Relatório de levantamento dos serviços da SETIC
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Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação |
Última Alteração |
Versão |
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Time: |
Projeto Zeta |
23/06/2022 |
1.0 |
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Integrantes: |
Antonio Vitor, Anny Ribeiro e Bárbara Fernandes |
Sprint 31: 15/06/2022 a 29/06/2022 |
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Cliente: |
Henrique Douglas de Araújo Freire Costa (Coordenador de Gestão Estratégica) |
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Product Owner: |
Suerlei Dutra |
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LISTA DE SIGLAS:
COGE - Coordenadoria de Gestão Estratégica
CAF - Coordenadoria Administrativa e Financeira,
CODE - Coordenadoria de Desenvolvimento
COINFRA - Coordenadoria de Infraestrutura e Serviços
CAGD - Coordenadoria de Análise e Gestão de Dados
CONSEGI - Coordenadoria de Segurança da Informação
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ÍNDICE:
1- INTRODUÇÃO
2 - JUSTIFICATIVA
3 - OBJETIVO
4 - RESULTADOS
Tabela 1 - Gabinete
Tabela 2 - Coordenadoria Administrativa e Financeira - CAF
Tabela 23 - Coordenadoria de Gestão Estratégica - COGE
Tabela 34 - Coordenadoria de Desenvolvimento - CODE
Tabela 45 - Coordenadoria de Infraestrutura e Serviços - COINFRA
Tabela 56 - Coordenadoria de Segurança da Informação - CONSEGI
Tabela 67 - Coordenadoria de Análise e Gestão de Dados - CAGD
5 - CONCLUSÃO
5.1 - Proposta do Time
6 - REFERÊNCIAS
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1- INTRODUÇÃO
Considerando a intenção da Gestão da Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação de unificar em plataforma os serviços da Administração Direta e Indireta, visto atender x batalha do planejamento estratégico. A partir das problemáticas levantadas de um ambiente caótico dos dados, falta de transparência, visibilidade dos serviços, assim como, a falta de orientação de como e onde ter acesso a esses serviços obtendo impacto negativos sociais e fiscais no Governo do Estado de Rondônia.
O grande desafio será mitigar os impactos negativos na prestação dos serviços públicos, tendo em vista que a organização estadual detém seu próprio banco de dados de forma isolada um do outro, o que dificulta o consumo e cruzamento desses dados para elaboração eficiente de políticas públicas.
Deste modo, a superintendência em questão está desenvolvendo um sistema que atenda a necessidade, sendo o projeto piloto a própria instituição, onde a equipe 300 levantará os serviços obedecendo a lei federal n°13.460/2017 de Defesa do Usuário do Serviço Público e o Decreto Estadual nº 22.728/2018 de simplificação do atendimento prestado ao usuário dos serviços públicos e a Lei nº 14.129/2021 princípios, regras e instrumentos para o Governo Digital com intuito inserir essas informações na plataforma Alpha, previsto pelo time de desenvolvimento, sistema unificado de serviços.
2 - JUSTIFICATIVA
O Estado atualmente não tem um canal direto e barato para comunicação com seus cidadãos quando for necessário dar avisos ou informativos, acompanhamento dos serviços pelo usuário. Assim construir um canal sólido de comunicação gratuita com o cidadão é essencial para diminuir os impactos negativos sociais e fiscais.
3 - OBJETIVO
O propósito do time é levantar os serviços que atualmente a Superintendência estadual de tecnologia e comunicação dispõe observados o que a lei exige. Ao final, como o levantamento dos serviços, será cadastrado no plataforma Alpha possuindo um canal único de catalogo, de solicitação do usuário.
4 - RESULTADOS
Trata-se da coleta de informações sobre os serviços prestados por esta Superintendência, que atualmente dispõe de 218 serviços coletados pela equipe, dentre eles estão a Coordenadoria de Gestão Estratégica - COGE, Coordenadoria Administrativa e Financeira - CAF , Coordenadoria de Desenvolvimento - CODE, Coordenadoria de Segurança da Informação - CONSEGI, Coordenadoria de Análise e Gestão de Dados - CAGD e a Coordenadoria de Infraestrutura e Serviços - COINFRA.
