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Mapeamento de Macroprocessos

Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação

Última Alteração

Versão

Time:

Darks Souls

 

 

Cliente:

Ana Carolina Gonzaga de Melo (Técnica do Hemocentro Coordenador)

16/06/2021

1.0

Product Owner:

Henrique Douglas de Araújo Freire Costa

 

LISTA DE SIGLAS:

VOC - Voz do Cliente

SIPOC - Suppliers, Inputs, Process, Outputs e  Customers

 

ÍNDICE:

1. SIPOC - Macroprocesso de Gestão de Laboratório

2. VOC - Voz do cliente 

2.1. VOC - Processamento da Bolsa de Sangue Total(ST)

3. Declaração do Problema

4. FONTES

 

1. SIPOC - Macroprocesso de Gestão de Laboratório

O Mapeamento de Processos é uma ferramenta utilizada para identificar todas as etapas, fluxos e objetivos de um determinado processo da organização.

No dia 15/06/2021, foi realizada uma reunião via Google Meet juntamente  a equipe da Fhemeron com a finalidade de  identificar os processos do macroprocesso Gestão de Laboratórios. Para descrever os macroprocessos foi utilizada a ferramenta de gestão SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers). O uso desta ferramenta possibilitou o time de negócios elencar os fluxos mais relevantes para priorização do mapeamento dos processos.

 

De acordo com Netto (2004, p. 2), a gestão por macroprocessos,

...contempla uma coleção de atividades controladas e interligadas que tomam uma ou mais entradas, utilizam recursos e criam uma saída que agregue valor ao cliente, tendo por objetivo básico, permitir que a organização forneça valor aos seus clientes, estabelecendo objetivos e metas e monitorando o seu desempenho. Tal visão também traria os benefícios de propiciar maior integração da instituição e provocar mudanças organizacionais que direcionem a um mais alto nível de desempenho.

  • Macroprocesso de Gestão de Laboratórios

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Obs.: Em paralelo ao envio das amostras de sangue para sorologia e Imunohematologia para realização de testes de Hemocomponentes é enviada a bolsa de sangue para o setor de processamento.

 

2. VOC - Voz do Cliente 

2.1. VOC - Processamento da Bolsa de Sangue Total(ST)

A ferramenta VOC  tem como objetivo facilitar a identificação de pontos de melhoria de forma precisa e eficiente, sempre sob o ponto de vista de quem realmente mais importa: o cliente. Para  entendermos  as necessidades do  cliente referente a este processo, o time realizou a aplicação da  ferramenta VOC através da  metodologia de fontes ativas de informação, na unidade da  Fhemeron Coordenação no dia 23/06/2021.

VOC- Lab. Processamento 1.png

 

  • Necessidade de contratação de técnicos especializados (Ex:1 Biomédico,2 Técnicos.);
  • Sistema obsoleto/Falho, pois Hemovida desatualizado (Não possui interfaceamento com os equipamentos);
  • Necessidade de saber o status das amostras da sorologia, pois o setor não possui acesso as informações (lista) do GSM NAT;
  • Registro do Pré- Estoque manual (Formulário Físico);
  • Man. corretiva indolente dos equipamentos (Ex: Centrifuga, Extrator);
  • Instalação elétrica antiga;
  • Espaço físico pequeno;
  • Necessidade de mais 1 extrator;
  • Necessidade de mais 1 Centrifuga.

 

3-Declaração do problema

Com o intuito de identificar os problemas enfrentados pelo setor de Processamento relacionado as atividades  dos hemocomponente  Crioprecipado e Pool, foi aplicada a ferramenta Declaração do Problema, na qual tem como o objetivo coletar o problema ou a visão e declarar a necessidade do projeto. A ferramenta identifica as principais partes interessadas que serão impactadas nos problemas coletados e descreve brevemente o impacto positivo que, ao atender à necessidade do projeto, a mesma terá sobre aquelas partes interessadas.

