Relatório de levantamento dos serviços da SETIC
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Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação |
Última Alteração |
Versão |
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Time: |
Projeto Zeta |
17/06/2022 |
1.0 |
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Integrantes: |
Antonio Vitor, Anny Ribeiro e Bárbara Fernandes |
Sprint 31: 15/06/2022 a 29/06/2022 |
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Cliente: |
Henrique Douglas de Araújo Freire Costa (Coordenador de Gestão Estratégica) |
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Product Owner: |
Suerlei Dutra |
1.2 |
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LISTA DE SIGLAS:
COGE - Coordenadoria de Gestão Estratégica
CAF - Coordenadoria Administrativa e Financeira,
CODE - Coordenadoria de Desenvolvimento
COINFRA - Coordenadoria de Infraestrutura e Serviços
CAGD - Coordenadoria de Análise e Gestão de Dados
CONSEGI - Coordenadoria de Segurança da Informação
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ÍNDICE:
1- INTRODUÇÃO
2 - JUSTIFICATIVA
3 - OBJETIVO
4 - RESULTADOS
Tabela 1 - Coordenadoria Administrativa e Financeira - CAF
Tabela 2 - Coordenadoria de Gestão Estratégica - COGE
Tabela 3 - Coordenadoria de Desenvolvimento - CODE
Tabela 4 - Coordenadoria de Infraestrutura e Serviços - COINFRA
Tabela 5 - Coordenadoria de Segurança da Informação - CONSEGI
Tabela 6 - Coordenadoria de Análise e Gestão de Dados - CAGD
5 - CONCLUSÃO
5.1 - Proposta do Time
6 - REFERÊNCIAS
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1- INTRODUÇÃO
Considerando a intenção da Gestão da Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação de unificar em plataforma os serviços da Administração Direta e Indireta, visto atender x batalha do planejamento estratégico. A partir das problemáticas levantadas de um ambiente caótico dos dados, falta de transparência, visibilidade dos serviços, assim como, a falta de orientação de como e onde ter acesso a esses serviços obtendo impacto negativos sociais e fiscais no Governo do Estado de Rondônia.
O grande desafio será mitigar os impactos negativos na prestação dos serviços públicos, tendo em vista que a organização estadual detém seu próprio banco de dados de forma isolada um do outro, o que dificulta o consumo e cruzamento desses dados para elaboração eficiente de políticas públicas.
Deste modo, a superintendência em questão está desenvolvendo um sistema que atenda a necessidade, sendo o projeto piloto a própria instituição, onde a equipe 300 levantará os serviços obedecendo a lei federal n°13.460/2017 de Defesa do Usuário do Serviço Público e o Decreto Estadual nº 22.728/2018 de simplificação do atendimento prestado ao usuário dos serviços públicos e a Lei nº 14.129/2021 princípios, regras e instrumentos para o Governo Digital com intuito inserir essas informações na plataforma Alpha, previsto pelo time de desenvolvimento, sistema unificado de serviços.
2 - JUSTIFICATIVA
O Estado atualmente não tem um canal direto e barato para comunicação com seus cidadãos quando for necessário dar avisos ou informativos, acompanhamento dos serviços pelo usuário. Assim construir um canal sólido de comunicação gratuita com o cidadão é essencial para diminuir os impactos negativos sociais e fiscais.
3 - OBJETIVO
O propósito do time é levantar os serviços que atualmente a Superintendência estadual de tecnologia e comunicação dispõe observados o que a lei exige. Ao final, como o levantamento dos serviços, será cadastrado no plataforma Alpha possuindo um canal único de catalogo, de solicitação do usuário.
4 - RESULTADOS
Trata-se da coleta de informações sobre os serviços prestados por esta Superintendência, que atualmente dispõe de 218 serviços coletados pela equipe, dentre eles estão a Coordenadoria de Gestão Estratégica - COGE, Coordenadoria Administrativa e Financeira - CAF , Coordenadoria de Desenvolvimento - CODE, Coordenadoria de Segurança da Informação - CONSEGI, Coordenadoria de Análise e Gestão de Dados - CAGD e a Coordenadoria de Infraestrutura e Serviços - COINFRA.
