1.0 Projeto Piloto do Consignação

1. Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Nome do produto

Consignação

Nome do projeto

Projeto Piloto

Objetivo do projeto

Evoluir o sistema Consginação para que ele quite a última parcela do contrato do servidor de forma automática no sistema para findar o trabalho manual, além de deixar visível na gestão de averbações o motivo da suspensão de determinada verba, contando ainda com o registro do log de toda movimentação e acesso ao sistema sem dispensar o fortalecimento da segurança no sistema. Tendo previsão de conclusão até 31 de Março de 2022.

Justificativa

O sistema de Consignação é responsabilidade da SEGEP-CECON, e tem um importante impacto na folha de pagamento dos servidores do Estado de Rondônia que possuem empréstimos consignados e cartões de crédito que são vinculados diretamente ao seu pagamento. Seguindo essa linha de raciocínio, quando existem bugs e erros dentro do sistema, isso pode gerar descontos indevidos e até mesmo a falta de descontos, gerando processos judiciais pelos servidores e a insatisfação dos bancos para com o Estado, desmotivando a continuar provendo linhas de crédito aos servidores.

Previsão legal

DECRETO Nº 26.459, DE 15 DE OUTUBRO DE 2021

Lei Complementar n° 701, de 05 de Março de 2013

Lei n° 1.046, de 02 de Janeiro de 1950

Premissas

• Sistema contém muitos bugs;
• Projeto vai acontecer ao mesmo tempo das melhorias do Governa e Perícias;
• Terá um time de desenvolvimento focado no Consignação;
• Testes de qualidade serão feitos rigorosamente;

Restrição

• O sistema não pode quebrar ao subir melhorias para produção;

Requisitos

• Senha fortalecida para segurança do sistema: isso significa que a senha deve expirar a cada x dias e deve conter determinados caracteres.
• O arquivo de desconto que é enviado as consignatárias (empresas que realizam a consignação para o servidor) deve conter o motivo de suspensão do desconto, por exemplo "Atingimento de 30% da subsistência do servidor".
• Na gestão de averbações do Consignação deve conter o motivo de suspensão da verba de forma visível.
• A última parcela do contrato do servidor deve ser quitada de forma automática pelo sistema.
• Registro de log de toda movimentação e Acesso.

Riscos

• Time não ter capacidade para conseguir desenvolver melhorias em tempos hábeis (superado, pois foi destinado um time para o Consignação).
• As regras de negócios serão definidas de acordo com os fluxos.
  
• Insatisfação do cliente com a SETIC;

Equipe

Time de Desenvolvimento:

Product Owner: Gezinéia Costa

Scrum Master: Edson Hiraçaka

Analista de negócios: Jônatas Justiniano

Gerente de Processos: Luma Damon

Gerente de Projetos: Eduardo S. Ferreira

Cliente:  Coordenação de Consignação da Superintendência Estadual de Gestão de Pessoas  (SEGEP-CECON)

Aprovadores do Projeto: Henrique Douglas (Coordenador COGE), Ranon Cavalcante (Coordenador CODE), Abdenildo Sobreira (Diretor Técnico) e Delner Freire (Superintendente).

Público alvo

Servidores SEGEP-CECON, Consignatárias e Servidores Públicos.

Grupos de entregas

Planejamento do Projeto:

Mapeamento e Otimização dos Fluxos:

Desenvolvimento das melhorias: 

Indicadores

Valor de custo do projeto: 

Valor de mercado: R$ -

Valor de economia para o Estado: R$ -

Processos SEI: 

0070.068207/2022-71

0031.068586/2022-66

0031.074722/2022-57

2. Escopo do Projeto

Nessa primeira imagem é relatado a ferramenta Voz do Cliente (VOC), para detecção dos problemas informados pelos clientes de forma interativa através da plataforma do Google Jamboard, na qual foram expostas algumas dores pelos participantes e destacadas as que eles consideravam prioritárias, referente aos sistemas utilizados, falhas e suas rotinas diárias. 

