Planejamento Estratégico - Diagnóstico Situacional

Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação

Última Alteração

Versão

Time:

Darks Souls

 

 

Clientes:

Delner Freire e Maico Moreira

16/07/2021

1.0

 

LISTA DE SIGLAS:

SETIC - Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação - SETIC

COGE - Coordenadoria de Gestão Estratégica

CGER  - Comitê de Gestão do Escritório Remoto 

LGPD -  Lei de proteção de Dados

SEPAT- Superintendência Estadual de Patrimônio e Regularização Fundiária

ACP - Ação Civil Pública

 

CGER - Comitê de Gestão do Escritório Remoto

A fim de atender ao compliance do Home Office, foi instituído através da Portaria nº 40 (0010699834) o comitê "Responsáveis por planejar, gerir, acompanhar e avaliar a implantação do regime de trabalho remoto", composto pelos seguintes servidores da SETIC:

MATRÍCULA

NOME

CARGO

300164179

ANA PAULA DA SILVA RODRIGUES

Especialista em Políticas Públicas e Gestão Governamental

300148594

FERNANDA MATIAS CAVALCANTE BRUNO

Técnica em Políticas Públicas e Gestão Governamental

300148414

FREDERICO NAKAHARA SILVA

Especialista em Políticas Públicas e Gestão Governamental

300148614

HENRIQUE DOUGLAS DE ARAUJO FREIRE COSTA

Especialista em Políticas Públicas e Gestão Governamental

300155718

PEDRO ALEXANDRE DE SÁ BARBOSA

Gestor da Central de Formação e Gestão do Conhecimento

Ao longo do ano de 2020 o Comitê orientou os servidores e seus chefes imediatos, quanto à elaboração de plano de trabalho, relatório e dúvidas sobre o processo de home office. Após o envio do processo ao Comitê, este fez a análise de verificação de conformidade.

Deste modo, durante a análise, caso fosse detectada alguma não conformidade, o Comitê despachava ao servidor solicitando a correção da mesma, caso contrário, elaborava-se uma nota, a fim de certificar a conformidade do processo, tudo objetivando alcançar a regularidade do procedimento como um todo. 

Destaca-se que, durante esse período, foram produzidos pelo Comitê 32 Despachos, 175 Notas e 1 Relatório, conforme imagem abaixo:

image-1626452496627.png

Fernanda Matias e Henrique Douglas disseram que: "Atualmente, devido a demandas prioritárias, não estamos tendo o devido controle do HO, conforme havíamos planejado. O ideal seria reuniões semanais para tratar desses assuntos, porém, neste ano de 2021 fizemos apenas 1 (uma) reunião para analisar os processos", ocasionando 37 processos na mesa, aguardando análise  e nota do comitê.

Apesar do comitê ser composto por 5 pessoas, apenas 2 estão ativos com essas demandas (Henrique e Fernanda).

Servidores no regime de Home Office

Atualmente a SETIC possui 153 servidores, destes 28 estão em home office , de acordo com o  DECRETO N. 21.971, DE 22 DE MAIO DE 2017, Art. 24.O limite máximo de servidores em Escritório Remoto é fixado em 30% (trinta por cento) por Órgão, dessa forma a SETIC está de acordo com o decreto.