3.1-Processamento do crioprecipitado

O crioprecipitado (CRIO) é uma fonte concentrada de algumas proteínas plasmáticas que são insolúveis à temperatura de 1°C a 6°C. É preparado descongelando-se uma unidade de plasma fresco congelado à temperatura de 1°C a 6°C. Depois de descongelado, o plasma sobrenadante é removido deixando-se na bolsa a proteína precipitada e 10-15ml deste plasma. Este material é então recongelado no período de 1 hora e tem validade de 1 ano.

Para aplicar a ferramenta Declaração do Problema, foi necessário reunir in loco com a biomédica responsável Kelly Régia, para coletar as informações pertinentes ao processo.

Diante disso, apresentamos abaixo os resultados obtidos na aplicação da ferramenta:

Declaração do problema
O problema Não cadastrar o Crio quando o plasma já está cadastrado (plasma do pré-estoque)
Afeta Processamento que precisa excluir o plasma do sistema - Estatística que geram relatórios com informações errôneas
Cujo impacto é Perde-se a informação do plasma excluído no processamento e a informação real da produção dos hemocomponentes. Retrabalho.
Uma solução bem sucedida Possibilidade de cadastrar o Crio no dia do processamento, sem a necessidade de excluir o plasma produzido
Declaração do problema
O problema Registro do expurgo do Plasma isento de crio somente no caderno
Afeta

Processamento que necessita da informação do expurgo no sistema.

Estatística geram relatórios com informações não confiáveis

Cujo o impacto é

Pode haver erros devido ao procedimento ser feito manualmente, além de não gerar dados fidedignos para a estatística, impactando na captação de doadores.

Uma solução bem sucedida  Registro do Plasma isento de crio (PIC) no expurgo ser feito no sistema
Declaração do problema 
O problema  Plasma continua constando no estoque (sistema) apesar de já ter sido expurgado após o processamento do Crio
Afeta O Processamento não sabe se realmente o plasma (físico) consta no estoque.
Cujo o impacto é  Estoque não gera informações confiáveis ao solicitarem o hemocomponente (pois já foi expurgado, porém consta no sistema)
Uma solução bem sucedida  Depois do processamento do Crio, o plasma ser excluído do estoque.
Declaração do problema
O problema O Crio consta no sistema com a data que foi feita a doação e não com a data que foi processado
Afeta Processamento que consultam manualmente a data do processamento do Crio - Estatística que geram relatórios com informações errôneas
Cujo impacto é 

Processamento - Retrabalho para consultar as informações

Estatística - Não reproduz realmente o cenário do processamento 

Uma solução bem sucedida Opção de inserir a data do processamento do Crio

 

3.2-Processamento da Plaquetas filtradas e Pool de plaquetas

O Pool de plaquetas é obtido pela união, em sistema fechado, de 4 a 5 unidades de concentrado de plaquetas obtidas a partir de sangue total. O volume de 01 pool varia de 200-250 ml. Seu conteúdo plaquetário é igual ou superior a 5,5x1010 plaquetas para cada unidade formadora do pool.

Plaquetas filtradas é o concentrado de plaquetas das quais foram retirados, por filtração, mais de 99,9% dos leucócitos originalmente presentes nos componentes. É indicado nas prevenções de complicações relacionadas à transfusão de hemocomponentes alogênicos devido à exposição do receptor aos leucócitos do doador.

Diante disso, apresentamos abaixo os resultados obtidos na aplicação da ferramenta:

Declaração do problema
O problema Sistema não gera o número da bolsa do pool.
Afeta Processamento que gera manualmente o código da bolsa de Pool.
Cujo impacto é Gera retrabalho e por ser manual a geração do código pode haver erro (duplicidade do código) quando for buscar informações sobre a bolsa de Pool.
Uma solução bem sucedida sistema gerar o código da bolsa de pool (automático).
Declaração do problema
O problema

Bolsa de plaquetas continuarem constando no estoque apesar de já ter ocorrido a modificação da bolsa (filtragem de plaquetas/pool de plaquetas).

Afeta

O Processamento não sabe se realmente o concentrado de plaquetas (físico) consta no estoque.

Cujo impacto é

Estoque não gera informações confiáveis ao solicitarem o hemocomponente (pois já foi distribuído).