O objetivo da ferramenta é facilitar a identificação de pontos de melhoria de forma precisa e eficiente, do ponto de vista de quem realmente mais importa: o cliente (seja uma necessidade, expectativa ou opinião) especialmente, com seus processos de negócios, produtos ou serviços.

A ferramenta visa descrever suas carências e como enxergam seus produtos e serviços, deste modo foi aplicada com a SEGP-DESP, para que explanassem suas dores no processo do ciclo do sangue.

Conforme a imagem a seguir, foram relatados pelos clientes as seguintes dores:

Visitação CECON - 20/09/2022

Visita técnica realizada pelo Gerente de Projetos Eduardo Souza, com intuito de levantar escopo para o Projeto Mar Mediterrâneo. Na ocasião o Coordenador da CECON, José Gisbert, relatou alguns pontos que são importantes, sendo eles:

• Considerando que o Decreto 6.386/08, que regulamenta o artigo 45 da Lei nº 8.112/90, fixa em 30% o limite de desconto no salário do servidor da parcela do mútuo consignado em folha de pagamento.
• Quando empréstimos, cartões de crédito, consignados são previstos para ultrapassar o limite de 30%, um valor menor é enviado ao banco, ou não é pago, é dever do Sistema de Consignação é ter opção de colocar o motivo daquela averbação não ter sido paga.
• Quando a verba é sobre cartão de crédito, os motivos não ficam disponíveis para serem selecionados pela CECON e enviado aos respectivos bancos. Os motivos não podem ser colocados pelos usuários do sistema, somente através do banco de dados.
• Existe muito trabalho manual devido a falta de opção de evidenciar o motivo da falta de pagamento de determinada verba, pois a CECON tem que fazer pelo EXCEL.
• Também há um questionamento relevante acerca de rastreamento de IP, de determinado login, pois a CECON não consegue puxar relatórios para fazerem auditorias, até mesmo quando são solicitados pelo banco, conforme processo SEI n° 0031.072852/2022-55.
• A CECON precisa de um cronograma com paradas programadas para o sistema Consignação, para serem feitas manutenções.
• Também existem problemas com a quitação de contrato, pois não são feitos de forma automática, então há casos em que servidores tem valores indevidos descontados da sua folha de pagamento, ou 
• Quando existem pedidos de bugs urgentes, abrem processos no SEI, que demoram dias a serem respondidos.
• 8 processos em média recebido de forma semanal, que impactam diretamente a folha de pagamento.

3. Mapa de Stakeholders

4. Plano de Comunicação do Projeto

5. Matriz de Risco

6. Matriz RACI

A Matriz RACI ou matriz de responsabilidade é uma ferramenta que possibilita aos membros da equipe visualizarem suas responsabilidades no ciclo de vida do projeto.

A matriz RACI é formada por um acrônimo, que também define os papéis e as atribuições dos envolvidos. RACI significa: R (Responsible) A (Accountable) C (Consulted) e I (Informed), em português: o Responsável, a Autoridade, o Consultado e o Informado.

Quais os papéis-chave envolvidos na Matriz RACI?

Responsável pela execução (Responsible): É efetivamente quem trabalha na atividade.

Autoridade para aprovar (Accountable): É o papel do aprovador ou responsável pelo aceite formal da tarefa ou produto entregue. Este pode delegar a função para outros profissionais, entretanto ele é quem se responsabiliza pelo recebimento do trabalho.

Precisa ser consultado (Consulted): Consultado, alguém cuja entrada agrega valor e/ou é essencial para a implementação final. A comunicação é de duas vias (consulta <=> resposta).

Precisa ser informado (Informed): Informado, a pessoa ou grupos de pessoas que precisam ser notificados de resultados ou ações tomadas, mas não precisam estar envolvidos no processo de tomada de decisão. A comunicação é apenas num sentido =>.

Abaixo pode ser consultado a MATRIZ RACI do Projeto Mar Mediterrâneo.

A melhor maneira de garantir que os processos correrão bem é mapear todas as partes envolvidas, atribuindo funções para cada pessoa nas atividades a serem realizadas. Nessas horas, a matriz de responsabilidades surge como uma ótima ajuda para a comunicação, a organização do projeto e a gestão de pessoas!