Onde realizamos a entrevista com cada responsável pelo serviço em suas coordenadorias, abordando temáticas obrigatórias pela lei federal n°13.460/2017 e Decreto Estadual nº 22.728/2018, que remete ao cumprimento da administração pública direta e indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios de dispor de uma Carta de Serviços onde usuário do serviço terá o direito a informações dos serviços oferecidos pela Instituição, requisitos, documentos, formas e informações necessárias para acessar o serviço, principais etapas para processamento do serviço, previsão do prazo máximo para a prestação do serviço, forma de prestação do serviço e dentre outros.
Assim levantamos todas etapas necessária da lei bem como necessárias ao sistema Alpha, conforme demonstrado a seguir:
Tabela 1 - Coordenadoria Administrativa e Financeira - CAF
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1o-4hxBHu074IXowzH2jWuTTVpy3mbZ8Y/edit?usp=sharing&ouid=108464823999561154866&rtpof=true&sd=true
No dia 15 de junho de 2022, o time da Gerência de Transformação Digital encaminhou uma planilha dos serviços aos gestores das respectivas unidades (pertencentes a Coordenadoria Administrativa e Financeira), sendo estas: Gerência de Administração, Gerência de Recursos Humanos e Gerência de Almoxarifado, para que ambos revisassem, atualizando (se necessário), algum serviço que tenha sido excluído ou alterado, visto que anteriormente essa mesma planilha já havia sido preenchida.
Após os gestores realizarem as devidas modificações no prazo limite em 17 de junho de 2022, os serviços ficam disponíveis para visualização (e para posterior inclusão na Carta de Serviços da SETIC), a seguir:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1uGR2aHhCtNVC8rGrmIcJl9sXF9UrzDtp/edit?usp=sharing&ouid=108464823999561154866&rtpof=true&sd=true
Tabela 2 - Coordenadoria de Gestão Estratégica - COGE
Tabela 3 - Coordenadoria de Desenvolvimento - CODE
Tabela 4 - Coordenadoria de Infraestrutura e Serviços - COINFRA
Tabela 5 - Coordenadoria de Segurança da Informação - CONSEGI
Tabela 6 - Coordenadoria de Análise e Gestão de Dados - CAGD
5 - FORMULÁRIOS CADASTRADOS NO SISTEMA ALPHA
Neste tópico, será demonstrado os formulários cadastrados para atendimento dos serviços. Um formulário é um modelo que deve ser completado ou preenchido com certos dados e que permite realizar algum tipo de trâmite. São instrumentos de armazenamento de grande importância para a sistematização de informações. É através deles que serão possíveis pesquisas e documentação de dados do usuário solicitante. Além de funcionarem como uma ponte entre o usuário e Instituição, são, também, parte integrante de um conjunto de técnicas que tem como objetivo otimizar o funcionamento das organizações.
5.1 Coordenadoria de Gestão Estratégica
No dia 14 de fevereiro de 2022, as 12h30min foi realizado uma reunião com o Coordenador de Gestão Estratégica para alinhar as informações quanto aos formulários de serviços da coordenação.
5.1.2 Gerência de Projetos
Serviço: Treinamento em Elaboração de projetos
Formulário:
1-Instituição e Setor solicitante
2-Setor onde o treinamento será aplicado
3-Cargo do solicitante
4-Nome completo do solicitante
5-Nome completo dos participantes
6-Quantidade de participantes
7-O treinamento a ser realizado será online ou presencial?
8-Existe local prévio para o treinamento? Se, sim, informar capacidade do espaço e localização. Se não, o setor solicitante deverá providenciar o local a ser realizado o treinamento. (É de responsabilidade do solicitante providenciar o local).
9-Qual a data prevista para realização do treinamento? (A data solicitada será analisada pela Gerência de Projetos).
10-O setor solicitante necessita de emissão de certificado?
