Paternidade

É um benefício concedido ao pai de uma criança que acabou de nascer e será concedida ao servidor público que requeira o benefício no prazo de dois dias úteis após o nascimento ou a adoção e terá duração de quinze dias, além dos cinco dias concedidos pelo art. 208 da Lei nº 8.112, de 1990.

Pessoal: Licença Prêmio

Só faz jus a esse direito aqueles servidores que trabalharam sem interrupção por um determinado período. Alguns exemplos de interrupções que poderiam prejudicar a licença-prêmio são faltas ao trabalho injustificadas e licenças médicas que duram mais de 30 dias.Observe abaixo o que diz o artigo 87 da Lei 8.112/90 acerca da licença-capacitação.

Pessoal: Licença Prêmio em Pecúnia

O interessado requereu a conversão integral em pecúnia das licenças-prêmios correspondentes aos períodos de 10.1.51 a 9.10.56 e 10.10.56 a 9.10.61, bem como a conversão em pecúnia da metade das licenças-prêmios relativas aos quinquênios de 10.9.62 a 9.9.67 e de 10.9.67 a 9.9.72, ficando a outra metade para gozo oportuno.

Pessoal: Mudança de Nível

Servidores que estão numa classe de carreira e devido a uma especialização ou promoção mudam de classe. 

Pessoal: Mudança de Regime

No estado há um pequeno grupo de servidores que entraram no estado no chamado “antigo território”, no período de 1982/1983. Estes servidores continuam providenciando para o INSS, como CLT. Alguns destes servidores abrem o processo de mudança de regime para mudarem de CLT para Estatutário.

Pessoal: Nomeação e Implantação em Folha

A nomeação de servidor é forma de investidura em cargo público, que se oficializa com a publicação do correspondente decreto ou portaria.

Pessoal: Pensão Alimentícia

Pensão alimentícia é o desconto compulsório incidente sobre a remuneração, provento ou pensão do servidor ativo ou inativo em quantia fixada pelo juiz para prestação de alimentos para manutenção dos filhos e ou do outro cônjuge em conformidade com o Direito de Família.

Pessoal: Plantão Especial

Gratificação específica da SESAU para os médicos que fazem plantões extras. 

Pessoal: Progressão Funcional

A progressão funcional, de forma geral, refere-se ao avanço dos servidores na carreira, condicionada ao tempo de efetivo exercício, à obtenção de boa avaliação funcional periódica e à realização de cursos de aperfeiçoamento. A progressão funcional ocorre através de etapas anuais chamadas padrões.

Pessoal: Prorrogação de Posse

Trata-se de pedido de reintegração de posse, cujo esbulho teria ocorrido há mais de ano e dia, razão pela qual a lei determina que a ação deverá tramitar pelo rito comum, ou seja, descabida a concessão de liminar.

Pessoal: Redução de Carga Horária

Os servidores sujeitos, em razão do seu cargo de provimento efetivo, a 8 (oito) horas diárias de trabalho, que fizerem opção pela jornada de trabalho de 6 (seis) horas diárias, conforme o disposto no art. 76 da Lei 20.756/2020,  poderão ter sua carga reduzida de ¼ (um quarto), mediante termo de opção em que manifeste a intenção de aderir à jornada de 6 (seis) horas diárias e declare estar de acordo com a aplicação de idêntico redutor de ¼ (um quarto) sobre a sua remuneração ou subsídio, enquanto perdurar o seu novo regime de trabalho.

Pessoal: Relotação

É a movimentação do servidor em virtude de redistribuição, nos casos de reestruturação administrativa, da descentralização ou desconcentração, de um órgão ou entidade para outra. Fica assegurado o regime remuneratório a que faziam jus no órgão ou entidade de origem.

Pessoal: Remoção

É o ato de deslocamento do servidor público, com ou sem mudança de sede. Ele pode ser provocado por pedido do próprio funcionário ou de ofício pela Administração Pública.

Pessoal: Rescisão de Contrato Emergencial / Baixa na Carteira

A rescisão de contrato significa o fim do vínculo empregatício (fim do contrato de trabalho). Após a rescisão é realizada a baixa na CTPS (atualizada e é colocada a data de saída do empregado). 

Pessoal: Ressarcimento de Valores

Processo criado para o ressarcimento de valores do servidor público que tenha recebido indevidamente por falha da administração pública. 

Pessoal: Ressarcimento por Dano

Processo criado para o ressarcimento de valores do servidor que tenha causado algum dano a algum equipamento da administração pública. 

Pessoal: Restituição de Descontos Indevidos

Este processo pode ocorrer em suas situações: A primeira é que a DESP desconta valor indevido do servidor e a segunda é usado para restituir algum desconto que o servidor teve que foi maior que deveria e o Estado devolver á ele. 

Pessoal: Retorno às Atividades

É na situação em que o servidor está afastado sem remuneração o RH monta um processo de retorno às atividades onde o servidor é lotado novamente e o processo é encaminhado para que a DESP retorne o pagamento em folha.

Pessoal: Retroativos de Pagamentos

Pagamento de salários e gratificações atrasadas de determinado servidor 

Pessoal: Salário Maternidade

O salário-maternidade é o benefício previdenciário pago à segurada gestante, adotante ou que tenha realizado aborto não criminoso, durante o período de afastamento de suas atividades, no prazo de vinte e oito dias antes e noventa e um dias após o parto.

Pessoal: Saldo de Produtividade

Algumas secretarias têm este saldo de produtividade como forma de gratificação. Os servidores gratificados terão seus nomes neste processo que será encaminhado para a DESP. 

Pessoal: Solicitação de Documentos / Informações Funcionais

Quando é solicitado documentos do servidor que a DESP tem acesso pelo Governa.

Pessoal: Substituição

Casos de servidor comissionado que possui cargo de chefia e que se encontra afastado por motivo justificado (férias, licença médica, licença maternidade), quando substituído por outro servidor no período de 31 dias, este servidor tem direito a receber o CDS do servidor afastado. 