Onde realizamos a entrevista com cada responsável pelo serviço em suas coordenadorias, abordando temáticas obrigatórias pela lei federal n°13.460/2017 e Decreto Estadual nº 22.728/2018, que remete ao cumprimento da administração pública direta e indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios de dispor de uma Carta de Serviços onde usuário do serviço terá o direito a informações dos serviços oferecidos pela Instituição, requisitos, documentos, formas e informações necessárias para acessar o serviço, principais etapas para processamento do serviço, previsão do prazo máximo para a prestação do serviço, forma de prestação do serviço e dentre outros.
Assim levantamos todas etapas necessária da lei bem como necessárias ao sistema Alpha, conforme demonstrado a seguir:
Tabela 1 - Gabinete
Os serviços estão disponíveis para visualização, a seguir:
No dia 18 de julho de 2022, às 09 horas, o time de transformação digital encaminhou a planilha modelo a fim de obter o levantamento dos serviços do gabinete, assim, foi encaminhado a planilha pelo e-mail institucional, Zimbra, para a Jônica, a qual faz parte da chefia do gabinete. Foi dado um prazo de até o dia 20 de julho de 2022, para que a chefia do gabinete retornasse com as informações.
No dia 20 de julho de 2022, às 10 horas, a chefia do gabinete encaminhou a planilha com os serviços levantados, porém, o time observou que faltava detalhar algumas informações como: Etapas do processo e Tempo de realização do serviço. Logo, no dia 21 de julho de 2022, às 11 horas, o time recebeu a planilha atualizada com os serviços da chefia de gabinete. Após receber a planilha, o time realizou a transferência das informações para a planilha geral dos serviços da SETIC, como também na atualização da carta de serviços da SETIC.
Tabela 2 - Coordenadoria Administrativa e Financeira - CAF
Os serviços estão disponíveis para visualização (e para posterior inclusão na Carta de Serviços da SETIC), a seguir:
No dia 15 de junho de 2022 às 11 horas, o time da Gerência de Transformação Digital encaminhou a planilha com os serviços já levantados anteriormente das respectivas unidades pertencentes a Coordenadoria Administrativa e Financeira, sendo estas: Gerência de Administração, Gerência de Recursos Humanos e Gerência de Almoxarifado, para que ambos revisassem e atualizassem, algum serviço que tenha sido excluído ou alterado.
Foi dado um prazo para que os gestores realizarem as devidas modificações, assim, no dia 17 de junho de 2022, a gerência de recursos humanos e a gerência de almoxarifado realizaram as devidas alterações, logo ficou faltando a gerência de administração no qual ficou de entregar a planilha no dia 20 de junho de 2022 às 11 horas. Às 12 horas, a gerência de administração encaminhou a planilha com os serviços corrigidos.
Tabela 23 - Coordenadoria de Gestão Estratégica - COGE
Tabela 34 - Coordenadoria de Desenvolvimento - CODE
Tabela 45 - Coordenadoria de Infraestrutura e Serviços - COINFRA
Tabela 56 - Coordenadoria de Segurança da Informação - CONSEGI
Tabela 67 - Coordenadoria de Análise e Gestão de Dados - CAGD
5 - FORMULÁRIOS CADASTRADOS NO SISTEMA ALPHA
Neste tópico, será demonstrado os formulários cadastrados para atendimento dos serviços. Um formulário é um modelo que deve ser completado ou preenchido com certos dados e que permite realizar algum tipo de trâmite. São instrumentos de armazenamento de grande importância para a sistematização de informações. É através deles que serão possíveis pesquisas e documentação de dados do usuário solicitante. Além de funcionarem como uma ponte entre o usuário e Instituição, são, também, parte integrante de um conjunto de técnicas que tem como objetivo otimizar o funcionamento das organizações.
5.1 Coordenadoria de Gestão Estratégica
No dia 14 de fevereiro de 2022, as 12h30min foi realizado uma reunião com o Coordenador de Gestão Estratégica para alinhar as informações quanto aos formulários de serviços da coordenação.