11-O que motivou a solicitação para o treinamento?
12-Telefone institucional
13-E-mail institucional
5.1.2.1 Teste do serviço de treinamento em elaboração de projetos no sistema Alpha
Foi realizado no dia 17 de fevereiro de 2022, o teste de aplicabilidade do formulário da Gerência de Projetos, referente ao serviço de treinamento em gestão de projetos, o sistema não apresentou falhas na plataforma de testes (https://portaldoservidor-qa.sistemas.ro.gov.br/Home/MenuMinhasInformacoes), porém foi listado algumas informações para melhoria na experiência do usuário.
Segue o documento com as considerações feitas durante a solicitação do serviço.
https://docs.google.com/document/d/1E41ZVOMg4EJpvI30U25Ua-0AhHVZaDZmwIP3WvBdfu0/edit?usp=sharing
5.1.3 Assessoria de Planejamento Estratégico
Serviço: Elaboração de Planejamento Estratégico
Formulário:
1-Instituição e Setor do solicitante
2-Cargo do solicitante
2-Setor onde a elaboração de planejamento estratégico será aplicado
3-Nome completo do solicitante
5-Nome completo dos participantes
6-Cargo dos participantes
7-Quantidade de participantes
8-O evento a ser realizado será online ou presencial?
9-Existe algum planejamento estratégico vigente e/ou minuta?
9.1-Se sim, anexar o planejamento estratégico vigente e/ou minuta.
10-Existe local prévio para realização do evento? Se, sim, informar capacidade do espaço e localização. Se não, o setor solicitante deverá providenciar o local a ser realizado o evento. (É de responsabilidade do solicitante providenciar o local).
11-Qual a data prevista para realização da elaboração de planejamento estratégico? (A data solicitada será analisada pela Assessoria de Planejamento Estratégico).
12-O que motivou a solicitação para a elaboração do planejamento estratégico?
13-Telefone Institucional
14-E-mail Institucional
5.1.3.1 Teste do serviço de elaboração de Planejamento Estratégico no sistema Alpha
Foi realizado no dia 17 de fevereiro de 2022, o teste de aplicabilidade do formulário da Assessoria de Planejamento Estratégico, referente ao serviço de elaboração de Planejamento Estratégico, o sistema não apresentou falhas na plataforma de testes (https://portaldoservidor-qa.sistemas.ro.gov.br/Home/MenuMinhasInformacoes), porém foi listado algumas informações para melhoria na experiência do usuário.
Segue o documento com as considerações feitas durante a solicitação do serviço.
https://docs.google.com/document/d/1bqbrqSVJ8yQAn20lZT9b1ehlq_xlXGJugXjBBQ4TRVw/edit?usp=sharing
Serviço: Consultoria na elaboração do Planejamento Estratégico
1-Instituição e Setor do solicitante
2-Setor de aplicação da consultoria
3-Cargo do solicitante
4-Nome completo do solicitante
5-Nome completo dos participantes
6-Quantidade de participantes
7-Possui regimento interno e/ou lei de criação da Instituição?
7.1-Se sim, anexar o regimento interno e/ou lei de criação da Instituição.
8-Existe algum planejamento estratégico vigente e/ou minuta?
8.1-Se sim, anexar o planejamento estratégico vigente e/ou minuta.
9-Existe local prévio para realização do evento? Se, sim, informar capacidade do espaço e localização. Se não, o setor solicitante deverá providenciar o local a ser realizado o evento. (É de responsabilidade do solicitante providenciar o local).
10-Qual a data prevista para realização da consultoria em elaboração de planejamento estratégico? (A data solicitada será analisada pela Assessoria de Planejamento Estratégico).
11-O que motivou a solicitação para consultoria na elaboração do planejamento estratégico?