Pessoal: Vacância

É o desligamento de cargo público efetivo, com geração de vagas, que possibilita ao servidor aprovado em concurso público ser nomeado para outro cargo inacumulável.

Pessoal: Vantagem Pessoal

As vantagens são benefícios adquiridos individualmente na carreira do servidor, tais como adicionais por tempo de serviço.

Pessoal: Verbas Rescisórias

Na rescisão do Contrato de Trabalho, as verbas rescisórias são aquelas que, por lei, o empregado pode ter direito, tais como: saldo de salários; Salário-família; Horas extras (se não foram pagas).

2.2 Processos que não impactam financeiramente a folha de pagamento: 

 

Pessoal: Alteração/Retificação/Averbação de Dados Cadastrais/Funcionamento

Solicitação para fazer modificação de algum dado funcional/cadastral do servidor. 

Pessoal: Averbação Tempo de Serviço

É o registro nos assentamentos funcionais dos períodos prestados a órgão ou entidade de natureza pública ou privada, anterior ao seu ingresso na SESAU, para contagem de tempo para aposentadoria, bem como para outros efeitos legais.

Pessoal: Certidão de Tempo de Contribuição

A certidão de tempo de contribuição (CTC) é um documento que contém o registro oficial dos períodos contribuídos em um regime de previdência, para que esse período possa ser levado para outro regime. Isso permite que o servidor some o tempo contribuído em diferentes regimes de previdência.

Pessoal: Certidão por tempo de Serviço

A certidão por tempo de serviço é emitida, para fins diversos, informando o período trabalhado pelo servidor Informações sobre a certidão. Este documento é único e o original deverá ser apresentado no regime em que o interessado pretende se aposentar.

Pessoal: Declaração de Tempo de Contribuição

É o documento que comprova os recolhimentos previdenciários dos servidores públicos efetivos para o Regime de Previdência Social dos Servidores Públicos, denominado Regime Próprio de Previdência Social (RPPS). Quando solicitada, ela é emitida somente para ex-servidor pela Diretoria de Gestão de Pessoas A certidão visa a averbação do tempo de contribuição em outro regime de previdência, ou seja, ela possibilita a contagem recíproca do tempo de contribuição entre os regimes de previdência existentes (INSS e os RPPS – federal, estadual ou municipal).

Pessoal: Declaração de Vínculo/INSS

É um documento exigido para clarificar a vida funcional do servidor no tocante a todos os seus vínculos perante o Estado para fins de prova junto ao INSS.

Pessoal: Declaração para fins da Caixa Econômica Federal

Declaração genérica utilizada para abrir qualquer assunto relacionado a caixa econômica. Exemplo: conta na caixa, liberação de FGTS

Pessoal: Declaração para fins de Emprego

Ela será utilizada principalmente pelo servidor, quando este precisar comprovar a terceiros que presta ou prestou serviços à organização - ou seja, que mantém ou manteve com ela uma relação no cargo.

Pessoal: Perfil profissiográfico em Folha

O Perfil profissiográfico consiste em um documento responsável por reunir dados detalhados sobre a atividade profissional exercida pelo trabalhador, como informações administrativas, descrição de cargo, resultados de monitoramentos biológicos e registros ambientais. 

SIPOC (Supplier-Input-Process-Output-Customer) é uma técnica que descreve a sequência “Fornecedor-Entrada-Processo-Saída- Cliente” usada para verificar se as entradas do processo correspondem às saídas dos processos anteriores, bem como se as saídas do processo correspondem às entradas esperadas pelos processos seguintes”

A sigla SIPOC vem das seguintes palavras em inglês: suppliers, inputs, process, outputs e customers.

Em português, o significado de SIPOC seria: fornecedores, insumos, processos, produtos e clientes.

Para você entender isso ainda melhor, confira o que cada uma dessas palavras designa em um processo:

Vale ressaltar que o time aplicou a ferramenta em nível de macroatividade. Ademais, para se adequar ao contexto do trabalho executado, o time incluiu mais um tópico, resultando na nomenclatura SIFPOC. Tendo a Funcionalidade (F) como o passo a passo dentro do sistema governa de cada macroatividade. 

https://www.heflo.com/pt-br/modelagem-processos/matriz-sipoc/

O principal objetivo de uma Matriz RACI é a atribuição de funções e responsabilidades dentro de um processo ou projeto, com o objetivo de minimizar erros e tornar mais visível a percepção dos responsáveis por cada atividade.

Vale ressaltar que esta ferramenta será preenchida de forma periódica a casa sprint, com as atividades executadas pelo time e seus respectivos responsáveis, 

5. ANÁLISE E PRIORIZAÇÃO DOS PROCESSOS

O gráfico de Pareto, também chamado de “diagrama de Pareto”, é uma das 7 ferramentas básicas da qualidade que visa focalizar os esforços de melhoria. Ele é útil sempre que classificações gerais de problemas (erros, defeitos, feedback de clientes, etc.) puderem ser compilados na forma de valores para estudo e ações posteriores. Nesta ferramenta, as frequências de cada causa são representadas de forma semelhante a um histograma, porém em ordem decrescente por barras e o total acumulado é representado por uma linha.

O gráfico de Pareto foi utilizado pelo time para identificar quais tipos de processos tem maior volume na DESP, onde se identificou 18 tipos :

A análise do gráfico de Pareto, afirma que 80 % das consequências advém de 20 % das causas, desta maneira, nós aplicamos este  princípio nos 88 tipos de processos que a DESP recebeu no ano de 2020. Sendo assim, 20% dos 88  é igual a 18 tipos de processos. Ou seja os 18 tipos dos processos equivalem a 80 % do volume total.

6.PRIORIZAÇÃO DOS TIPOS DE PROCESSOS 

Em reunião realizada entre time de negócio e DESP, foram priorizados os 18 tipos de processos que simbolizam 80% do volume processual da DESP com maior volume. Segue abaixo representação gráfica da priorização.