SERVIDOR SETOR MOTIVO
Alef Carvalho da Silva CODE DECRETO 21.971
Cleber Juliano de Souza Macedo CODE DECRETO 21.971
Diego Barros de Oliveira CODE DECRETO 21.971
Diego Gonçalves de Almeida CODE DECRETO 21.971
Denise Jeane da Silva CODE DECRETO 26.134
Claudio Antonio Rodriguês Leal COGE DECRETO 21.971
Julien Martins Czelusniak Suzuki COGE DECRETO 21.971
Emanuel Rufino Alcantara de Lima CODE DECRETO 21.971
Moises Santos Rodrigues CODE DECRETO 21.971
Rafael Passos dos Santos CODE DECRETO 21.971
Alan da Silva Souza CODE DECRETO 21.971
Raissa Sousa Stodulski​ CODE DECRETO 21.971
Isis Maria de Oliveira Veloso Barroso COGE DECRETO 21.971
Ana Paula da Silva Rodrigues​ COGE DECRETO 21.971
Giseli Vieira Caires COGE DECRETO 21.971
Adriano Bonazoni Sol Sol de Oliveira CODE DECRETO 21.971
Isabella Carvalho Teixeira da Fonseca INFRA  
Sara Grécia Nogueira INFRA  
Eduardo Falkemback Zimmer INFRA  
Marcos Aurelio Fontes da Silva Junior INFOVIA DECRETO 21.971
Glauce Salazar da Silva CAF DECRETO 21.971
RAABY LIANDRY DE SOUZA TEIXEIRA CODE DECRETO 21.971
JOAO CICERO ROMAO GOMES DE OLIVEIRA CODE DECRETO 21.971
André Henrique Cortez CODE DECRETO 26.134
João Batista Da Silva Junior CODE DECRETO 21.971
Lucas Gabriel de Lima Gonçalves CODE DECRETO 21.971
Michel Farias Ferreira CODE DECRETO 21.971
Lucas da Silva Andrade CODE DECRETO 21.971
CODE 18
COGE 5
INFRA 3
INFOVIA 1
CAF 1
Total 28

É importante destacar quais os deveres do Comitê de Gestão do Escritório Remoto - CGER. Desta forma, conforme o artigo 27, do Decreto nº. 21.971, de 22/05/2017: 

Art. 27 - São deveres  do Comitê de Gestão do Escritório Remoto - CGER:

I - analisar os resultados apresentados pelas Unidades participantes em avaliações com periodicidade máxima semestral, e propor os aperfeiçoamentos necessários;

II - apresentar relatórios anuais ao Titular da Unidade ou Órgão, com descrição dos resultados auferidos e dados sobre o cumprimento das metas estabelecidas;

III - analisar e deliberar, fundamentadamente, sobre dúvidas e casos omissos;

De acordo com o Decreto nº. 21.971, de 22/05/2017, "Art. 30. São deveres das chefias imediatas das Unidades participantes do Escritório Remoto:

I - elaborar o Plano de Trabalho do servidor em regime de Escritório Remoto;

II - acompanhar o trabalho e a adaptação dos servidores;

III - aferir e monitorar o cumprimento das metas estabelecidas;

IV - encaminhar relatório ao CGER, a cada 6 (seis) meses, apontando as dificuldades verificadas e quaisquer outras situações detectadas que possam auxiliar no desenvolvimento do Escritório Remoto, bem como os resultados alcançados, inclusive no que concerne ao incremento da produtividade;

V - informar o CGER sempre que um servidor for incluído ou excluído no regime de Escritório Remoto; e VI - informar o Setor de Pessoal da Unidade sempre que um servidor for incluído ou excluído no regime de Escritório Remoto para fins de cessação ou concessão de auxílio-transporte."

Segundo a PO de DEV Euriane Nogueira, durante o home office os servidores são obrigados a fazer 20% a mais do que no trabalho presencial. Durante a sprint planejada o PO do time acompanha toda a capacidade e desempenho do time. Após o final da sprint é realizado o relatório de sprint, seguindo os critérios estabelecidos nos art. 23 e 31 do referido decreto 21971.

Art20. As metas de desempenho dos servidores no regime de Escritório Remoto serão, no mínimo, 20% (vinte por cento) superiores aquelas previstas para os servidores que executem as mesmas atividades nas dependências do Poder Executivo.

O compliance se apresenta, portanto, como uma importante ferramenta estratégica hábil a prevenir e mitigar os riscos relacionados ao modelo home office, garantindo, assim, o sucesso do resultado operacional, financeiro e reputacional da organização.