5.1.2 Gerência de Projetos
Serviço: Treinamento em Elaboração de projetos
Formulário:
1-Instituição e Setor solicitante
2-Setor onde o treinamento será aplicado
3-Cargo do solicitante
4-Nome completo do solicitante
5-Nome completo dos participantes
6-Quantidade de participantes
7-O treinamento a ser realizado será online ou presencial?
8-Existe local prévio para o treinamento? Se, sim, informar capacidade do espaço e localização. Se não, o setor solicitante deverá providenciar o local a ser realizado o treinamento. (É de responsabilidade do solicitante providenciar o local).
9-Qual a data prevista para realização do treinamento? (A data solicitada será analisada pela Gerência de Projetos).
10-O setor solicitante necessita de emissão de certificado?
11-O que motivou a solicitação para o treinamento?
12-Telefone institucional
13-E-mail institucional
5.1.2.1 Teste do serviço de treinamento em elaboração de projetos no sistema Alpha
Foi realizado no dia 17 de fevereiro de 2022, o teste de aplicabilidade do formulário da Gerência de Projetos, referente ao serviço de treinamento em gestão de projetos, o sistema não apresentou falhas na plataforma de testes (https://portaldoservidor-qa.sistemas.ro.gov.br/Home/MenuMinhasInformacoes), porém foi listado algumas informações para melhoria na experiência do usuário.
Segue o documento com as considerações feitas durante a solicitação do serviço.
https://docs.google.com/document/d/1E41ZVOMg4EJpvI30U25Ua-0AhHVZaDZmwIP3WvBdfu0/edit?usp=sharing
5.1.3 Assessoria de Planejamento Estratégico
Serviço: Elaboração de Planejamento Estratégico
Formulário:
1-Instituição e Setor do solicitante
2-Cargo do solicitante
2-Setor onde a elaboração de planejamento estratégico será aplicado
3-Nome completo do solicitante
5-Nome completo dos participantes
6-Cargo dos participantes
7-Quantidade de participantes
8-O evento a ser realizado será online ou presencial?
9-Existe algum planejamento estratégico vigente e/ou minuta?
9.1-Se sim, anexar o planejamento estratégico vigente e/ou minuta.
10-Existe local prévio para realização do evento? Se, sim, informar capacidade do espaço e localização. Se não, o setor solicitante deverá providenciar o local a ser realizado o evento. (É de responsabilidade do solicitante providenciar o local).
11-Qual a data prevista para realização da elaboração de planejamento estratégico? (A data solicitada será analisada pela Assessoria de Planejamento Estratégico).
12-O que motivou a solicitação para a elaboração do planejamento estratégico?
13-Telefone Institucional
14-E-mail Institucional
5.1.3.1 Teste do serviço de elaboração de Planejamento Estratégico no sistema Alpha
Foi realizado no dia 17 de fevereiro de 2022, o teste de aplicabilidade do formulário da Assessoria de Planejamento Estratégico, referente ao serviço de elaboração de Planejamento Estratégico, o sistema não apresentou falhas na plataforma de testes (https://portaldoservidor-qa.sistemas.ro.gov.br/Home/MenuMinhasInformacoes), porém foi listado algumas informações para melhoria na experiência do usuário.
Segue o documento com as considerações feitas durante a solicitação do serviço.
https://docs.google.com/document/d/1bqbrqSVJ8yQAn20lZT9b1ehlq_xlXGJugXjBBQ4TRVw/edit?usp=sharing
Serviço: Consultoria na elaboração do Planejamento Estratégico
1-Instituição e Setor do solicitante
2-Setor de aplicação da consultoria
3-Cargo do solicitante
4-Nome completo do solicitante
5-Nome completo dos participantes
6-Quantidade de participantes
7-Possui regimento interno e/ou lei de criação da Instituição?
7.1-Se sim, anexar o regimento interno e/ou lei de criação da Instituição.
8-Existe algum planejamento estratégico vigente e/ou minuta?
8.1-Se sim, anexar o planejamento estratégico vigente e/ou minuta.
9-Existe local prévio para realização do evento? Se, sim, informar capacidade do espaço e localização. Se não, o setor solicitante deverá providenciar o local a ser realizado o evento. (É de responsabilidade do solicitante providenciar o local).