Processos   Solicitação de Documentos / Informações Funcionais

Licença Prêmio

Adicional Insalubridade

Auxílio Saúde

Gratificação Atividade Específica

Adicional Noturno

Retroativos de Pagamentos

Abono Permanência

Licença Prêmio em Pecúnia

Progressão Funcional

Afastamento para aguardar Aposentadoria em casa

Auxílio Transporte

Exoneração e Pagamento de Verbas Rescisórias (PRIORIZADO)

Verbas Rescisórias (PRIORIZADO)

Ação Judicial/ Pensão Alimentícia (PRIORIZADO)

Ficha Funcional - Contrato Temporário (PRIORIZADO)

Nomeação e Implantação em Folha (PRIORIZADO)

8. PROBLEMAS E CAUSAS ENFRENTADOS POR RHS E DESP

Coletamos os problemas enfrentados dos RH’s e DESP referente ao Sistema Folha de Pagamento, para isso usamos a ferramenta Declaração de Problema, na qual tem como objetivo coletar o problema ou visão e declara a necessidade do negócio, identifica as principais partes interessadas e descreve brevemente o impacto positivo que, ao atender à necessidade do negócio, a mesma terá sobre aquelas partes interessadas.

Para isto foram feitas duas reuniões uma com o RH da SEDUC e RH da SETIC,  na qual tinha como responsáveis Nilson e Abner. E a segunda reunião foi coletada com a DESP, que foi representado por Graziela e Vanessa.

Sendo assim, trouxemos a seguir os seguintes resultados;

8.1 Resposta RH SEDUC:

O PROBLEMA DE	O sistema só funciona para consulta
AFETA	O RH, pois se precisar mudar a lotação de um servidor o RH não consegue, precisa (VIA SEI) ir a folha de pagamento da SEDUC. Não consegue excluir gratificação indevida de servidor
CUJO O IMPACTO É	Atraso dos processos Retrabalho
UMA SOLUÇÃO BEM SUCEDIDA PODERIA SER	Descentralização de atividades

O PROBLEMA DE	Não consegue gerar relatórios dos servidores
AFETA	O RH, pois se precisar de um relatório solicita ( VIA SEI) DESP e a uma demora para concluir a solicitação.
CUJO O IMPACTO É	Atraso dos processos
UMA SOLUÇÃO BEM SUCEDIDA PODERIA SER	Descentralização de atividades

O PROBLEMA DE	Não existe interação entre sistemas
AFETA	O RH, pois quando se atualiza o sistema de lotação não faz interação para atualizar junto ao governa.
CUJO O IMPACTO É	Falta de interação entre sistemas Governa Portal da transparência Sistema MDL (sem interação)
UMA SOLUÇÃO BEM SUCEDIDA PODERIA SER	Interações entre os sistemas

O PROBLEMA DE	Não há expansão do sistema governa para todos os municípios (CRE)
AFETA	O RH de todas as CRE
CUJO O IMPACTO É	Demora em cadastrar servidores, pois a SEDUC não possui servidores suficientes para realizarem as matriculas novas. Sobrecarga de trabalho pois os servidores das CRE necessitam de informações e precisam ligar para a sede da SEDUC. EX: senha para visualização de contracheque, ficha financeira. 00291261822021-62
UMA SOLUÇÃO BEM SUCEDIDA PODERIA SER	Criar perfil de usuário por CRE

8.2 Resposta RH SETIC:

O PROBLEMA DE	Instabilidade do Sistema
AFETA	Impossibilidade de realização das atividades de RH como Consultas financeiras para o servidor e cadastramento de matrícula.
CUJO O IMPACTO É	Atraso o andamento dos trabalhos no setor de RH
UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER	Melhorias no desempenho do Governa. (Estabilidade)

O PROBLEMA DE	Apenas um servidor com acesso para criar matrículas
AFETA	Dependência de um único servidor para realizar esse cadastro
CUJO O IMPACTO É	Atraso nos processos de implantação de pagamento
UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER	Atribuir acesso para a criação de matrículas a mais de um integrante do setor

O PROBLEMA DE	Travamentos ao realizar cadastros e interrupção no acesso. Governa desloga sozinho.
AFETA	Retrabalho por ter perder dados já inseridos no sistema e ter que recadastrá-los
CUJO O IMPACTO É	Atraso nos cadastramentos
UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER	Melhorias no desempenho do Governa. (Estabilidade)

8.3 Resposta DESP:

O PROBLEMA DE	Demora no processamento da folha de pagamento ( DIEGO, JANDERSON, THIAGO)
AFETA	DESP E SERVIDORES DO ESTADO/ Calendário de processamento
CUJO O IMPACTO É	Atraso no pagamento dos servidores
UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER	Análise da causa da demora

O PROBLEMA DE	Queda no sistema governa
AFETA	DESP/ RH e Servidores
CUJO O IMPACTO É	Atraso no fechamento da folha
UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER	Analisar a estrutura de rede do prédio

O PROBLEMA DE	Falta de relatório de contracheque por lote
AFETA	Respostas a demanda judicial
CUJO O IMPACTO É	A falta de resposta coerente a solicitação judicial, pois o sistema não possui relatórios por lote de contracheque
UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER	Criar uma tela de relatório por lote de contracheque

O PROBLEMA DE	Falta de edição do campo lotação de contratação, no cadastro de servidor
AFETA	DESP/RH
CUJO O IMPACTO É	Retrabalho no cadastro do servidor, pois quando não consegue replicar os dados necessita novo cadastro, replicando ajudaria as carteiras a agilizar os trabalhos
UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER	Tela de lotação de contratação acessível apenas para servidores específicos. (Apenas se for restrito a alguns perfis )

O PROBLEMA DE	Falta de uma tela para solicitação de acerto
AFETA	Perfil movimento (carteiras e RH com folha própria DER,IPERON,DETRAN,JUCER )
CUJO O IMPACTO É	Grande número de solicitação de acerto, causando demora no atendimento.
UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER	Tela para solicitação de acerto, gerando uma carta remessa única por lotação (tela de solicitação de bloquei e desbloqueio como exemplo)