7. Histórico de Tomada de Decisões sobre o Projeto

Esse tópico foi criado para registrar tomada de decisões do projeto e criar um registro histórico para consultas posteriores.

20 de set. 2022

Visita técnica realizada pelo Gerente de Projetos Eduardo Souza, com intuito de levantar escopo para o Projeto do Consignação. Na ocasião o Coordenador da CECON, José Gisbert, relatou alguns pontos que são importantes, sendo eles:

• Considerando que o Decreto 6.386/08, que regulamenta o artigo 45 da Lei nº 8.112/90, fixa em 30% o limite de desconto no salário do servidor da parcela do mútuo consignado em folha de pagamento.
• Quando empréstimos, cartões de crédito, consignados são previstos para ultrapassar o limite de 30%, um valor menor é enviado ao banco, ou não é pago, é dever do Sistema de Consignação é ter opção de colocar o motivo daquela averbação não ter sido paga.
• Quando a verba é sobre cartão de crédito, os motivos não ficam disponíveis para serem selecionados pela CECON e enviado aos respectivos bancos. Os motivos não podem ser colocados pelos usuários do sistema, somente através do banco de dados.
• Existe muito trabalho manual devido a falta de opção de evidenciar o motivo da falta de pagamento de determinada verba, pois a CECON tem que fazer pelo EXCEL.
• Também há um questionamento relevante acerca de rastreamento de IP, de determinado login, pois a CECON não consegue puxar relatórios para fazerem auditorias, até mesmo quando são solicitados pelo banco, conforme processo SEI n° 0031.072852/2022-55.
• A CECON precisa de um cronograma com paradas programadas para o sistema Consignação, para serem feitas manutenções.
• Também existem problemas com a quitação de contrato, pois não são feitos de forma automática, então há casos em que servidores tem valores indevidos descontados da sua folha de pagamento, ou 
• Quando existem pedidos de bugs urgentes, abrem processos no SEI, que demoram dias a serem respondidos.
• 8 processos em média recebido de forma semanal, que impactam diretamente a folha de pagamento.

20 de dez. 2022

1. Foi realizado a reunião de priorização do backlog dos sistemas Consignação e Governa, em que se obteve a seguinte prorização de demandas:
   - A primeira prioridade é o motivo de suspensão visível na gestão das averbações;
   - Análise crítica de forma automatizada;

Documento Sei: Ata de Reunião 0034547738

30 de jan. 2023 

1. Em reunião de alinhamento interno o Gerente de Projetos Eduardo apresentou o status dos projetos do consignação e foi discutido o backlog dos mapeamos de processos com o Coordenador da COGE Henrique Douglas, em que foi definido que a melhor alternativa é mapear a tarefa do processo que interessa o cliente, a exemplo da "Análise Crítica" que faz parte um processo maior, a fim de atender as necessidades do cliente e entregar valor de forma rápida e incrimental seguindo os princípios do agile.
2. Em relação a funcionalidade de baixa automática das parcelas foi acordado ,na sexta-feira (27/01/23) com o cliente José Gisbert, a testagem em ambiente de treinamento para autorização de implementaçào em ambiente de produção da funcionalidade, a ser realizada no dia 30/01/23 às 9h:00. Entretanto, houve backup no sistema e não seria possível fazer o teste de maneira consistente, dessa forma foi optado de ser realizado 12h:00 junto ao José, entretanto o mesmo não compareceu no referido horário.

06 de fev. 2023

Foi Realizado a reunião de alinhamento com o José Gisbert, Coordenador da CECON, sobre o plano de comunicação do projeto, incluindo a ênfase no roadmap dos projetos de melhorias do Consignação. Foi estabelecido os meios de comunicações também, que consta no plano de comunicação.

As documentações dos projetos do primeiro trimestre foram apresentadas para o Gisbert em que ele se mostrou satisfeito com todo o planejamento e organização que foi feita em relação a seus projetos.