10-Qual a data prevista para realização da consultoria em elaboração de planejamento estratégico? (A data solicitada será analisada pela Assessoria de Planejamento Estratégico).
11-O que motivou a solicitação para consultoria na elaboração do planejamento estratégico?
12-Telefone Institucional
13-E-mail Institucional
5.1.3.1 Teste do serviço de consultoria na elaboração de Planejamento Estratégico no sistema Alpha
Foi realizado no dia 17 de fevereiro de 2022, o teste de aplicabilidade do formulário da Assessoria de Planejamento Estratégico, referente ao serviço de, o sistema não apresentou falhas na plataforma de testes (https://portaldoservidor-qa.sistemas.ro.gov.br/Home/MenuMinhasInformacoes), porém foi listado algumas informações para melhoria na experiência do usuário.
https://docs.google.com/document/d/1-wSknlVzKBdVbmVzsz69P5Dtw45v30K7WNZNOFO1FCQ/edit?usp=sharing
5.1.4 Gerência de Modernização Pública
Serviço: Consultoria do dimensionamento da força de trabalho
1-Instituição e Setor solicitante
2-Setor onde a consultoria será aplicada
3-Cargo do solicitante
4-Nome completo do solicitante
5-Nome completo dos participantes
6-Quantidade de participantes
7-O setor solicitante possui informações ou dados sobre o desempenho da equipe a ser aplicada a consultoria?
7.1-Se sim, anexar relatórios, dados ou estatísticas.
8-Possui regimento interno e/ou lei de criação da Instituição?
8.1-Se sim, anexar o regimento interno e/ou lei de criação da Instituição.
9-A unidade a ser aplicada a consultoria, possui os fluxos das atividades definidas?
9.1 - Se sim, anexar documento.
11- O setor solicitante, possui algum material sobre dimensionamento da força de trabalho (DFT) desenvolvido na Instituição?
11.1- Se, sim, anexar documento.
12-Existe local prévio para a consultoria? Se, sim, informar capacidade do espaço e localização. Se não, o setor solicitante deverá providenciar o local a ser realizado o evento.(É de responsabilidade do solicitante providenciar o local).
13-Qual a data prevista para realização da consultoria? (A data solicitada será analisada pela Gerência de Modernização Pública).
14-Telefone Institucional
15-E-mail Institucional
5.1.4.1 Teste do serviço de consultoria do dimensionamento da força de trabalho no sistema Alpha
Foi realizado no dia 21 de fevereiro , o teste de aplicabilidade do formulário da Gerência de Modernização Pública, referente ao serviço de consultoria do dimensionamento da força de trabalho, o sistema não apresentou falhas na plataforma de testes (https://portaldoservidor-qa.sistemas.ro.gov.br/Home/MenuMinhasInformacoes).
Serviço: Consultoria em elaboração de carta de serviços
1-Instituição e Setor solicitante
2-Setor onde a consultoria será aplicada
3-Cargo do solicitante
4-Nome completo do solicitante
5-Nome completo dos participantes
6-Quantidade de participantes
7-Existe alguma carta de serviços vigente e/ou minuta?
7.1-Se sim, anexar a carta de serviços vigente e/ou minuta.
8-Possui regimento interno e/ou lei de criação da Instituição?
8.1-Se sim, anexar o regimento interno e/ou lei de criação da Instituição.
9-A unidade a ser aplicada a consultoria, possui as etapas dos serviços definidos?
10.1-Se sim, anexar documento das etapas dos serviços.
11-Existe local prévio para a consultoria? Se, sim, informar capacidade do espaço e localização. Se não, o setor solicitante deverá providenciar o local a ser realizado o evento.
12-Qual a data prevista para realização da consultoria? (A data solicitada será analisada pela Gerência de Modernização Pública).