O PROBLEMA DE	“Inconsistência”, não baixa em Excel (importação de verba eventual/ periódica )
AFETA	DESP
CUJO O IMPACTO É	Retrabalho, pois, cola em bloco de nota e depois passa para o Excel
UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER	Tópico de baixar inconsistência em Excel

O PROBLEMA DE	Não possui campo de matrícula em inconsistência histórico
AFETA	DESP
CUJO O IMPACTO É	Para identificar qual a matrícula está com inconsistência
UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER	Campo de matrícula

8.4 Diagrama Causa Efeito:

Após a coleta dos problemas enfrentados com a DESP e RH's foi aplicado a Ferramenta  Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Espinha de Peixe ou Diagrama de Causa e Efeito, esta é uma ferramenta da qualidade que ajuda a levantar as causas-raízes de um problema, analisando todos os fatores que envolvem a execução de um processo. 

Lembrado que foram selecionados alguns problemas relevantes para coleta de suas causas, por esse motivo não estão representado todos neste diagrama.

Para aplicação da ferramenta tivemos duas  participantes representando a DESP, Graziela e Vanessa. Segue abaixo ferramenta preenchida:

 

Com base nos problemas identificados anteriormente com a DESP e RH's, foi aplicado o diagrama de Ishikawa com a CAGD, tendo como objetivo detectar as causas dos problemas levantados relacionados á Instabilidade no Sistema. Desta maneira, as informações coletadas na reunião foram as seguintes:

 

9. ANÁLISE DE PROCESSOS CONCLUÍDOS NO ANO DE 2020 DESP

Foi solicitado ao time que representasse o total de processos concluídos no ano de 2020 pela DESP, após realização de extração de dados via SEI em Números foi coletado um total de 79 tipos de processos 100% concluídos, como mostra abaixo em representação gráfica e em planilha:

9.1 Tipos de Processos concluídos.

 

 

Adicional de Compensação Orgânica	Transferência para Reserva Remunerada
Adicional Incentivo Técnico	Licença para trato de interesses ou assunto particulares
Aposentadoria Compulsória	Vantagem Pessoal
Bônus de eficiência	Certidão de Tempo de Contribuição
Declaração de Tempo de Contribuição	Escala de Férias
Declaração para fins da Caixa Econômica Federal	Férias em Pecúnia
Declaração para fins de Emprego	Remuneração por Inatividade
Escala de Serviço	Alteração de Cargo
Folga Justiça Eleitoral	Diárias
Gratificação Ensino Especial	Aposentadoria
Licença para desempenho de mandato classista	Designação / Implantação em Folha para Cargo em Função Gratificada
Ausência para Alistamento Eleitoral	Relotação
Ausência para Doação de Sangue	Restituição de Descontos Indevidos
Auxílio Doença	Gratificação Pós-Graduação
Contribuição Previdenciária Grau Superior	Vacância
Ficha Funcional - Concurso Público	Adicional Periculosidade
Folga compensatória de doação de sangue	Controle de Frequência/Folha de Ponto
Licença para frequentar curso de aperfeiçoamento e qualificação Profissional	Substituição
Licença para mandato eletivo	Licença para atividade política
Mudança de Regime	Alteração de Cargo em Função de Gratificada (Dispensa / Designação)
Promoção	Alteração/Retificação/Averbação de Dados Cadastrais/Funcionais
Promoção de Oficial	Abono Pecuniário
Remoção	Auxílio Alimentação/Refeição
Bolsa de Estudo	Adicional de Produtividade/Desempenho
Falecimento de Servidor	Gratificação por Especialização
Gratificação Incentivo à Educação	Hora Extra
Dispensa em Função Gratificada	Cedência
Exclusão	Ressarcimento de Valores
Licença médica	Gratificação Atividade Específica
Licença para acompanhar Cônjuge	Adicional Noturno
Plantão Especial	Pensão Alimentícia
Adicional Prestação de Serviços Extraordinários	Retroativos de Pagamentos
Ajuda de Custo	Nomeação e Implantação em Folha
Declaração de Vínculo/INSS	Adicional Insalubridade
Adicional Indenização	Licença Prêmio em Pecúnia
Retorno às atividades	Ficha Funcional - Contrato Temporário
Gratificação Natalina (Décimo Terceiro)	Progressão Funcional
Mudança de Nível	Afastamento para aguardar Aposentadoria em casa
Pensão
Rescisão de Contrato Emergencial / Baixa na Carteira

Após coletarmos os tipos de processos concluídos foi aplicado o princípio de Pareto nos 79   tipos de processos concluídos no ano de 2020 e obtivemos um total de 16 tipos de processos que equivalem a 80% do volume processual. Segue abaixo a representação gráfica:

9.2 Volume de processos concluídos:

 

9.3 Processos não concluídos. 

O gráfico a segui representa o total de processos não concluídos no ano de 2020 (em azul) a quantidade de processos, na cor laranja  a quantidade de processos que faltam para serem concluídos .

9.4  Processos confrontados.

Após coletarmos o maior volume de processos que chegaram até a DESP no ano de 2020,  que somam no total de 18 tipos de processos com maior volume, confrontamos com os 79 tipos de  processos concluídos do mesmo ano para conhecermos quais desses tipos de processos não foram concluídos, tivemos um resultado total de 7 tipos de processos. Abaixo representamos graficamente, na cor azul o total de processos e na cor laranja o total de processos que faltam para serem concluídos .

10. ANÁLISE DE DADOS DOS RH'S

Levando em consideração as ações que estão sendo realizadas ao Projeto de folha de pagamento, o time buscou conhecer as funcionalidades que os usuários de Recursos Humanos das secretarias utilizam. Para elaboração da pesquisa foram levados em consideração o módulo folha de pagamento dentro do sistema governa que recentemente passou ao domínio total do GOVERNO, e para cada funcionalidades foram elaboradas perguntas sobre o uso ou não dos campos e em caso de não utilização pedimos para que os envolvidos respondessem o motivo. Com isso, este documento tem como intuito demonstrar de forma gráfica e textual a utilização e as justificativa da não utilização, deixando claro as dificuldades que os envolvidos vêm enfrentando com o uso do software. A pesquisa foi aplicada com 7 RHS: SETIC,SEDAM, SUPEL, IDARON, SEDUC, SESAU e DESP. 