Uma solução bem sucedida Dar baixa no sistema (estoque) quando ocorrer esses procedimentos
Declaração do problema
O problema

O sistema não mantém o registro da 6ª (sexta) bolsa de plaquetas para elaboração do pool.

Afeta

O processamento, pois é necessário realizar todo o registro do processo hemocomponentes no carderno e afeta também a agência transfusional, pois no caso de uma retrovigilância não terão todos as informações de rastreabilidade da bolsa.

Cujo impacto é

Gera retrabalho no processo de registro dos hemocomponentes  e perda as informações de rastreabilidade da bolsa.

Uma solução bem sucedida

O sistema permitir o registro de bolsas, sem restrições de quantidades e o rótulo sair com as informações de todas as bolsas utilizadas para o pool.

Declaração do problema
O problema

Não mantém o histórico da bolsa quando vem da agência transfusional.

Afeta

O processamento e a Agência Transfusional, pois não mantém informações fidedignas da movimentação da bolsa.

Cujo impacto é

Retrabalho na busca da rastreabilidade da bolsa, pois é necessário folhear os cadernos de registros para obter as informações necessárias.

Uma solução bem sucedida

O sistema manter todas as informações de rastreabilidade da bolsa.

Declaração do problema
O problema

Destino da bolsa fica disponível somente no caderno.

Afeta

Processamento que precisa registrar o destino no caderno

Cujo impacto é

Consultar manualmente as informações do procedimento e gera retrabalho por perder dados já inseridos no sistema

Uma solução bem sucedida

Destino da bolsa ficar registrado no sistema

 

4. SIPOC - Macroprocesso Gestão de Recepção de Doadores

No dia 13/09/2021 o time de Negócio Dark Souls juntamente com a PO de desenvolvimento Maria Luíza (time Guardiões) foram à Fhemeron para aplicação da ferramenta SIPOC, com o intuito de compreender claramente as principais etapas do processo e outros pontos importantes que o compõem, como seu escopo, ponto de partida e ponto final e suas atividades. Vale ressaltar que os processos que constam na ferramenta estão em níveis de atividades.

  • Macroprocesso Gestão de Recepção de Doadores

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Obs: Na realização da triagem clínica se houver alguma intercorrência com o doador, o mesmo irá ser encaminhado ao médico para verificar se está apto para a doação.

4.1- Painel de Dores 

  • Recepção e Pré-Triagem

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4.2- Painel de Ideação

O Painel de Ideação é uma ferramenta utilizada para levantar  ideias de melhorias a partir do conjunto priorizado de dores do processo, considerando a aplicação de uma dinâmica estruturada, promovendo a criatividade dos envolvidos. A ferramenta foi aplicada e validada no setor de recepção, pré-triagem e concomitantemente com a Médica  Coordenadora Técnica Ana Carolina, conforme demonstrado abaixo:

  • Recepção e Pré-Triagem

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4.3- Redesenho com as melhorias idealizadas do Macroprocesso Gestão de Recepção de Doadores (Recepção e Pré-Triagem)

  • Recepção e Pré-Triagem

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https://processos.sistemas.ro.gov.br/sesau/gestao_de_doadores/#diagram/40a9f894-eefd-4f9b-80f2-23255ddb5bcdhttps://processos.sistemas.ro.gov.br/sesau/gestao_de_doadores/#diagram/40a9f894-eefd-4f9b-80f2-23255ddb5bcd

 

4.4- Painel de dores Triagem Clínica

  • Triagem Clínica

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4.5- Painel de Ideação Triagem Clínica

  • Triagem Clínica

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5. SIPOC - Gestão da Coleta de Sangue

A ferramenta SIPOC foi aplicada no dia 21/09/2021, no setor de coleta da Fhemeron, com o auxílio da Gerente de Enfermagem Maria Irenir de Sousa, com o intuito de conhecer o processo de Gestão da Coleta de Sangue, visto que, até o momento não se conhecia suas interfaces e interações. SIPOC (Supplier-Input-Process-Output-Customer) é uma técnica que descreve a sequência “Fornecedor-Entrada-Processo-Saída-Cliente” usada para verificar se as entradas do processo correspondem às saídas dos processos anteriores, bem como se as saídas do processo correspondem às entradas esperadas pelos processos seguintes”

A sigla SIPOC vem das seguintes palavras em inglês: suppliers, inputs, process, outputs e customers.