Por fim, de acordo com os decretos 21.971 e 26.134 o Home Office está em compliance no que diz respeito ao aspecto formal do processo, contudo não foi possível verificar o aspecto material, ou seja, se os servidores estão realmente cumprindo a jornada de trabalho de acordo com o estabelecido no plano de trabalho, pois conforme o Decreto nº. 21.971, de 22/05/2017, "Art. 30. São deveres da chefia imediata, conforme supracitado.


LGPD -  Lei de proteção de Dados - Lei n. 13.709, de 14 de agosto de 2018

A fim de atender ao compliance da LGPD foi designada uma Comissão Tática Operacional (CTO), responsável por desenvolver o plano de ações necessárias para que o órgão entre em conformidade com as exigências da LGPD, devendo seguir uma ordem de prioridade.

As ações elencadas abaixo são as necessárias para alcançarmos o nível de maturidade "Em Aprimoramento" (penúltimo nível dentre os cinco existentes), baseando-se na ferramenta de diagnóstico da Secretaria de Governo Digital (SGD), do Ministério da Economia, Governo Federal, até o final deste ano (2021): 

image-1626715044554.png

 

image-1626711295330.png

image-1626715204385.png

 

META DE CONFORMIDADE ATÉ DEZEMBRO DE 2021

image-1626714865427.png

Por fim, conclui-se que atualmente a LGDP da SETIC está com 32 % em compliance com a Lei n. 13.709, de 14 de agosto de 2018, com a meta de chegar em 76% em Dezembro do corrente ano, conforme o plano de ação.

Segundo Tiago Aguiar: “ Não temos uma previsão para está em 100% com a compliance, pois é necessário, equipamentos, softwares e etc, além de realizar o planejamento com o comitê (CTO)”.

 

Gestão de Patrimônio

Com o objetivo de saber se a Gestão de Patrimônio está em compliance com DECRETO N. 24.041, DE 8 DE JULHO DE 2019, que regulamenta a gestão patrimonial, foi realizada uma reunião com a Gestora do Patrimônio Fernanda Matias, com o intuito de coletar informações relacionadas as conformidades.

No momento, a gestora de patrimônio está aguardando o novo Regimento Interno da SETIC para dar procedimento à distribuição das cargas de acordo com o setor responsável( processo 0024.156863/2021-03). Como forma paliativa, foi realizada a transferência dos bens no sistema E-estado, a fim de manter o controle dos bens patrimoniais. Após a finalização e publicação do regimento interno, os bens serão transferidos para os responsáveis, conforme o novo fluxo do organograma do regimento interno, de acordo com o abaixo descrito:

Art. 6º. São responsáveis pela gestão dos bens móveis:

IV – o Chefe de Setor: qualquer servidor investido dessa função, cuja atribuição será a responsabilidade pelos bens móveis do Setor, ao qual seja responsável;

Com o propósito de padronizar o processo de Gestão de Patrimônio/Almoxarifado, foi realizado pelo time de Análise de Negócios Dark Souls, procedimentos de mapeamento e redesenho dos processos de bens de consumo e bens permanentes quanto ao recebimento, incorporação, solicitação e entrega dos bens pelo Patrimônio da SETIC, os quais foram realizados levantamento das atividades e  dos problemas de cada processo e ainda trabalhada otimizações, não somente na parte de fluxo dos processos, mas também relacionada a documentação e controle dos mesmos, onde os novos procedimentos já estão sendo utilizados.

Outro ponto levantado pela gestora, foi em relação aos trâmites relacionados ao setor da INFOVIA, que atualmente conta com mais de 300 clientes que estão em posses desses bens, porém não há nenhum documento que comprove a responsabilidade dessas posses. De acordo com a fala da Gestora, "já está sendo elaborado o termo de Cedência para os clientes, apenas aguardando a assinatura do Superintendente e posterior incorporação dos bens pela SEPAT."