Através desta abordagem espera-se beneficiar todos os envolvidos no projeto buscando melhorar a  experiência de utilização do sistema dando celeridade nos trabalhos realizados.

10.1 Análise de Resultados

Gráfico 1. Qual setor você trabalha?

Como podemos perceber nos dados ilustrados acima obtivemos respostas de todos os 7 RHs que têm interação com o módulo  de folha de pagamento no Sistema Governa .

Gráfico 2.  No campo cadastro de servidor quais funcionalidades você preenche?

Como ilustrado no gráfico acima , podemos observar uma grande variância entre os campos que são preenchidos, conseguimos analisar que entre os campos utilizados, temos um maior volume na utilização do campo Informações que representa um percentual de 85,7% (6 setores) e Informações mensais com 71,4% (5 setores) dos 7 setores  envolvidos, e com um percentual inferior de utilização temos o campo Concurso com um percentual de 14,3 % (1 setor), Reintegração com 14,3% (1 setor),  Especialização 28,6% (2 setores), Graduação 42,9 (3 setores), e por fim com 0% de utilização ou seja, nenhum setor preenche o campo de Curso Técnico.

 As funcionalidades que você não marcou, nos diga o por que não preenche.

Após coletarmos a utilização de cada funcionalidade referente ao módulo de folha de pagamento dentro do sistema governa, solicitamos aos respondentes que justificassem, caso tivesse, o não preenchimento de alguns campos, o que se pode notar é que algumas justificativas estavam voltadas a:

• "O RH ser subordinado a SEGEP"
•  "A não obrigação do preenchimento do campo,"

• "Não existem todos os tipos de cursos técnicos dentro do sistema, como por exemplo o curso de TEC. Em RADIOLOGIA,"
• "Se trata de preenchimento básico"
• "O RH só consegue realizar consultas."  

Na funcionalidade de informações mensais, quais tópicos você preenche?

Como ilustrado no gráfico acima, podemos observar que dos RHs que preenchem a funcionalidade informações mensais, grande parte tem o proveito dos tópicos mencionados, é possível perceber que entre os tópicos utilizados, existe  um maior volume na utilização do campo Informações Bancárias com 85,7% (5 setores), Local de Trabalho com 83,3% (5 setores) e Complementar com 66,7 (4 setores), já com uma margem inferior temos o tópico Cálculo com um percentual de 50% (3 setores), Dependente com um percentual de 16,7 % (1 setor), e por fim, Contábil com 16,7% (1 setor).

Os tópicos que você não marcou, nos diga o por que você não preenche.

Após coletarmos a utilização de cada funcionalidade, solicitamos aos respondentes que justificassem, caso tivesse, o não preenchimento de alguns campos, o que se pode notar é que algumas justificativas estavam voltada a :

• “Por que não é solicitado pela SEGEP, exemplo: dependente não solicita mais documentação.”
• “Pq não pertencem a esses campo de informações funcionais.”
• “A instrução passada foi para preenchimento apenas desses campos.”
• “As abas que estão disponíveis para o RH são somente para consultas.”
• “Não são campos obrigatórios.”
• “alguns campos são de responsabilidade da folha de pagamento do Estado.”

No campo de movimentação mensal você preenche a funcionalidade de "Planilha Diferença"?

Como ilustrado no gráfico acima,  das 7 respostas obtidas podemos perceber que grande parte dos setores não preenche o campo de Movimentação Mensal, somando um total de 6 respondentes que marcaram a opção “NÃO” e 1 respondente que  marcou a opção  “SIM”. Logo, conseguimos analisar o percentual de 85,7% dos setores que não preenchem o campo.

 Os tópicos que você não marcou, nos diga o por que você não preenche.

Após coletarmos a utilização de cada funcionalidade, solicitamos aos respondentes que justificassem, caso tivesse, o não preenchimento de alguns campos, o que se pode notar é que algumas justificativas estavam voltada a :

• “Não é de responsabilidade do RH, sim da folha de pagamento”
• Não vejo utilidade para o meu trabalho”
• “Não é obrigatória”
• “competência da SEGEP”
• “As abas que estão disponíveis para o RH são somente para consultas”
• “O RH não tem acesso”

 No campo movimentação mensal, quais funcionalidades você preenche?

Como ilustrado no gráfico acima, podemos observar os  RHs que  preenchem a funcionalidade movimentação mensal, assim temos uma porcentagem de 57,1%( 4 setores)  dando referência ao campo Individual, 14% (1 setor) ao campo de Importação,  0% ao campo coletivo e Inconsistência Histórica e 57,1 % nos afirmou não ter acesso a nenhum dos campos representados acima .

Os tópicos que você não marcou, nos diga o por que você não preenche.

Após coletarmos a utilização de cada funcionalidade, solicitamos aos respondentes que justificassem, caso tivesse, o não preenchimento de alguns campos, o que se pode notar é que algumas justificativas estavam voltada a :

• “Preenchemos apenas o campo férias”
• “Não há necessidade”.
• “O RH não tem acesso. Obs.: Não temos acesso a nenhuma das alternativas”.
• “As abas que estão disponíveis para o RH são somente para consultas”.
• “Não tenho acesso”.
• “São informações de implantação de verbas, que são de responsabilidade da folha de pagamento. Apenas as férias são marcadas aqui no RH SESAU”.
• “Nenhuma das alternativas".

Nos diga quais funcionalidades de verba periódica você preenche.

Como ilustrado no gráfico acima, podemos observar os RHs que preenchem a funcionalidade verba periódica, assim temos uma porcentagem de 42,9 %( 3 setores)  dando referência ao campo verba individual 14,3 % (1 setor) ao campo de verba coletiva,  57,1 % ( 4 setores) que não fazem utilização de nenhum dos campos representados acima .

