Análise de Negócio - Gestão de medicamento e materiais hospitalares (SESAU)

Data de elaboração	31/10/2019
Responsável pelo estudo	David Lucas
Equipe do estudo	Amazonas
Alvo	Gestão de medicamentos e materiais hospitalares
Origem	O relatório baseia-se em atender a demanda que surgiu da insatisfação no atendimento, junto a Coordenadoria de Gestão e Assistência Farmacêutica - CGAF, unidade da SESAU.
Objetivo	Desenvolvimento de software de gestão de medicamento único para todo o estado.
Documentação correlata
Observações	Nenhuma

GLOSSÁRIO DE TERMOS

CGAF - Coordenadoria de Gestão e Assistência Farmacêutica 

Hospub - Sistema Integrado de Informatização de Ambiente Hospitalar

Siplag - Sistema de Planejamento Governamental

INTRODUÇÃO

O objetivo do estudo de viabilidade é avaliar de um ponto de vista técnico, econômico e organizacional, a fim de identificar a viabilidade do projeto. O estudo de viabilidade destina-se ao cliente e aos desenvolvedores de software. Justifica-se este documento servir as pessoas citadas anteriormente, pelo fato do estudo de viabilidade se dar através da interação entre as partes interessadas, com a finalidade de saber se é necessário o desenvolvimento de um sistema e se o mesmo irá contribuir para os objetivos da organização, considerando certas restrições, analisar se o sistema poderá ser implementado e também saber se á a necessidade de integração entre outros sistemas. Espera-se que o documento seja utilizado para consulta referente à confirmação ou não da viabilidade do projeto.
Neste estudo de viabilidade serão descritos o objetivo do projeto de um Software solicitado pela SESAU, Secretaria Estadual de Saúde. O relatório baseia-se em atender a demanda que surgiu da insatisfação no atendimento, junto a Coordenadoria de Gestão e Assistência Farmacêutica - CGAF, unidade da SESAU. Após definição de Rota de Transformação pelo time foram realizadas entrevista estruturada, brainstorming de problema, elaboração do Diagrama de escopo, o que corroboraram para a Propostas do time.

DESENVOLVIMENTO

A CGAF, tem por finalidade normatizar, planejar, programar e gerenciar a Política de Medicamentos no Estado, viabilizando o Programa Estadual de Assistência Farmacêutica conta com 56 servidores nas suas atividades operacionais para o atendimento de 32.517 pacientes cadastrados. Realiza a dispensação de 114.522 medicamentos ao ano, além de distribuição de medicamentos para 14 unidades hospitalares e 2 unidades ambulatoriais. Apresenta 8 processos finalístico e 3 de suporte, apresentados no diagrama de escopo. Durante visita em loco para realização do diagnóstico foi possível identificar problemas financeiros e matérias. Como:

• Equipamentos defasados ou inoperante para auxiliar na separação dos medicamentos, como carro de empilhadeira parados por falta de manutenção preventiva e corretiva;

• Falta de um gerador para dar suporte a refrigeração dos medicamentos em caso de queda de energia, assim como para evitar paralisação do atendimento pela falta da mesma;

• Falta de medicamentos, para atender a população, gerando notificações e ações judicias;

• Falta de orçamento para compras básicas, causando transtorno entre os funcionários da CGAF;

• Falta de orçamento para comprar medicamentos.