Em relação ao processo de desfazimento de bens, a Gestão de Patrimônio está aguardando um chamamento público, que está sob a responsabilidade da Superintendência de Patrimônio e Regularização Fundiária - SEPAT, logo, é necessário aguardar o chamamento para dar a destinação, ou realizar um chamamento no âmbito da SETIC. Quanto ao condicionamento do desfazimento à realização de chamamento público (quando a destinação for estranha à Administração Pública), a Procuradoria Geral do Estado - PGE já se manifestou em dois momentos, conforme Informação nº 12/2020/PGE-PCC (0011246569) e Parecer nº 165/2020/PGE-PCC (0011591251).

De acordo com a gestora de patrimônio, os bens não localizados já estão em processo de sindicância (processo 0024.206080/2020-99) e aguardando a nomeação da comissão responsável:

Art. 54. Os bens móveis não localizados no dia da verificação física, sem justificativa do seu responsável, ou com justificativa não aceita pela comissão de inventário, serão considerados extraviados e, nessa condição, serão tomadas as providências necessárias.

  • 1º. Após a verificação de bens não localizados pela Comissão inventariante, a responsabilidade pela localização do referido bem será da Unidade Gestora, Unidade Administrativa e Setor ao qual o bem pertence e solidariamente através do servidor responsável pelo mesmo.
  • 2º. Ao término do inventário, não localizados os bens extraviados, a Comissão inventariante incluirá no relatório de inventário da Unidade Gestora os dados dos bens desaparecidos e as respectivas informações acerca da última localização e do responsável por eles, encaminhando-o ao titular da Unidade Gestora para instauração de processo administrativo, a fim de apurar as responsabilidades.

Diante disso, a Gestão de Patrimônio está caminhando para adequar sua rotina com a DECRETO N. 24.041, DE 8 DE JULHO DE 2019, visto que, o patrimônio deve controlar todo o ciclo de vida dos bens.

O Processo completo de padronização de Gestão de Almoxarifado feito pelo time de Análise de Negócios Dark Souls está disponível em https://documentos.sistemas.ro.gov.br/books/processo-de-gestao-de-patrimonioalmoxarifado-setic/page/processo-de-gestao-de-patrimonioalmoxarifado-setic.

 

ACP - Ação Civil Pública

A fim de atender ao compliance da ACP levando em consideração os fatos da Ação Civil Pública n° 0014538-77.2012.8.22.0001 (em andamento), proposta pelo Ministério Público em razão da notícia de que muitos servidores públicos haviam sido nomeados para o exercício de cargos em comissão, sem observância das regras previstas no artigo 37, V, da Constituição Federal.

Art. 37. A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência e, também, ao seguinte:

V -  as funções de confiança, exercidas exclusivamente por servidores ocupantes de cargo efetivo, e os cargos em comissão, a serem preenchidos por servidores de carreira nos casos, condições e percentuais mínimos previstos em lei, destinam-se apenas às atribuições de direção, chefia e assessoramento;

Cargos comissionados são cargos que a Constituição Federal denomina como sendo de livre nomeação e exoneração, consoante o disposto no art. 37, inciso II. São cargos públicos a que o Administrador tem o poder nomear livremente, desde que preenchidos determinados preceitos legais.

Segundo o Supremo Tribunal Federal, os cargos em comissão devem ser criados por Lei e se destinam a funções de chefia, direção e assessoramento. Ou seja, os cargos comissionados não podem exercer funções meramente burocráticas, técnicas ou operacionais, que são atribuições especificamente de servidores efetivos.

Diante ao exposto, foi realizado pelo time de Modernização Pública os 300 um estudo com o objetivo de ponderar as viabilidades da Superintendência para tais realizações. De forma que possa haver um prévio alinhamento entre necessidades e possibilidades de realização e  subsidiar o Superintendente Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação e demais gestores na tomada de decisão frente ao cenário. 

As referidas necessidades, objeto do estudo, deu-se na verificação de forma dividida por Coordenadorias que compõem a SETIC. Sendo elas as coordenadorias:  Administrativa e Financeira, de Gestão e Estratégia, de Análise e Gestão de Dados, da Segurança da Informação, de Desenvolvimento de Software e de Infraestrutura e Serviços.