Os tópicos que você não marcou, nos diga o por que você não preenche.

Após coletarmos a utilização de cada funcionalidade, solicitamos aos respondentes que justificassem, caso tivesse, o não preenchimento de alguns campos,o que se pode notar é que algumas justificativas estavam voltada a :

• “Porque esse campo não existe.”
• “Não preenchemos verba. Até então não temos acesso a inserção de verbas, com exceção ao auxílio saúde condicional.”
• “As abas que estão disponíveis para o RH são somente para consultas”.
• “Não tenho acesso.”

10.2. Resultados Finais 

Partindo da  informação que o sistema governa passa a partir deste ano a ser de total responsabilidade do estado de RONDÔNIA, baseado nos aspectos expostos acima, tentou-se coletar ao máximo a utilização e a percepção de cada respondente dos setores de Rh. Destacamos ainda, que por motivos ainda não detectados é possível perceber que existe uma centralização de atividades na DESP, e que os RHS tem liberações mais simples como por exemplo inserção de dados dos servidores e criação de matricula, quando a DESP possui acessos mais complexos como:  alterações e exclusões financeiras, ressalto que  estamos buscando o entendimento parcial da utilização das funcionalidades e campos, para que possamos em um futuro próximo implementar melhorias , visando a celeridade nos processos e a melhor entrega de resultados aos envolvidos.

11. COMPETÊNCIA DA DESP

Foi solicitado ao time que analisasse as competências impostas a DESP, com isso entramos em contato com os envolvidos para questionar a existência de um documento oficial , nos foi dito que este  não existe e que hoje a Diretoria executiva de pagamentos trabalha com um documento informal para definir a obrigação de seus núcleos, o time ainda realizou pesquisas e  foi encontrada a Lei Complementar nº 827, de 15 de julho de 2015 que trata das competência da DESP, como expresso abaixo:

§ 1º. Fica criada a Diretoria Executiva do Sistema de Pagamento - DESP, subordinada à Superintendência Estadual de Gestão de Pessoas - SEGEP, a qual funcionará como Órgão Central do Sistema de Pagamento - SISPAG com as seguintes competências:

I - descentralizar a inserção de dados no Sistema;

II - unificar os Órgãos do Poder Executivo, da Administração Direta e Indireta, em um único Sistema de Folha de Pagamento;

III - acompanhar a evolução da folha de pagamento a partir de análise estatística dos percentuais de crescimento, realizando efetivo controle sobre os gastos com pessoal;

IV - implementar testes de criação de novas verbas para eliminar a possibilidade de ocorrência de erros;

V - analisar legislação de pessoal e elaborar as regras para a criação das novas verbas;
Lei Complementar Nº 827 DE 15/07/2015
VI - permitir a análise de conformidade, após o processamento gerado pelo sistema informatizado de pagamento, por meio da rigorosa observância da legislação e das regras de negócio; e

VII - exercer outras atividades de sua responsabilidade e demais atribuições delegadas pela gestão superior.

contudo esta mesma Lei foi revogada pela nova Lei Complementar N°965 DE 20/12/2017 no Art.192. 

Assim entende-se que atualmente a DESP, não possui documento oficial, Lei ou Regime Interno com suas competências, por essa falta de regulamentação há dificuldade em saber se o que a DESP executa hoje está dentro ou não de suas competências

12. ANÁLISE TEMPO MÉDIO DOS PROCESSOS

O presente relatório tem como objetivo analisar o tempo médio dos tipos de processos com maior volume na DESP, para isto, foi feita uma coleta no SEI em números utilizando como base os 18 tipos de processos que o Time analisou anteriormente que representam 80% do montante processual que a DESP trabalhou no ano de 2020.

12.1 Da análise:

Gráfico 1. Tipos de processos com menor média de tempo (horas)

O gráfico acima representa dois tipos de processos que tem a menor média de tempo para a conclusão na DESP. Desta maneira, desde o momento da solicitação até a finalização do processo de Adicional de Insalubridade demora-se em torno de 23 horas; para a finalização do processo de Ficha Funcional- Contrato temporário demora-se 12 horas.

O processo de Ficha funcional- Contrato temporário é a solicitação para que seja feita a ficha funcional de servidores novos ingressados por contrato temporário. Levando em consideração o contexto atual brasileiro com a covid-19 e posterior emergência na atuação de profissionais temporários, principalmente na área da saúde, constata-se que, este tempo médio curto reflete esta urgência. Além do mais, Ficha funcional- Contrato temporário trata-se de um tipo de processo priorizado pelas servidoras da DESP levando em consideração a gravidade, urgência e tendência.

Gráfico 2: Tipos de processos com menor média de tempo (dias)

O gráfico acima representa os 11 tipos de processos com menor tempo em dias para sua finalização. Temos então que destes acima, apenas 3 simbolizam processos prioritários da DESP, sendo Nomeação e Implantação em Folha (4 dias), Pensão alimentícia (3 dias) e Exoneração e Pagamento de verbas rescisórias (13 dias).

Pensão alimentícia/ Ação judicial

Durante a reunião de coleta dos tipos de processos a serem priorizados, foi informado ao time que Pensão Alimentícia e Ação Judicial deveriam ser tratados juntos, por serem do mesmo viés. Entretanto, com esta análise o time verifica que a DESP trabalha com ambos processos de maneira diferente, visto que:

Tipo de processo X Tempo médio

Pensão Alimentícia	3d 11h
Ação Judicial	63d 17h

Segundo os dados coletados o processo de pensão alimentícia acontece em apenas três dias, enquanto o de Ação Judicial em sessenta e três dias. Fazendo com que o time tenha a seguinte indagação: Se os tipos de processos tratam sobre um mesmo assunto porquê:

1. Existem duas nomenclaturas diferentes para referencia-los;
2. A DESP trabalha de maneira individual com eles;
3. Há tanta diferença de tempo entre os dois;

Caso a DESP reflita e decida que ambos são diferentes, há de questionar se ambos são processos prioritários e se não forem, qual dos dois deverá ser priorizado.