13-Telefone Institucional
14-E-mail Institucional
5.1.4.1 Teste do serviço de consultoria na elaboração da carta de serviços no sistema Alpha
Foi realizado no dia 21 de fevereiro de 2022, o teste de aplicabilidade do formulário da Gerência de Modernização Pública, referente ao serviço de consultoria na elaboração de serviços, o sistema não apresentou falhas na plataforma de testes (https://portaldoservidor-qa.sistemas.ro.gov.br/Home/MenuMinhasInformacoes), porém foi listado algumas informações para melhoria na experiência do usuário.
https://docs.google.com/document/d/1GJdro0VQqv503R1FIg76xCa8Q7DCoPsq8ObiAHzgx6I/edit?usp=sharing
Serviço: Diagnóstico Organizacional
1-Instituição e Setor solicitante
2-Nome completo do solicitante
3-Cargo do Solicitante
4-Qual o resultado esperado ao final do diagnóstico organizacional?
5-Existe alinhamento com as prioridades de governo, plano estratégico da organização?
5.1-Se sim, anexar documento relacionado à demanda.
6-Telefone Institucional
7-E-mail Institucional
5.1.4.1 Teste do serviço de diagnóstico organizacional no sistema Alpha
Foi realizado no dia 21 de fevereiro de 2022, o teste de aplicabilidade do formulário da Gerência de Modernização Pública, referente ao serviço de diagnóstico organizacional, o sistema não apresentou falhas na plataforma de testes (https://portaldoservidor-qa.sistemas.ro.gov.br/Home/MenuMinhasInformacoes).
5.1.5 Gerência de Processos
Serviço: Diagnóstico Organizacional (Negócios)
1-Instittuição e Setor solicitante
2-Nome completo do solicitante
3-Cargo do Solicitante
4-O que motivou a solicitação do Diagnóstico Organizacional?
5- A unidade a ser aplicado o diagnóstico, possui os fluxos das atividades definidas?
5.1- Se sim, anexar documento.
6-Existe alinhamento com o planejamento estratégico do governo do estado de Rondônia e/ou planejamento estratégico da organização? Se sim, qual?
6.1-Se sim, anexar documento relacionado à demanda.
7-Telefone Institucional
8-E-mail Institucional
5.1.5.1 Teste do serviço de diagnóstico organizacional
Foi realizado no dia 23 de fevereiro de 2022, o teste de aplicabilidade do formulário da Gerência de Processos, referente ao serviço de diagnóstico organizacional voltado a processos, o sistema não apresentou falhas na plataforma de testes (https://portaldoservidor-qa.sistemas.ro.gov.br/Home/MenuMinhasInformacoes).
Serviço: Mapeamento dos processos (Negócios)
1-Instituição e Setor solicitante
2-Cargo solicitante
3-Setor onde o mapeamento será aplicado
4-Nome completo do técnico(a) que irá auxiliar no mapeamento do processo.
5-O que motivou a solicitação do mapeamento?
6-Quais os processos necessitam ser mapeados?
7-O setor a ser aplicado o mapeamento, possui os fluxos das atividades definidas?
7.1-Se sim, anexar documento.
8-Existe alinhamento com o planejamento estratégico do governo do estado de Rondônia e/ou planejamento estratégico da organização?
9-Telefone Institucional
10-E-mail Institucional
5.1.5.1 Teste do serviço do Mapeamento dos processos
Foi realizado no dia 23 de fevereiro de 2022, o teste de aplicabilidade do formulário da Gerência de Processos, referente ao serviço de mapeamento de processos, o sistema não apresentou falhas na plataforma de testes (https://portaldoservidor-qa.sistemas.ro.gov.br/Home/MenuMinhasInformacoes).
Serviço: Redesenho dos processos (Negócios)
(Para solicitação deste serviço a Instituição deverá conter o mapeamentos dos processos da sua unidade)
1-Instituição e Setor solicitante
2-Cargo solicitante
3-Setor onde o redesenho será aplicado
5-Nome completo do técnico(a) que irá auxiliar no redesenho do processo.
4-O que motivou a solicitação do redesenho?
5-Quais os processos necessitam ser redesenhados?
6-Anexar o documento de mapeamento.
7-Telefone Institucional
8-E-mail Institucional
5.1.5.1 Teste do serviço do redesenho de processos
Foi realizado no dia 23 de fevereiro de 2022, o teste de aplicabilidade do formulário da Gerência de Processos, referente ao serviço de redesenho de processos, o sistema apresentou falhas na plataforma de testes (https://portaldoservidor-qa.sistemas.ro.gov.br/Home/MenuMinhasInformacoes), quanto ao registro de prazo de atendimento.