12-Telefone Institucional
13-E-mail Institucional
5.1.3.1 Teste do serviço de consultoria na elaboração de Planejamento Estratégico no sistema Alpha
Foi realizado no dia 17 de fevereiro de 2022, o teste de aplicabilidade do formulário da Assessoria de Planejamento Estratégico, referente ao serviço de, o sistema não apresentou falhas na plataforma de testes (https://portaldoservidor-qa.sistemas.ro.gov.br/Home/MenuMinhasInformacoes), porém foi listado algumas informações para melhoria na experiência do usuário.
https://docs.google.com/document/d/1-wSknlVzKBdVbmVzsz69P5Dtw45v30K7WNZNOFO1FCQ/edit?usp=sharing
5.1.4 Gerência de Modernização Pública
Serviço: Consultoria do dimensionamento da força de trabalho
1-Instituição e Setor solicitante
2-Setor onde a consultoria será aplicada
3-Cargo do solicitante
4-Nome completo do solicitante
5-Nome completo dos participantes
6-Quantidade de participantes
7-O setor solicitante possui informações ou dados sobre o desempenho da equipe a ser aplicada a consultoria?
7.1-Se sim, anexar relatórios, dados ou estatísticas.
8-Possui regimento interno e/ou lei de criação da Instituição?
8.1-Se sim, anexar o regimento interno e/ou lei de criação da Instituição.
9-A unidade a ser aplicada a consultoria, possui os fluxos das atividades definidas?
9.1 - Se sim, anexar documento.
11- O setor solicitante, possui algum material sobre dimensionamento da força de trabalho (DFT) desenvolvido na Instituição?
11.1- Se, sim, anexar documento.
12-Existe local prévio para a consultoria? Se, sim, informar capacidade do espaço e localização. Se não, o setor solicitante deverá providenciar o local a ser realizado o evento.(É de responsabilidade do solicitante providenciar o local).
13-Qual a data prevista para realização da consultoria? (A data solicitada será analisada pela Gerência de Modernização Pública).
14-Telefone Institucional
15-E-mail Institucional
5.1.4.1 Teste do serviço de consultoria do dimensionamento da força de trabalho no sistema Alpha
Foi realizado no dia 21 de fevereiro , o teste de aplicabilidade do formulário da Gerência de Modernização Pública, referente ao serviço de consultoria do dimensionamento da força de trabalho, o sistema não apresentou falhas na plataforma de testes (https://portaldoservidor-qa.sistemas.ro.gov.br/Home/MenuMinhasInformacoes).
Serviço: Consultoria em elaboração de carta de serviços
1-Instituição e Setor solicitante
2-Setor onde a consultoria será aplicada
3-Cargo do solicitante
4-Nome completo do solicitante
5-Nome completo dos participantes
6-Quantidade de participantes
7-Existe alguma carta de serviços vigente e/ou minuta?
7.1-Se sim, anexar a carta de serviços vigente e/ou minuta.
8-Possui regimento interno e/ou lei de criação da Instituição?
8.1-Se sim, anexar o regimento interno e/ou lei de criação da Instituição.
9-A unidade a ser aplicada a consultoria, possui as etapas dos serviços definidos?
10.1-Se sim, anexar documento das etapas dos serviços.
11-Existe local prévio para a consultoria? Se, sim, informar capacidade do espaço e localização. Se não, o setor solicitante deverá providenciar o local a ser realizado o evento.
12-Qual a data prevista para realização da consultoria? (A data solicitada será analisada pela Gerência de Modernização Pública).
13-Telefone Institucional
14-E-mail Institucional
5.1.4.1 Teste do serviço de consultoria na elaboração da carta de serviços no sistema Alpha
Foi realizado no dia 21 de fevereiro de 2022, o teste de aplicabilidade do formulário da Gerência de Modernização Pública, referente ao serviço de consultoria na elaboração de serviços, o sistema não apresentou falhas na plataforma de testes (https://portaldoservidor-qa.sistemas.ro.gov.br/Home/MenuMinhasInformacoes), porém foi listado algumas informações para melhoria na experiência do usuário.
https://docs.google.com/document/d/1GJdro0VQqv503R1FIg76xCa8Q7DCoPsq8ObiAHzgx6I/edit?usp=sharing
Serviço: Diagnóstico Organizacional
1-Instituição e Setor solicitante
2-Nome completo do solicitante
3-Cargo do Solicitante
4-Qual o resultado esperado ao final do diagnóstico organizacional?