 Gráfico 3: Tipos de processos com maior média de tempo (dias)

Temos acima que, o tipo de processo com maior tempo para sua finalização é o de Solicitação de Documentos/ Informações Funcionais com quase 100 dias para que a DESP forneça as informações solicitadas ao servidor. A indagação que fica é: Porquê a DESP demora tanto para finalizar este tipo de processo?

A hipótese para a demora poderia ser devido ao grande volume processual, visto que, todos os processos aqui analisados simbolizam 80% do trabalho desempenhado pela DESP. Entretanto, ao analisar de maneira singular a quantidade deste tipo de processo em 2020, verificamos que:

Tipo de processos	Quantidade de Processos
Solicitação de Documentos/ Informações Funcionais	103

 

Desta maneira, futuramente, seria interessante saber a resposta frente a estes dados apresentados. Será realmente que a DESP precisa demorar em média 93 dias para cada Solicitação de Documentos/ Informações Funcionais do servidor?

Em segundo plano, temos que destas informações apresentadas no Gráfico 3: Tipos de processos com maior média de tempo (dias), dois  tipos de processos foram priorizados pela DESP como os mais importantes, levando em consideração a gravidade, urgência e tendência. São eles: Ação Judicial (63 dias) e Verbas rescisórias (26 dias). Com isto, a indagação que fica é:

1. Se estes processos são os mais importantes para a DESP por que estão juntos com os demais tipos de processos que possuem maior tempo?
2. Não deveria haver uma atenção maior a eles?

12.4. Conclusão:

Gráfico 4: Quantidade de processos priorizados em 2020 e seu tempo médio (dias)

Tipo de processos	Quantidade	Tempo médio
Ficha Funcional - Contrato Temporário	241	12 horas
Verbas Rescisórias	162	26 dias
Exoneração e Pagamento de Verbas Rescisórias	152	13 dias
Nomeação e Implantação em Folha	127	4 dias
Ação Judicial	83	63 dias
Pensão alimentícia	92	3 dias

Acima está uma visão geral da quantidade de processos priorizados que foram trabalhados no ano de 2020 e a média do tempo de conclusão para cada um deles. Desta maneira, verifica-se que os processos de Nomeação e Implantação em Folha, Pensão alimentícia e Ficha Funcional - Contrato Temporário são os que demoram menos tempo para serem finalizados. Enquanto os demais, estão acima de 10 dias. Como elencado anteriormente neste relatório, deverá ser verificado posteriormente com a DESP o motivo pelo qual há tamanha demora para processos que segundo as mesmas, são os mais importantes.

13. RISCOS POR TRÁS DOS PROBLEMAS ENFRENTADOS PELA DESP E RH

A ferramenta Análise de Risco tem a finalidade de captar e gerenciar áreas de incerteza que pode impactar uma iniciativa, solução ou organização. O time realizou a análise no qual captou os riscos dos problemas abordados, classificou a tolerância aos riscos, à avaliação e as respostas aos riscos.

Sendo assim, trouxemos a seguir os seguintes resultados coletados entre time e DESP:

* Vale ressaltar que todas as funcionalidades do Governa, exceto o cadastro de servidor, podem interferir no financeiro do mesmo. Podemos citar como exemplo alterações ou exclusões nos campos de: Verbas Periódicas, Verbas Eventuais, Afastamento, Férias, dentre outros.

Foi citado que recentemente houve um preenchimento incorreto por parte do solicitante no campo que trata de cálculo de hora extra, EX:  o cálculo de horas extras é feito multiplicando a quantidade de horas excedentes x determinado valor extra. Se o servidor preencher incorretamente, a multiplicação resultará em um valor incorreto que será direcionado ao servidor que posteriormente terá que fazer a devolução do mesmo, no caso de valor excedente .