Hoje a coordenadoria trabalha com 14 sistemas (Horus, Hospub, SigaNet, Senha Novo, Siplag, SEi, compras.net, BI, Frotas, Hepatite C, Correios, Sigep, SiSUS e Ciclon), desses apresentam dificuldades operacionais em 3.
Horus - sistema de informação web público, disponibilizado aos estados e municípios, permite o controle e distribuição dos medicamentos disponíveis no Sistema Único de Saúde. O objetivo é possibilitar o registro dos medicamentos que o paciente utiliza, facilitando o gerenciamento eletrônico de estoque, datas de validade, rastreio e controle farmacoepidemiológico dos medicamentos dispensados. Além do ressarcimento financeiro repassado pelo Ministério da Saúde ao estado.
O sistema Horus é o mais utilizado pelo CGAF, o qual podemos destacar que dos 22 dias de trabalho, 7 dias está inoperante e apresenta lentidão diária. O que causa transtorno aos pacientes que buscam a unidade, pois quando o sistema não funciona o fluxo passa a ser manual, vagaroso e gera retrabalho, pois toda informação anotada tem que ser inserida no sistema dentro do mês.
Hospub - Sistema Integrado de Informatização de Ambiente Hospitalar - sistema de informação web público, é um Sistema Integrado de Informatização de Ambiente Hospitalar, que fornece soluções de Tecnologia da Informação para gerenciamento, gestão e controle social do SUS em unidades hospitalares.
Apresenta falha nos módulos pois não conversam entre si, informações não fidedignas por falha humana no gerenciamento do estoque, não apresenta área de visualização das unidades para dispensar os medicamentos de acordo com a falta no estoque da unidade (as unidades hospitalares fazem o pedido por e-mail), emissão de relatório é realizada por unidade e as informações não são tratadas, tendo que ser tratadas em Excel. As conferências dos medicamentos são feitas por planilhas no Excel tendo em vista que são 850 itens verificados um a um.
Destacamos ainda que não existe suporte técnico para o mesmo, pois existe a promessa de substituição desde 2013 pelo E-SUS Hospitalar, projeto piloto mais abrangente com prontuário eletrônico, em teste em alguns estados onde em pesquisa em fóruns apresenta os mesmos problemas que Hospub, além de falhas nos módulos, retrabalho em inserção e gerenciamento da informação.
Siplag - Dificuldade técnica na operacionalização, não houve capacitação para a unidade.
Apresentam dificuldades na gestão de pessoas e rotina de trabalho, devido à falta de atualização profissional na área de atuação e falta de pessoas qualificadas nos processos administrativos e jurídico, há desvio de função e uma sobrecarga nas atividades de rotina. Além da falta de controle diário no registro de entrada e saída dos servidores.
Outros fatores externos que pioram as condições de atendimento, são os pacientes não procuram a unidade na data que está agendada a retirada do medicamento; a coordenadora da unidade relatou que do total de agendados para o dia, apenas 20% comparecem no dia.

RISCOS

Probabilidade de insucesso de determinado empreendimento, em função de acontecimentos eventual, incerto, cuja ocorrência não depende exclusivamente da vontade dos interessados:

• Aumento na perda de medicamentos;

• Responsabilização civil e criminalmente por danos ao erário;

• Rotatividade de servidores;

• Perde de prazo dos processos de aquisição e validade das ATAS;

• Estoque obsoleto;

• Aumento da insatisfação dos pacientes.

Após a análise entre as vantagens e desvantagens das soluções propostas, seus custos e riscos, chegaram-se à conclusão de qual alternativa é a mais adequada, descrita na seção citada.

CONCLUSÃO

Alternativa 1

O time sugere o desenvolvimento de software de gestão de medicamento único para todo o estado, mas ressalva a importância de sanar os problemas apontados. Como requisito para o desenvolvimento de software a necessidade de:

• Definição de critérios componente especializado;

• Padronização dos processos ponta a ponta de aquisição e distribuição de medicamentos;
Sugere ainda para um melhor atendimento:

• Estruturação de página do CGAF do site da SESAU;

• Estruturação de indicadores de desempenho da unidade.

• Parceria com unidades meio na atualização dos servidores, referente as “boas práticas”;

• Sistema de agendamento via web para reagendamento e informações;

• Definição de políticas de atendimento e agendamento;

• Definição de políticas de atendimento e agendamento;

• Descentralização ao máximo na entrega dos medicamentos através dos correios;

• Compra de gerador de energia.