5-Existe alinhamento com as prioridades de governo, plano estratégico da organização?
5.1-Se sim, anexar documento relacionado à demanda.
6-Telefone Institucional
7-E-mail Institucional
5.1.4.1 Teste do serviço de diagnóstico organizacional no sistema Alpha
Foi realizado no dia 21 de fevereiro de 2022, o teste de aplicabilidade do formulário da Gerência de Modernização Pública, referente ao serviço de diagnóstico organizacional, o sistema não apresentou falhas na plataforma de testes (https://portaldoservidor-qa.sistemas.ro.gov.br/Home/MenuMinhasInformacoes).
5.1.5 Gerência de Processos
Serviço: Diagnóstico Organizacional (Negócios)
1-Instittuição e Setor solicitante
2-Nome completo do solicitante
3-Cargo do Solicitante
4-O que motivou a solicitação do Diagnóstico Organizacional?
5- A unidade a ser aplicado o diagnóstico, possui os fluxos das atividades definidas?
5.1- Se sim, anexar documento.
6-Existe alinhamento com o planejamento estratégico do governo do estado de Rondônia e/ou planejamento estratégico da organização? Se sim, qual?
6.1-Se sim, anexar documento relacionado à demanda.
7-Telefone Institucional
8-E-mail Institucional
5.1.5.1 Teste do serviço de diagnóstico organizacional
Foi realizado no dia 23 de fevereiro de 2022, o teste de aplicabilidade do formulário da Gerência de Processos, referente ao serviço de diagnóstico organizacional voltado a processos, o sistema não apresentou falhas na plataforma de testes (https://portaldoservidor-qa.sistemas.ro.gov.br/Home/MenuMinhasInformacoes).
Serviço: Mapeamento dos processos (Negócios)
1-Instituição e Setor solicitante
2-Cargo solicitante
3-Setor onde o mapeamento será aplicado
4-Nome completo do técnico(a) que irá auxiliar no mapeamento do processo.
5-O que motivou a solicitação do mapeamento?
6-Quais os processos necessitam ser mapeados?
7-O setor a ser aplicado o mapeamento, possui os fluxos das atividades definidas?
7.1-Se sim, anexar documento.
8-Existe alinhamento com o planejamento estratégico do governo do estado de Rondônia e/ou planejamento estratégico da organização?
9-Telefone Institucional
10-E-mail Institucional
5.1.5.1 Teste do serviço do Mapeamento dos processos
Foi realizado no dia 23 de fevereiro de 2022, o teste de aplicabilidade do formulário da Gerência de Processos, referente ao serviço de mapeamento de processos, o sistema não apresentou falhas na plataforma de testes (https://portaldoservidor-qa.sistemas.ro.gov.br/Home/MenuMinhasInformacoes).
Serviço: Redesenho dos processos (Negócios)
(Para solicitação deste serviço a Instituição deverá conter o mapeamentos dos processos da sua unidade)
1-Instituição e Setor solicitante
2-Cargo solicitante
3-Setor onde o redesenho será aplicado
5-Nome completo do técnico(a) que irá auxiliar no redesenho do processo.
4-O que motivou a solicitação do redesenho?
5-Quais os processos necessitam ser redesenhados?
6-Anexar o documento de mapeamento.
7-Telefone Institucional
8-E-mail Institucional
5.1.5.1 Teste do serviço do redesenho de processos
Foi realizado no dia 23 de fevereiro de 2022, o teste de aplicabilidade do formulário da Gerência de Processos, referente ao serviço de redesenho de processos, o sistema apresentou falhas na plataforma de testes (https://portaldoservidor-qa.sistemas.ro.gov.br/Home/MenuMinhasInformacoes), quanto ao registro de prazo de atendimento.