As informações foram obtidas com os respectivos gestores das coordenadorias, os quais fizeram a análise das necessidades destas frente ao cumprimento das demandas diárias. Ponderando competências desenvolvidas, fluxos de trabalho e equivalência dos números de servidores.  

Coordenação de Gestão e Estratégia

O gestor da Coordenação de Gestão e Estratégia apresenta, hoje, como necessidade as seguintes quantidades de Pessoal para a viabilização das atividades de competência desta Coordenadoria: 6 (seis) Técnicos em Políticas Públicas e Gestão Governamental (TPPGG) de escolaridade de nível médio; 2 (dois) Especialistas em Políticas Públicas e Gestão Governamental (EPPGG) e 1 (um) Analista de Sistemas. 

Coordenação de Análise e Gestão e Análise de dados

O gestor da Coordenadoria de Análise e Gestão de Dados expressou que atualmente encontram dificuldades em dar vazão aos projetos devido o número reduzido da equipe e o significativo aumento de demandas. Com isso, a coordenação precisaria de mais 3 (três) servidores públicos - desses, 2 (dois) seriam para trabalhar com Banco de Dados e 1 (um), com Business Intelligence

Coordenadoria de Segurança da Informação

O Gestor da Coordenadoria de Segurança da Informação informou que hoje a Coordenadoria apresenta a necessidade da composição de mais 5 (cinco) Analistas de Infraestrutura e Tecnologia da Informação e Comunicação para agregar no desempenho das atividades diárias. 

Coordenadoria de Desenvolvimento de Software

O Gestor da Coordenadoria de Desenvolvimento de Software ressaltou que com a adequação à Ação Civil Pública a coordenadoria corre o risco de perder 14 (quatorze) dos servidores atuantes e considerando, ainda, a sua missão em desenvolver de forma ordenada e qualificada softwares para o Governo do Estado de Rondônia e a crescente demanda de serviços a fim de dar andamento aos projetos priorizados, manutenção aos projetos já criados e inovar tecnologicamente os pedidos que ainda não foram priorizados, a necessidade atual desta Coordenadoria consiste em 14 (quatorze) Analistas.

Coordenadoria de Infraestrutura e Serviços

O Gestor da Coordenadoria de Infraestrutura e Serviços informou que considerando a adequação à Ação Civil Pública possui o risco de perder 7 (sete) servidores que ocupam cargos em comissão, sendo 2 (dois) Analistas e 5 (cinco) Técnicos. E que em função às demandas reprimidas e a nova estruturação possui a necessidade de contratação de mais 5 (cinco) analistas. Sendo assim, a necessidade atual desta Coordenadoria consiste no total de 12 (doze) colaboradores, sendo 7 (sete) Analistas e 5 (cinco) Técnicos.

Ainda em 2020, diante a necessidade de adequar a programação orçamentaria da SETIC, com vista a contratação temporária de excepcional interesse público, de mais 20 (vinte) Analistas de Tecnologia da Informação e Comunicação  - TI, para atuar na área de desenvolvimento de softwares com a utilização de metodologias Ágeis, auxiliados por servidores certificadamente especializados na aplicação de tais métodos, foi realizado um Processo Seletivo Simplificado SETIC/RO para tal contratações.

Por fim, no dia 24/06/2021 foi assinado o  DECRETO N° 26.184, DE 24 DE JUNHO DE 2021 ed. suplementar 127.1 - Transforma e renomeia cargos da Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação - SETIC e revoga o Decreto n° 22.665, de 14 de março de 2018  com publicação no DIOF do dia 19/07/2021 dos servidores que foram exonerados e renomeados.

Diante ao exposto, conclui-se que a SETIC está em Compliance aos CDS não se enquadrando mais na ACP supracitada.

O Estudo Técnico completo referente à necessidade de recursos humanos por coordenadorias e modalidades de provimento de cargos conforme viabilidade legal está disponível no processo nº 0070.039624/2021-26.