Segue o documento com as falhas apontadas.
https://docs.google.com/document/d/1RlKbTflqbyJ4eGYiBSwwcRuiV-RxqpUZibPPL2NJucA/edit?usp=sharing
Serviço: Treinamento em Gestão de processos
1-Instituição e Setor solicitante
2- Nome completo do solicitante
3- Cargo do solicitante
4- Qual o tema do treinamento? (Ex: Desenho de fluxo das atividades do setor x)
5-O que motivou a solicitação para o treinamento?
6-O treinamento a ser realizado será online ou presencial?
6.1 - Se o treinamento for presencial, informar local prévio para o treinamento e capacidade do espaço. (Obs.: É de responsabilidade do solicitante providenciar o local do treinamento).
7- Qual a quantidade de participantes?
8- Nome completo dos participantes
9-Setor/Função dos participantes
10-Qual a data prevista para realização do treinamento? (Obs.: A data solicitada será analisada pela Gerência de Processos).
12-Telefone Institucional
13-E-mail Institucional
5.1.5.1 Teste do serviço do treinamento em gestão de processos
Foi realizado no dia 23 de fevereiro de 2022, o teste de aplicabilidade do formulário da Gerência de Processos, referente ao serviço de treinamento de gestão de processos, o sistema não apresentou falhas na plataforma de testes (https://portaldoservidor-qa.sistemas.ro.gov.br/Home/MenuMinhasInformacoes).
Serviço: Ideação de processos
1-Instituição e Setor solicitante
2-Nome completo do solicitante
3-Cargo do Solicitante
4-Setor onde a idealização do processo será aplicado
5-Nome completo do técnico(a) que irá auxiliar na ideação do processo.
6-Qual o processo/fluxo que será idealizado?
7-O que motivou a idealização do processo?
8- Possui regimento interno e/ou lei de criação da Instituição?
8.1 - Se sim, anexar documento.
9-Telefone Institucional
10-E-mail Institucional
5.1.5.1 Teste do serviço de ideação do processo
Foi realizado no dia 04 de março de 2022, o teste de aplicabilidade do formulário da Gerência de Processos, referente ao serviço de ideação de processos, o sistema não apresentou falhas na plataforma de testes (https://portaldoservidor-qa.sistemas.ro.gov.br/Home/MenuMinhasInformacoes).
5 - CONCLUSÃO
Considerando a necessidade desta gestão em identificar os serviços e obedecer os critérios estabelecidos em lei, a equipe de gerência de modernização pública levantou os serviços e suas etapas afim de documentar e transparecer aos usuários finais as ações dispostos pela Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação.
Onde a equipe aplicou entrevistas com vários técnicos das áreas de Coordenadoria de Gestão Estratégica - COGE, Coordenadoria Administrativa e Financeira, Coordenadoria de Desenvolvimento - CODE e a Coordenadoria de Infraestrutura – COINFRA, Coordenadoria Administrativa e Financeira - CAF, Coordenadoria de Segurança da Informação - CONSEGI e Coordenadoria de Análise e Gestão de Dados - CAGD para levantar todas informações expostas neste relatório.
Deste modo, a equipe conclui, que a coleta realizada será subsidio para alimentar o sistema Alpha, bem como documentar em canal oficial do Estado visando a transparência dos serviços disponibilizados.
5.1 - Proposta do time
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Elaborar o documento Carta de Serviços e publicar em canal oficial
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Os serviços coletados serem alimentados no sistema Alpha
6 - REFERÊNCIAS
DECRETO ESTADUAL n° 22.728 de 5 de Abril de 2018, Dispõe sobre a Simplificação do atendimento prestado ao usuário dos serviços públicos. Disponível em: < http://www.idaron.ro.gov.br/wp-content/uploads/2019/07/D22728.pdf>. Acesso em: 10 de novembro de 2021.
LEI FEDERAL n° 13.460 de 26 de Junho de 2017, Dispõe sobre participação, proteção e defesa dos direitos do usuário dos serviços públicos da administração pública, Disponível em: < http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2017/lei/l13460.htm>. Acesso em: 10 de novembro de 2021.