Segue o documento com as falhas apontadas.
https://docs.google.com/document/d/1RlKbTflqbyJ4eGYiBSwwcRuiV-RxqpUZibPPL2NJucA/edit?usp=sharing
Serviço: Treinamento em Gestão de processos
1-Instituição e Setor solicitante
2- Nome completo do solicitante
3- Cargo do solicitante
4- Qual o tema do treinamento? (Ex: Desenho de fluxo das atividades do setor x)
5-O que motivou a solicitação para o treinamento?
6-O treinamento a ser realizado será online ou presencial?
6.1 - Se o treinamento for presencial, informar local prévio para o treinamento e capacidade do espaço. (Obs.: É de responsabilidade do solicitante providenciar o local do treinamento).
7- Qual a quantidade de participantes?
8- Nome completo dos participantes
9-Setor/Função dos participantes
10-Qual a data prevista para realização do treinamento? (Obs.: A data solicitada será analisada pela Gerência de Processos).
12-Telefone Institucional
13-E-mail Institucional
5.1.5.1 Teste do serviço do treinamento em gestão de processos
Foi realizado no dia 23 de fevereiro de 2022, o teste de aplicabilidade do formulário da Gerência de Processos, referente ao serviço de treinamento de gestão de processos, o sistema não apresentou falhas na plataforma de testes (https://portaldoservidor-qa.sistemas.ro.gov.br/Home/MenuMinhasInformacoes).
Serviço: Ideação de processos
1-Instituição e Setor solicitante
2-Nome completo do solicitante
3-Cargo do Solicitante
4-Setor onde a idealização do processo será aplicado
5-Nome completo do técnico(a) que irá auxiliar na ideação do processo.
6-Qual o processo/fluxo que será idealizado?
7-O que motivou a idealização do processo?
8- Possui regimento interno e/ou lei de criação da Instituição?
8.1 - Se sim, anexar documento.
9-Telefone Institucional
10-E-mail Institucional
5.1.5.1 Teste do serviço de ideação do processo
Foi realizado no dia 04 de março de 2022, o teste de aplicabilidade do formulário da Gerência de Processos, referente ao serviço de ideação de processos, o sistema não apresentou falhas na plataforma de testes (https://portaldoservidor-qa.sistemas.ro.gov.br/Home/MenuMinhasInformacoes).
5 - CONCLUSÃO
Considerando a necessidade desta gestão em identificar os serviços e obedecer os critérios estabelecidos em lei, a equipe de gerência de modernização pública levantou os serviços e suas etapas afim de documentar e transparecer aos usuários finais as ações dispostos pela Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação.
Onde a equipe aplicou entrevistas com vários técnicos das áreas de Coordenadoria de Gestão Estratégica - COGE, Coordenadoria Administrativa e Financeira, Coordenadoria de Desenvolvimento - CODE e a Coordenadoria de Infraestrutura – COINFRA, Coordenadoria Administrativa e Financeira - CAF, Coordenadoria de Segurança da Informação - CONSEGI e Coordenadoria de Análise e Gestão de Dados - CAGD para levantar todas informações expostas neste relatório.
Deste modo, a equipe conclui, que a coleta realizada será subsidio para alimentar o sistema Alpha, bem como documentar em canal oficial do Estado visando a transparência dos serviços disponibilizados.
5.1 - Proposta do time
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Elaborar o documento Carta de Serviços e publicar em canal oficial
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Os serviços coletados serem alimentados no sistema Alpha
6 - REFERÊNCIAS
DECRETO ESTADUAL n° 22.728 de 5 de Abril de 2018, Dispõe sobre a Simplificação do atendimento prestado ao usuário dos serviços públicos. Disponível em: < http://www.idaron.ro.gov.br/wp-content/uploads/2019/07/D22728.pdf>. Acesso em: 10 de novembro de 2021.
LEI FEDERAL n° 13.460 de 26 de Junho de 2017, Dispõe sobre participação, proteção e defesa dos direitos do usuário dos serviços públicos da administração pública, Disponível em: < http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2017/lei/l13460.htm>. Acesso em: 10 de novembro de 2021.