 

Novo Organograma - SETIC

A fim de atender ao compliance do Organograma, que corresponde aos novos cargos, regulando sua estrutura organizacional, suas finalidades, sua competência e suas atividades, foi elaborado pelo time de Modernização Pública os 300, o Regimento Interno da Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação – SETIC, que tem suas competências legais estabelecidas no artigo 114-A da Lei Complementar nº 965, de 20 de dezembro de 2017, acrescido pela Lei Complementar nº 1.062, de 4 de junho de 2020, que a instituiu.

Assim, para que o novo organograma entre em vigor, a servidora Barbara Rosas - Especialista em Políticas Públicas e Gestão Governamental, ficou encarregada de revisar o regimento interno da nova estrutura organizacional para posterior apresentação para o Superintendente Delner Freire.

Abaixo está a estrutura organizacional que contempla todas as suas unidades orgânicas, de forma a facilitar a visualização do todo.

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Art. 4º. A Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação – SETIC, dirigida por
seu(a) Superintendente, possui a seguinte estrutura orgânica:


I - Gabinete - GAB;

II - Assessorias diretamente ligadas ao Superintendente:
a) Controle Interno - CI;
b) Assessoria Jurídica - ASJUR;
c) Assessoria Especial - ASESP;
d) Assessoria de Comunicação - ASCOM.


III - Comitês e Comissões:

a) Comitê Consultivo da Carreira de Gestão Governamental - COMTCCGG;
b) Comitê de Gestão do Escritório Remoto - COMTGER;
c) Comitê de Gestão de Risco e Política de Segurança do Data Center - COMTGRPS;
d) Outros colegiados previstos em normas e regulamentos.


IV - Diretoria Técnica - DITEC;

V - Coordenadorias:

a) Coordenadoria Administrativa e Financeira - CAF;

1. Assessoria de Contabilidade - ASCON;
2. Gerência de Compras - GCOM;
3. Gerência de Almoxarifado e Patrimônio - GAP;
4. Gerência de Administração - GADM;
5. Gerência de Recursos Humanos - GRH.

b) Coordenadoria de Desenvolvimento de Software - CODE;

1. Gerência de desenvolvimento 1 - GD1;
2. Gerência de desenvolvimento 2 - GD2;
3. Gerência de desenvolvimento 3 - GD3;
4. Gerência de desenvolvimento 4 - GD4;
5. Gerência de desenvolvimento 5 - GD5;
6. Gerência de desenvolvimento 6 - GD6;

c) Coordenadoria de Infraestrutura e Serviços - CINFRA;

7. Gerência de Data Center - GDC;
8. Gerência de Suporte e Conectividade - GSUP;
   8.1. Núcleo de Suporte Nível I - NSUP1;
   8.2. Núcleo de Suporte Nível II - NSUP2;
9. Gerência de VOIP - GVOIP;
10. Gerência de INFOVIA - GINFOVIA;
11. Gerência de Serviços - GSERV

d) Coordenadoria de Segurança da Informação - CONSEG;

1. Gerência de Operações – GOPS;
2. Gerência de Prevenção de Incidentes – GPREVI.

e) Coordenadoria de Análise e Gestão de Dados - CAGD;

1. Gerência de Banco de Dados - GBD;
2. Gerência de Inteligência de Dados - GID;
3. Gerência de Desenvolvimento Orientado a Dados - GDOD.

f) Coordenadoria de Gestão e Estratégia - COGE:

1. Assessoria de Planejamento Estratégico - ASPE;
2. Gerência de Gestão de Projetos - GPROJ;
3. Gerência de Gestão de Processos - GGP;
4. Gerência de Modernização Pública - GMP;
   4.1 Núcleo de Análise de Negócios - NAN;
   4.2 Núcleo de Otimização de Processos - NOP

Por fim, conclui-se que atualmente o novo organograma da SETIC está em fase de revisão, para verificar se o documento possui todas as informações necessárias sobre o regimento. De acordo com Barbara Rosas, “provavelmente na próxima semana já começaremos as revisões no regimento interno e apresentaremos para o Superintendente avaliar o documento”.