14. PAINEL DE IDEAÇÃO PROCESSO DE RESCISÃO E PAGAMENTO DE VERBAS RESCISÓRIAS

15. Análise de Valor IDARON

Ator	Tarefa	Descrição	Agrega valor?	Por que?	ECRS	Há possibilidade de Integração com sistemas da SETIC? Ex.: Alpha, e-estado, portal do servidor	7 desperdícios Lean
-	Necessidade de rescindir contrato do servidor	Podem ocorrer de 3 formas: Fim de contrato: Por não atender as atribuições do contrato: Por dispensa do interesse público: Ocorre no caso de existir concurso ativo, e por ordem judicial , assim é feita a dispensa do servidor contrato. A pedido do servidor	-			-
RH IDARON	Notificar Rescição contratual	Onde: SEI 2. Elaborar documento para Notificar servidor da rescição contratual 3. Assinatura do presidente do idaron 4.Assinatura do Gerente de RH 5.Lançar n° do processo no e-estado	NAV/N	A atividade não agrega valor devido o fato de ser feita pelo SEI, um sistema que necessita ser descentralizado, principalmente pelo fato de haver um próprio para este tipo de solicitação. Entretanto, é necessária que seja feita pois é um meio de avisar ao servidor o fim de seu contrato.	Simplificar pois será feita pelo Portal do servidor de maneira mais simples	Integração com o portal do servidor através da API push
RH IDARON	Juntar documentos de rescisão	SEI, Governa e integrado; Ficha financeira, ficha Funcional, Edital de convocação; ultimo contracheque e decimo terceiro.	NAV/N	A atividade não grega valor devido ao fato de ser feita de maneira que o RH precisa solicitar algumas documentações compostas no checklist que já poderia ter acesso, como por exemplo o mapa de frequencia solicitado ao NAFAS. Além do mais, o IDARON tem um sistema interno chamado Integrado que fornece as informações funcionais do servidor, o mesmo poderia ser feito pelo e-estado ou portal do servidor. Entretanto, a atividade é necessária pois é necessária estas informações para posterior cálculo de verbas	Simplificar pois as informações podem ser geradas em outros sistemas que tem os dados do servidor, sem precisar pedir para terceiros.	Governa, E-estado, Portal do servidor
RH IDARON	Despachar para ciencia	Servidor dar ciencia	NAV/N	Não agrega valor pois de maneira informal o servidor sabe que será exonerado, entretanto é necessário como um meio de formalizar a informação via sistema, evitando problemas futuros.	Simplificado pois não precisa acontecer no sei, pode ser uma autorização simples no portal do servidor	Integração com o portal do servidor através da API push
RH IDARON	Inativar acessos do servidor	internos e externos.	NAV/N	Não agrega valor pois deveria ser feito no final do processo, visto que o servidor ainda esta em efetivo exercicio		Sistema "Meu acesso"
SERVIDOR	Entregar carteira de trabalho	Seguindo orientações do processo no sei o servidor entregará a carteira de trabalho para rescisão no endereço expresso;	NAV/N	Não agrega valor pois atualmente existe sistema de carteira digital, sem necessidade do servidor ir presencial fazer a entrega da carteria de trabalho. Entretanto, alguns orgãos públicos não tem conhecimento deste mecanismo, fazendo de forma manual	Simplificada pois existem outras maneiras sistematizadas da atividade acontecer	verificar possibilidade de fazer as anotações em algum sistema, sem ser de maneira fisica. e-social
RH IDARON	Elaborar Termo de Recebimento	Incluir no SEI o termo de recebimento da carteira	NAV/N	Não agrega valor pois poderia ser automatizado seguindo o principio da carteira digital. Entretanto, atualmente é necessário por ser feito manual.	Simplificada pois existem outras maneiras sistematizadas da atividade acontecer	verificar possibilidade de fazer as anotações em algum sistema, sem ser de maneira fisica. e-social
DEAR, CORREGEDORIA, PATRIMONIO E SETOR DE DIÁRIAS	Incluir certidões	incluir certidões atestando a falta de pendencias setor de diárias:  para confirmarem que não há pendencias no pagamento de diárias do servidor corregedoria:Para confirmarem que não há pendencias administrativas do servidor DEAR:Confirmar que não há pendencias no nome do servidor relacionadas ao pagamento do DARE Patrimonio:Confirmar que não há pendencias no nome do servidor, ou seja, não há nenhum patrimonio do idaron no nome do servidor	AV	Todas as certidões incluidas são importantes para o cálculo de verbas rescisórias, estão presentes no checklist que é consumido tanto pela Coordenadoria de controle interno para análise documental do processo.	Simplificada todas as certidões podem ser geradas pelo e-estado.	e-estado (certidões negativas);
NAFAS/SEGEP	Inserir mapa de frequencia do servidor	a emissão do mapa de frequência pelo Núcleo de Frenquência da SEGEP.	NAV/D	Esta atividade poderia ser de responsabilidade do RH sendo emitida sem presença de terceiros.	Eliminado pois a atividade não necessitaria mais solicitar mapa de frequencia, visto que seria de sua responsabilidade	SIF	Processamento desnecessário produção de algo que não é necessário.
DIDEP- Divisão de Despesa com Pessoal	Elaborar Planilha de cálculo	com valor das verbas rescisórias	NAV/N	Esta atividade não agrega valor pois é feita no excel, copiada e colada no SEI, podendo ser feita diretamente dentro de um sistema. Mas é necessária pois é nesta etapa que é calculado o valor das verbas rescisórias do servidor e atualmente não há sistema disponivel para que seja feito tal calculo.
coordenadoria de controle interno	Analisar documentações	Parecer positivo: Encaminha para gabinete do idaron para autorização de pagamento Parecer Negativo: apontamento para consertar a inconformidade encontrad	AV	É um dos documentos do Checklist e um meio de confirmação de que as documentações incluidas estão da maneira correta.		?
Ordenador de despesas	Assinar processo		AV	Meio de autorização de pagamento das verbas rescisórias do do servidor		Integração com o assine aqui
RH IDARON	Enviar Ofício ao GAB/SEGEP	despachar processo para DESPPROT/SEGEP	NAV/N	Para dar andamento no processo.		Integração com o Gov.Doc (Criar documentos oficiais do estado)
DESPPROT/SEGEP	Distribuir processo	despachar para GSIP	NAV/N	Para dar andamento no processo.		?
GSIP/Carteiras	Implantar em folha		AV	Para fazer os ultimos lançamentos de informações do servidor a ser excluido da folha de pagamento do Estado.		Governa
GSIP/assessora	Analisar documentações	Vericação de documentos do processo	NAV/N	Não agrega valor, já é feita a análise anteriormente pela coordenadoria do IDARON. Entretanto, é necessário haver esta etapa visto que, mesmo com uma análise anterior da secretaria o processo ainda corre de maneira incorreta, só é verificado o erro na análise da GSIP.		-
GSIP/Carteiras	Desligar servidor em folha	O responsável desativa matricula após o lançamento do pagamento das verbas rescisórias	AV	Agrega valor para Estado e RH pois registra o desligamento do servidor e motivo. E para o servidor , receberá o pagamento das suas verbas rescisórias		?
GSIP/Carteiras	Despachar processo para secretaria de origem	anexo documento comprobatório	NAV/N	Para dar andamento no processo.
RH IDARON	Receber documento comprobatório de exclusão em folha		NAV/N	Não agrega valor pois poderá ser feito pelo alpha ou qualquer outro sistema a confirmação de exclusão em folha do servidor	Simplificado pois poderá ser enviado pelo alpha ou outro sistema.
SERVIDOR	Receber ciência do documento comprobatórios de exclusão em folha	O servidor receberá o processo e dará ciencia no processo	NAV/D	Servidor pode saber a tramitação de seu processo de outra maneira.	Eliminado pois o servidor já deu ciencia no inicio do processo	Alpha (RH informando a conclusão e anexar documentos se necessário) Portal do servidor (onde visualizar os documentos e a conclusão do serviço)	Processamento desnecessário produção de algo que não é necessário.