Em português, o significado de SIPOC seria: fornecedores, insumos, processos, produtos e clientes.

Para você entender isso ainda melhor, confira o que cada uma dessas palavras designa em um processo:

  • Saídas do processo (outputs): As saídas são os resultados de um processo, aquilo que um cliente espera receber. Por exemplo: um produto, um e-mail ou um formulário preenchido.
  • Clientes do processo (customers): Como mostramos acima, as saídas de um processo precisam ser entregues a alguém. Podem ser pessoas, departamentos, outro processo da organização, um órgão de fiscalização, outras empresas ou clientes externos do negócio.
  • Entradas do processo (inputs): São aqueles elementos necessários para que o processo aconteça. Para que um relatório seja criado, é preciso receber informações, por meio do preenchimento de um formulário, por exemplo. As entradas dos processos podem ser dados, materiais, recursos, colaboradores, entre muitas outras.
  • Fornecedores do processo (suppliers): Todas as entradas têm uma origem. Quais são essas origens das entradas? Podem ser pessoas, departamentos, empresas ou outros processos, por exemplo.
  • O Processo (process): Trata-se do fluxo de tarefas que estão sendo mapeadas. Na matriz SIPOC, cada etapa do processo será indicada e, além disso, é necessário dar um nome ao processo. A dica é que o nome de um processo deve ser composto de duas partes: um verbo no infinitivo mais um complemento que o qualifica, por exemplo: Fazer a Expedição das Mercadorias

 

  • Setor de coleta de sangue:

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5.1- Painel de dores Coleta de Sangue

  • Setor de coleta de sangue:

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4.5- Painel de Ideação Coleta de Sangue

  • Setor de coleta de sangue:

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6. SIPOC - Macroprocesso Gestão de Laboratório

A ferramenta SIPOC foi aplicada no dia 01/10/2021, com o intuito de identificar os processos que estão agrupados no Macroprocesso Gestão de Laboratório. Após a aplicação da ferramenta, foi possível coletar todas as informações necessárias, entender quais são as entradas e saídas do processo, além da identificação dos fornecedores e clientes necessários para o funcionamento de cada processo, conforme tabela abaixo:

  • Gestão de Laboratório

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6.1- Painel de dores: Realizar exames Imunohematologicos (Imuno-doador)

  • Laboratório de Imunohematologia Imuno-Doador

Painel de dores Imuno-Doador.jpg

Detalhamento das dores.jpg

 

6.2- Painel de ideação: Realizar exames Imunohematologicos (Imuno-doador)

  • Laboratório de Imunohematologia Imuno-Doador

Painel de ideação Imuno-Doador.jpg

 

6.3- Painel de dores: Realizar teste de fenotipagem eritrocitária (Imuno-Receptor)

  • Laboratório de Imunohematologia Imuno-Receptor

Painel de dores Imuno-Receptor.jpg

Detalhamento do problema Imuno-Receptor.jpg

6.4- Painel de ideação: Realizar teste de fenotipagem eritrocitária (Imuno-Receptor)

  • Laboratório de Imunohematologia Imuno-Receptor

Painel de ideação Imuno-Receptor.jpg

7. FONTES

https://www.voitto.com.br/blog/artigo/o-que-e-voc

https://www.fm2s.com.br/voz-consumidor-voc/

https://bvsms.saude.gov.br/bvs/publicacoes/guia_uso_hemocomponentes.pdf

https://www.medicinanet.com.br/conteudos/biblioteca/2222/procedimentos_especiais_para_os_hemocomponentes.htm

http://novo.heufpel.com.br/wp-content/uploads/sites/5/2018/04/arquivo-manual-hemoterapia.pdf

http://www.prosangue.sp.gov.br/uploads/arquivos/MANUAL%20DE%20TRANSFUS%C3%83O%202018.pdf